La organización es más importante que la herramienta.

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Cualquiera que haya leido mínimamente este Blog o la web de Dataprius sabe de sobra los esfuerzos que dedicamos a explicar las diferencias entre nuestro sistema y los Discos Virtuales como DropBox.

En lo que nosotros no habíamos caido y ¡vaya si lo hacemos tarde! es en la cantidad de usuarios que desconocen del todo, los más mínimos criterios de orden al trabajar con archivos en grupo o en una organización empresarial.

A veces, me quedo totalmente sorprendido de que algunos usuarios no saben por qué es siempre necesario centralizar el almacenamiento de archivos cuando varias personas de un grupo de trabajo realizan una actividad en común.

No me puedo ni imaginar la pérdida de tiempo de estas personas a la hora de buscar archivos, saber cuál es la última versión, saber quién lo ha modificado, hacer copia antes de los cambios, etc. Me imagino un mundo dónde los pen-drives y los emails ocupan a las personas más tiempo que el trabajo en sí. Lo peor es que ¡ese mundo existe!

Almacenar los archivos de forma centralizada no es nada nuevo, lo nuevo, que es lo que ofrece nuestro sistema, es almacenarlos en Cloud, pero claro,  no se puede entender lo segundo sin lo primero.

Centralizar los archivos es algo tan antiguo como las propias redes. De hecho la centralización de los archivos y compartir recursos en red, como las impresoras, son en realidad los motivos de la aparición de las redes.

Centralización de archivos en la red.
Centralización de archivos en la red.

 

¿Que se consigue al centralizar los archivos?

  • Que al estar todo en un sitio podemos hacer copias de seguridad de toda la información en conjunto.
  • Que ante un fallo de un ordenador de alguien, no se pierdan los archivos.
  • Que la información esté actualizada y disponible para todos los que deban tener acceso.
  • Que cada miembro de la organización sepa dónde puede encontrar las cosas y no se dependa de su organización personal.

Con sólo uno de estos motivos ya tenemos una razón de peso para centralizar los archivos. Llevados al extremo, piense el lector en cualquier organización de cierto tamaño dónde cada trabajador almacenara por su cuenta, más o menos lo que ocurre con DropBox, dónde cada uno tiene su copia personal, a sincronizar y que haya suerte de no machacar el trabajo de alguien.

Sin desviarme mucho del tema, lo que venimos a decir, es que la centralización de archivos es un concepto básico. No importa cómo se haga, con un servidor local, conectados a un disco externo, mediante una Intranet. Importa más que sea una manera de organizarse que la herramienta que se utilice.

La centralización constituye un modelo de trabajo organizado presente en cualquier organización de hoy en día. No importa dónde se almacenen los archivos, ahora podemos hacerlo en Cloud, pero el trabajo centralizado, está presente prácticamente desde la incorporación del primer ordenador personal en una empresa.

Desde luego, las herramientas software o de cualquier tipo, son y serán siempre de escasa utilidad para aquellos que permanecen en el desorden. Tenía un amigo aficionado a la mecánica, que tardaba mucho más en buscar la llave inglesa que en realizar la reparación.

 

 

 

 

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