Una Intranet es un sistema de red privado que permite compartir recursos entre sus miembros.
Para no ser demasiado formales con las definiciones, podríamos decir a modo de ejemplo: que WhatsApp es una Intranet que permite compartir mensajes entre sus miembros. Esto es una simplificación que permite entender la idea.
Las empresas usan las Intranets para que los empleados de los diferentes departamentos accedan la información necesaria para el desarrollo de su actividad.
La información compartida puede variar según la empresa, son muy habituales las redes para compartir documentos y bases de datos de gestión. Muchas aplicaciones corporativas pueden considerarse dentro de esta definición.
El origen de la Intranet
La Intranet existe en las empresas prácticamente desde los propios inicios de Internet.
De hecho, lo primero que existía era una Intranet privada montada por ciertas universidades con el fin de compartir información académica y artículos científicos. La apertura de esta Intranet al resto del mundo provocó el nacimiento de lo que hoy en día llamamos Internet.
La Intranet basada en Web
Un modelo de Intranet que ha tenido mucho éxito en los últimos años aunque ya ha quedado obsoleto es el de la Intranet basada en Web, caracterizada por que se trata de un sitio web interno, diseñado para ser utilizado dentro de los límites de la compañía.
Lo que distingue una Intranet de un sitio de Internet es que la Intranet es privada. En ella la información que se almacena tiene como objetivo asistir a los trabajadores de la empresa.
El Cloud Computing provoca la evolución.
Con el paso del tiempo y el Cloud Computing, las Intranets basadas en web están pasando a un segundo plano porque la gestión de los archivos es bastante rudimentaria.
El manejo de los archivos en la empresa requiere de cierta agilidad que una Intranet basada en web de ninguna manera puede proporcionar. El motivo es su propia tecnología, ya que al estar basadas en el formato web los archivos han de ser subidos y descargados continuamente. Esta tecnología tiene serias limitaciones y no es posible disponer de mecanismos que permitan operaciones con los archivos en el ordenador del usuario que se conecta.
En nuestros días las Intranets se basan en la disruptiva tecnología Cloud y son aplicaciones que usan estas tecnologías.
Se impone el modelo de aplicaciones Intranet
En definitiva, en una Intranet de tipo web nos encontramos con las limitaciones propias de cualquier aplicación web, por eso el modelo actual es el de las aplicaciones. Este modelo consiste en programas que han de instalarse en nuestros dispositivos.
Este modelo, que es el de todas las aplicaciones móviles, se ha impuesto precisamente por superar todas las limitaciones propias de la web, que fue diseñada para compartir información pero no para la ejecución de aplicaciones complejas.
Con el Cloud Computing o Nube, el uso de las Intranets se ha generalizado aunque no se denomine de esta forma a los formatos de aplicaciones utilizados. Parece que incluso la denominación está quedando obsoleta.
Para las empresas, todas aquellas aplicaciones dónde se gestiona información interna y accesible solo por los trabajadores puede considerarse un trabajo a modo de Intranet.
Intranet de documentos. La eficiencia en la operativa de la empresa
Las organizaciones consumen gran cantidad de información para dar soporte a su operativa diaria.
Si la información NO está organizada, relacionada y distribuida de forma apropiada produce una ineficacia operativa. Una Intranet corporativa pone a disposición esta información a lo largo y ancho de la empresa, las 24 horas del día, los 365 días del año, trabajando en la oficina, estando de viaje o desde la casa haciendo trabajo remoto. Todo bajo un esquema de seguridad y control de acceso que asegura que cada persona puede ver únicamente lo que le corresponde.
Un tipo de Intranet ampliamente extendido es el que proporciona acceso a los documentos de la empresa.
Los motivos para utilizar una Intranet de documentos en la empresa:
- Pérdida de tiempo para localizar información
- Dificultad para trabajar fácilmente desde cualquier lugar
- El conocimiento se pierde disperso entre empleados y ex-empleados
- Excesivo uso del correo electrónico
- Falta de automatización de procesos de negocio
- Duplicidad de archivos y falta de control
Las motivaciones para implantar una Intranet son muy parecidas a las de un sistema de Gestión Documental. Las coincidencias son tan grandes que realmente hablamos de lo mismo. Entonces hay que explicar que hasta hace poco no existían sistemas de Gestión Documental en la Nube como Dataprius o Microsoft Sharepoint.
Hasta hace nada, los Softwares de Gestión Documental se instalaban en las empresas sin posibilidad de acceso ni uso desde fuera de la red interna de la empresa.
Hasta entonces y como sigue ocurriendo en muchas empresas en la actualidad, se usa un sistema de Gestión Documental interno y aparte una Intranet corporativa. En la actualidad se puede disponer de ambas funcionalidades en un solo sistema.
Si se dispone de un Gestor Documental que cumpla con las expectativas mencionadas anteriormente, es decir, que cumple punto por punto los motivos que llevan a una empresa a instalar una Intranet, entonces podemos decir que Dataprius se trata de una Intranet que además supera en prestaciones, usabilidad y seguridad a las Intranets tradicionales.
Las Intranet o sistemas en red privados para empresas o cualquier tipo de organizaciones van a seguir evolucionando y su denominación como «Intranet» puede desaparecer a medio plazo.
Todos estos sistemas que funcionan en Internet adoptarán la coletilla de «en Cloud» o «en la Nube» para distinguirlos de aquellos sistemas que solo funcionan en la red privada interna, que ciertamente ya están en proceso de extinción.
ENLACES RELACIONADOS:
- ¿Que es SaaS? Que relación tiene con la Nube
- ¿Qué es la Gestión Documental?
- Entender el Almacenamiento en la Nube.
No tengo claro que desaparezcan las redes privadas. Casi que son una protección antes virus ransomware como el que hace poco afectó a Prosegur o a la cadena ser. Parece que la única forma de estar más seguros es cortar el acceso a Internet.
Cortar el acceso a internet no puede ser la solución cuando todo está en internet y se necesita del mismo para trabajar y demás. Las redes privadas tampoco creo que desaparezcan en un corto plazo de tiempo pero si que en la situación actual que vivimos muchas empresas están teniendo que implantar intranets de documentos en la nube o sistemas de gestión documental para poder teletrabajar desde casa. Los ataques de virus tipo ransomware son un riesgo pero ahora con tanto teletrabajo, más que nunca, debemos mantener los equipos actualizados, con antivirus y con un sistema de almacenamiento y trabajo en el que nuestra información esté segura. Asi, si se recibe un ataque informático, o se estropea el ordenador o sufre cualquier incidente, podrás acceder a toda tu documentación desde cualquier otro dispositivo.
Estar sin Internet es volver a la oscuridad y al pasado. Ya si quieres escribe con un cincel en tablillas de piedra para que no te afecte ningún virus.
¿Se puede instalar software en la nube vuestra? Aparte de la gestión de archivos, poder tener programas de contabilizad en la nube.
Gracias
No es necesario instalar nada. Funciona con tus aplicaciones de siempre. Cuando un archivo está dentro de Dataprius puedes hacer doble click para abrirlo y se podrá editar con la aplicación del ordenador, al guardarlo los cambios se guardan directamente en la Nube.
Saludos.
La verdad es que en cuanto se prueba esto de disponer de los archivos en cualquier momento y lugar, se vuelve una característica imprescindible en el trabajo diario.
En la actualidad dispongo de intranet local y en la nube, aunque supongo que es cuestión de tiempo que todo esté en la nube.
redes muy útiles en el trabajo diario de las empresas
Es en serio que en pleno 2021, teniendo el poder que da algo commo G-Suite o Microsoft y su 365 aun tengamos que usar estos gestores,? eso lo hace Drive sin problema y con seguridad, la información en la nube, tiene Sites que a mi parecer solo son una mascara front end para usuarios que no se molestan en leer un poco (de los cuales son muchos). Esto fue bueno hasta antes de 2010, Todo se diversifico en la nube en nuevos esquemas y modelos que dejaron muy atrás a una intranet, en 2021 una intranet es algo burocrático y solo de presentacion.
Hola Carim, el artículo explica lo que ha sido una Intranet. Nada tiene que ver con lo que es hoy un Intranet. Lo de la seguridad de Drive, pues equiparable a su protección de datos… Hay vida fuera de lo conocido, el nombre de Intranet se aplica a los recursos compartidos de forma privada por empresas, organizaciones o grupos de trabajo. Un ejemplo de vida fuera del querido Google tan seguro para algunos y que nunca se ha interesado por los datos de la gente, el ejemplo: NetxCloud.
Saludos cordiales y gracias por comentar.
Hola buenas tardes. En el colegio de mi hija van a poner el estudio a través de una chromebook e intranet de Google. ¿Sabréis decirme alguno si intranet funciona con equipos de diferente marca? Me obligan a comprar una de mala calidad a precio desorbitado aludiendo a que con esa “tablet” es la única que puede trabajar con los permisos de Google
Hola, sí, Dataprius funciona en entorno windows. Y el acceso a la intranet, a las carpetas compartidas se puede acceder también vía web. Es decir, que valdría cualquier dispositivo, tanto chromebook, ipad, android, etc, si es web no hay problema con ningún dispositivo.
Muy buena explicación de lo que es la nube.
Hay que diferenciar lo que es una intranet para empresas, que se confunden con sincronizar que es para uso personal.
Si tenemos una VPN para conectarnos a nuestro Windows Server. ¿Este sistema cómo aprovecharía la VPN? o no sería necesaria?
Hola, Dataprius no necesita VPN, porque ya todas las comunicaciones están cifradas internamente y aparte van por HTTPS.
esta intranet está 100% enfocada a la empresa y la edición simultánea por múltiples usuarios va muy bien aunque se edite el archivo por muchos usuarios al mismo tiempo. Otras de las funciones que me resultan más interesantes y que utilizamos más son la firma digital de documentos desde la propia aplicación, los permisos de acceso a usuarios y a grupos, y la conversión de archivos a distintos formatos. El soporte técnico es de 10. Responden al instante siempre.