Almacenar en la Nube en un entorno profesional.

Las empresas no necesitan sólo Compartir en Cloud. Las empresas y los profesionales necesitan Controlar y Gestionar en Cloud. El trabajo con archivos y documentos en la empresa dista mucho del simple hecho de compartir archivos.

La Nube hace posible que los archivos sean compartidos por infinidad de usuarios. Los archivos están siempre disponibles desde cualquier dispositivo con conexión a Internet. Este servicio está disponible en forma de disco duro virtual o programas de sincronización como DropBox o Google-Drive. Estos programas son estupendos y cumplen perfectamente con su función que es sólo la de Almacenar en la Nube.

En un entorno profesional se necesitan otras características de almacenamiento y compartición en la Nube. Además de que es muy conveniente usar un software que cumpla con las normativas de seguridad.

  • Un entorno profesional y seguro necesita disponer de mecanismos que limiten el acceso a los archivos por parte de los usuarios. Dataprius consigue esto mediante permisos de acceso sobre las carpetas.
  • Un entorno profesional, necesita estar dotado de un sistema que controle las versiones de los archivos y que evite la pérdida por sobrescritura. Las pérdidas de información por sobrescritura, se producen cuando un compañero machaca los contenidos de un archivo. Dataprius dispone de un sistema de bloqueo por uso de los archivos y de un sistema de copias automáticas de los archivos editados.
  • Un entorno profesional, necesita evitar el borrado accidental o intencionado de los archivos. Para ello Dataprius dispone de una papelera de reciclaje. Los borrados definitivos de los archivos sólo pueden ser realizados por el administrador del sistema.
  • En el entorno profesional necesitamos que ciertos archivos estén disponibles para los clientes y ciertos archivos para los compañeros. Dataprius consigue esto mediante la separación en dos tipos diferentes de usuarios.
  • En un entorno profesional necesitamos mecanismos de control de las acciones de los usuarios sobre los archivos. Se trata de conocer quién accedió o modificó un determinado archivo, en un momento determinado. Dataprius cuenta con un completo sistema de historiales o workflow de los archivos y carpetas.
  • En un entorno profesional, se hace necesario controlar a quién se envían los archivos por email y si se ha accedido a dichos archivos. Dataprius permite el control en el envío y sobre la recepción de los archivos por email.

Estas son sólo algunas funcionalidades importantes que deben contemplar los sistemas de Gestión Documental en la empresa. En la empresa u organización siempre es necesario controlar lo que se almacena y se comparte.

 

 

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