Cada vez son más los empresarios que ante sus múltiples dudas sobre cuál es la mejor herramienta de gestión documental para aplicar a su empresa consulta Internet, pero ¿es fiable la información que se encuentra en la red?
Hoy en día, disponemos de muchísima información ya que cada vez son más los medios que escriben sobre nuevas tecnologías. Todo esto es genial ya que haciendo una búsqueda sencilla podemos resolver cualquier duda. El problema surge cuando estos medios dejan de aportar conocimiento y buscando únicamente posicionar en Google, de esta forma dejan de aportar una información que sea realmente útil.
Muchos son los blogs, periódicos o revistas tecnológicas que escriben sobre almacenamiento en la nube, ya que es uno de los más recientes servicios tecnológicos que se está implantando en las empresas por su agilidad y comodidad a la hora de disponer los documentos corporativos, y es uno de los temas que requieren más información. Por este motivo, desde los diferentes medios de comunicación que nos especializamos o que incluimos secciones dedicadas a nuevas tecnologías, deberíamos adquirir el compromiso de informar e intentar aclarar las múltiples dudas que se plantean los empresarios a la hora de implantar esta herramienta, como por ejemplo que garantía de seguridad tiene, donde van los documentos subidos a la nube, o si realmente es una herramienta aplicable a mi empresa.
Para ello, lo fundamental es que los medios sepamos distinguir entre herramientas genéricas que cualquier particular puede utilizar y herramientas diseñadas únicamente para ser utilizada por una empresas. Esta diferenciación es imprescindible y se debe evitar caer en lo fácil y buscar información que satisfaga la necesidad de quien nos ve, oye o lee. Los medios de comunicación han de ser conscientes de la influencia que tienen en su audiencia y que una mala información, además de concluir en pérdida de confianza, puede conducir a su público a cometer acciones erróneas. Por este motivo, no vale recurrir a los tópicos o aquellas herramientas que son sobradamente conocidas gracias a su publicidad “Made in USA” sin pararse a investigar si son aplicables a empresa, que tipo de finalidad tienen realmente o si existe vida más allá de esos productos.
En esta época en la que cada vez existen más aplicaciones o programas informáticos que facilitan la labor y comunicación de las personas, debemos saber que al igual, que existen programas de diseño gráfico, edición de video o contabilidad que únicamente son instalados en las empresas para ser utilizados por profesionales, en la gestión documental también existen herramientas profesionalizadas.
En este sentido, yo como persona física podré usar programas gratuitos como Dropbox o SugarSync, que me permitan compartir archivos con mis amigos (fotos, videos, etc.) ya que es una manera cómoda, rápida y gratuita de compartir estos archivos, pero serán siempre archivos que solo incumban a mi persona, entre otras cosas por no saber dónde irán a parar una vez que yo los envíe. Pero a la hora de gestionar los archivos de una empresa no nos podemos permitir el lujo de no saber qué pasa con los archivos que subimos a la nube ni tampoco desconocer quién o quienes tienen acceso a esos documentos ¿Qué sería de Coca Cola si su secreto circulara por la red?
Gracias a esta reflexión y pensando en el compromiso de confidencialidad y seguridad que cualquier empresa que se precie, debe adquirir con sus clientes y con la propia empresa en sí, si quiere sobrevivir en el mercado lugar cada vez más competitivo, existen ya herramientas de gestión documental diseñadas únicamente para uso profesional y para atender todas las necesidades que una organización tiene a la hora de trabajar con sus archivos (trabajar en equipo, mantener contacto con los miembros del grupo, acceder a los documentos en el momento que necesite, etc.) y cubrir estas necesidades de forma fiable, segura y cómoda.
Ejemplos de estas herramientas son Ubyquo, Anfix o Dataprius. Empresas que además llevan el sello europeo, es más, están afincadas en España, y como muchas otras en estos tiempos tan complicados, trabajan por ofertar servicios punteros con una finalidad bien definida. Esta labor ha de ser tenida en cuenta y reconocida por todos ya que es algo que sin duda, ayuda a crear un mercado más competitivo en el que el empresario podrá encontrar más productos que los tres o cuatro siempre citados, y sobre todo podrá encontrar un servicio que se amolde realmente a su necesidad cumpliendo con las normativas de privacidad y con las reglas propias del uso en la empresa.