Suele ser habitual que las empresas crezcan en número de empleados y no lo hagan al mismo tiempo en las herramientas informáticas que usan en su trabajo diario. Esto ha venido siendo muy frecuente antes de la aparición del Cloud Computing pero sigue pasando en la actualidad.
Me refiero por supuesto a las empresas que parten de cero, esas Pymes que disponen de un modelo de negocio que les hace crecer y tener éxito. Comienzan su actividad sin prestar mucha atención a las herramientas que les proporciona la tecnología. Me refiero a muchas empresas que basan su gestión básicamente en Excel, Word, Access y Outlook.
El problema y la justificación es que antes de existir el Cloud Computing las Pymes se veían obligadas a un todo o nada. Necesitaban una inversión sustancial para adquirir les herramientas software que agilizasen su gestión. Digo un todo o nada porque los costes eran considerables. Normalmente hablamos de que tenían que instalar un servidor en las oficinas, comprar el software, comprar las licencias y ponerse en manos de una empresa de mantenimiento de dicho software. Cuando la empresa ya se hacía lo suficientemente grande normalmente se creaba el departamento de IT (Information Technology).
Al ser un todo o nada, muchas empresas seguían creciendo sin adquirir ni incorporar estas herramientas. Quizá no se pensase solo en el coste inicial, también era un terrible problema la formación de los empleados, adquirir nuevas costumbres o la esclavitud ante un sistema que difícilmente se puede cambiar cuando ya está en casa, una vez comprado el servidor hay que quedárselo.
La Nube proporciona una solución sencilla a estos problemas. El sistema siempre podrá crecer en número de usuarios o capacidad en la medida que la empresa lo necesita. Pero aún siendo así, hoy en día las Pymes andan muy confundidas. El problema son los productos de consumo. Existe la mentalidad de que una empresa puede usar productos de consumo masivo para su gestión, esto es un grave error.
Los productos de consumo masivo no son aptos para el uso empresarial. Pondré ejemplos. Veo con horror como algunos consideran Twitter una herramienta válida para interactuar con los clientes. Esto puede ser cierto cuando se trata de responder a consultas sobre un producto o servicio pero en el momento en que circule información con datos privados se estará vulnerando la LOPD, además es tan fácil de demostrar como sacar un pantallazo de esos Twit.
Con Whats’app increiblemente pasa lo mismo, también con Gmail y las Google Apps. Que una empresa use cuentas de Gmail es cutre, permite la suplantación de identidad por parte de terceros, vulnera la LOP, lo peor quizá es que ofrece una imagen lamentable de la empresa que no se ha preocupado en ni siquiera tener un dominio propio registrado.
Muchas empresas han considerado que pueden usar estas herramientas gratuitas. Comprendo que cuando una Pyme está empezando no dispone de recursos, eso se entiende. El problema es que cuando crece sigue usando esos recursos sin pensar o encontrar el momento para arreglarlo.
Esto está ocurriendo mucho con el almacenamiento en la Nube. Existen muchas Pymes que sin considerar que no cumplen la LOPD siguen usando sincronizadores de tipo Dropbox. Ya digo que no voy a entrar en la parte legal ni la moral de colocar archivos confidenciales de los clientes en manos de quienes no cumplen con al privacidad, osea poner las ovejas al cuidado del lobo. No me refiero a esto.
A nivel individual un sincronizador de archivos en la Nube es una magnífica herramienta. El problema comienza si pretendemos usar ese software a nivel empresarial. A partir de dos personas la cosa empieza a complicarse. Comienzan los conflictos de archivos, comienzan las confusiones con las versiones, comienzan las disputas de quién ha borrado esto o lo otro, se va perdiendo el control de los archivos compartidos con enlaces, etc.
El problema crece de forma exponencial a medida que aumentamos el número de empleados. Crece y además plantea tremendas dudas de seguridad. Con un sincronizador de archivos, la seguridad reside en la propia seguridad que tengan los ordenadores y dispositivos individuales de todos y cada uno de los empleados de la empresa. Recordemos que todos los dispositivos tienen copias de los archivos de la empresa. Ninguna empresa puede hacerse responsable de la seguridad y protección de todos los dispositivos de sus empleados, si tenemos una Pyme con 12 empleados entonces tendríamos que responsabilizar a la empresa de la seguridad de unos 12×2= 24 dispositivos, eso solo considerando un ordenador en la oficina y otro en casa, normalmente también hay un portátil 12×3= 36.
Una solución para empresas, tanto si hablamos de almacenamiento en la Nube o de cualquier otra utilidad, contempla otras reglas de juego. Dispone de otros mecanismos y reglas muy diferentes a las de los productos de consumo, la máxima de los productos de consumo es su expansión en el número de usuarios, ese es su negocio. Por el contrario las herramientas para empresas vienen de serie con la capacidad de gestionar muchos usuarios incluyendo mecanismos de acceso y protección de la información almacenada, el servicio y la gestión y la protección de los datos es su negocio.