Alternativa a Drive – Similar a Drive

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La alternativa a Drive en la empresa no es otro disco virtual.

Si se busca un almacenamiento en la Nube diferente a los discos virtuales quizá sea el momento de probar Dataprius.

Los discos virtuales como Drive son herramientas muy últiles para el uso individual o personal.

Para el uso profesional o en la empresa no son aptos. Estas aplicaciones carecen de una serie de características básicas. La búsqueda de una alternativa a Drive puede resultar infructuosa si se termina utilizando una  herramienta similar, detallamos los motivos a continuación.

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Drive es un Sincronizador.

Inicialmente puede parecer que la sincronización de Drive es un método válido para almacenar archivos en la Nube para empresas.

icono alternativa drive sincronizarEsto no es cierto cuando se manejan multitud de archivos y varias personas acceden a estos archivos. Desde que comenzó el uso de redes e Intranets en la empresas nunca ha sido necesario el uso de la sincronización. Piense en un banco o en la administración tributaria nunca necesitaron sincronizar para disponer de sus documentos en la red.

La sincronización del tipo Drive o de similares no es adecuada en el entorno de ninguna empresa o institución por varias razones:

1) La sincronización al modo Drive  distribuye los archivos de la empresas en innumerables e incontrolables dispositivos.

En la empresa la información que es fruto del trabajo de los empleados, contiene datos que son propios de la organización y andará repartida en no se sabe cuantos sitios.

El problema es que con la sincronización de Drive o similares no se tiene un control de las copias de los archivos que se distribuye en cada ordenador o dispositivo del personal que usa la misma cuenta.  Los archivos son copiados en impredecibles lugares dónde se pierde la pista de lo que ocurre con ellos. Ninguna empresa del mundo puede vigilar cada dispositivo, cada ordenador o cada móvil de cada empleado.

2) Al sincronizar con Drive cada usuario que accede es dueño de la estructura de carpetas y archivos compartidos.

Cada usuario es entonces amo y señor de los archivos y documentos, puede realizar borrados, reemplazar información y realizar cambios que en general producen desorden y caos en la gestión de la empresa. Un adecuado sistema de permisos sobre las carpetas delimitando la zona de trabajo de cada uno evitaría el problema.

3) Al sincronizar con Drive se pueden crear copias en conflicto.

A menos que se utilice la opción de Google Docs que permite trabajar simultáneamente y en grupo con Word y Excel usando sus editores la sincronización provocará la existencia de archivos en conflicto. El origen de este problema es sencillo. Como hay copias de un mismo archivo repartidas en multitud de lugares, es fácil que se cambien esos archivos y al sincronizar se machaquen los cambios de un compañero. En una empresa solo debe existir una única versión de un mismo archivo no multitud de versiones repartidas en multitud de lugares.

4) La sincronización de Drive provoca la transmisión de virus y troyanos del tipo de Cryptolocker.

En los últimos tiempos, miles de usuarios han perdido todos sus archivos por culpa de los Cryptolocker. Los discos virtuales sincronizan todo y esto significa que si tenemos una infección por un virus, rápidamente los archivos en la Nube serán infectados. Una vez infectados los archivos de la Nube el resto de los usuarios sincronizarán desde la nube los archivos infectados.

El espacio consumido por Drive.

icono alternativa drive espacioEl espacio consumido por los sincronizadores como Drive suele provocar la búsqueda de aplicaciones similares o alternativas. Este problema es una consecuencia directa de la sincronización.

Cuando sincronizamos nuestros archivos a nivel personal no suele ser motivo de preocupación, pero las empresas producen y almacenan mucha más información que un usuario particular.

Las empresas pueden almacenar cientos y hasta miles de Gbs de archivos. En este escenario se ve poco práctico que haya que sincronizar toda esa información para poder usarla y que esté disponible en la trabajo diario. Mantener una copia de todos los archivos de la empresa en cada ordenador no parece una buena idea.

Compartir archivos sin control en Drive.

icono alternativa drive compartirDe forma similar a Drive en cualquier sincronizador hay dos formas de compartir un archivo:

  1. Mediante un link, para que los demás puedan descargárselo. Esto en realidad es como enviar un adjunto a través de un email, pues la persona se lo podrá descargar pero los cambios no se sincronizarán con tu archivo original.
  2. Mediante una carpeta compartida, donde todo lo que pongas estará compartido con la otra persona y se sincronizaran los cambios de ambos.

Drive permite cierto control de los archivos si se usan Google Docs, en cada documento que se comparte se  puede elegir si la persona puede editarlo, verlo, o comentarlo.

Cuando se comparte una carpeta sincronizada pasa como en los demás sincronizadores. Se provoca un descontrol en quién tiene acceso a los archivos y qué cambios se han hecho, pues si alguien elimina algo, este cambio afecta a todos los usuarios.

En muchas empresas el uso de Drive está prohibido por la facilidad con la que se comparten los archivos. Evitar esta situación solo se consigue con una alternativa que permita predeterminar los permisos de acceso de los usuarios, orgánizándolo en parcelas de trabajo y por supuesto que no sea un sistema basado en la sincronización.

Drive al igual que las redes sociales fue diseñado para su rápida expansión facilitando compartir archivos mediante enlaces enviados por email.  Los discos virtuales y similares a Drive se parecen en esto más a las redes sociales que a  un disco de nuestro ordenador.

El problema legal de Drive.

icono alternativa drive legalDrive envía los archivos de los usuario a servidores de Google localizados en los Estados Unidos. En Europa, en términos jurídicos esto se considera una transferencia internacional de datos. Estas transferencias implican que en el país destino podrían almacenarse los archivos sin las debidas medidas de privacidad y protección de datos. De hecho la Unión Europea invalidó en Octubre del 2015 el tratado Safe Harbor que colocó a Google y sus alternativas más populares fuera de la legalidad.

Tras la anualción de los acuerdos, la Agencia Española de Protección de datos hizo algunos comunicados: El Confidencial 

La situación actual es de una total inseguridad jurídica. Europa se encuentra negociando un nuevo tratado. Mientras tanto hay que tener en cuenta que jamás Drive ha firmado ningún contrato de Ley de Protección de Datos. Colocar archivos con datos personales o privados en Drive no solo puede constituir un delito, hay un problema moral y ético si las empresas colocal archivos de sus clientes.

Drive es de Google, todos usamos alguna aplicación de este gigante de Internet, lo que no quita que sea la empresa más conocida al nivel mundial por la intromisión y uso de los datos de sus clientes y usuarios, muchas veces reconocidos por la propia empresa.

Las agencias Europeas de Protección de datos y los especialistas en el tema recomiendan usar aplicaciones y servicios que se acojan a la legislación Europea. Empresas que garanticen tener sus servidores en un Data Center en territorio europeo, ojo que no basta con que tengan la página web en español, si no que informen en sus espacios que esas máquinas están y que se acogen a la LOPD española o de otro país de la Unión.

La alternativa a Drive puede ser un sistema de almacenamiento y trabajo con archivos en la Nube como Dataprius, cumpliendo la legalidad y ofreciendo otra forma de guardar los archivos en la Nube.

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