Seguridad de archivos en la oficina y en Cloud

Normalmente, cuando se habla de seguridad informática, todo el mundo entiende que se trata de evitar el acceso a la información por parte de hackers y el resto de personal maligno.

La seguridad en la informática, como en otros ámbitos, tiene muchas facetas. Cuando se pregunta sobre la seguridad de un vehículo, normalmente se entiende, que nos referimos a los elementos de seguridad y mecanismos disponibles en caso de accidente. Casi siempre olvidamos, que la seguridad de un vehículo, también depende mucho de otros elementos  como por ejemplo los frenos y los neumáticos. En la informática es necesario tener una visión general y no dar por supuesto que todos los elementos que proporcionan seguridad están disponibles o presentes en un cierto escenario.

Una gran empresa puede haber invertido gran cantidad de dinero y recursos en la seguridad de su red cuando varios de sus usuarios instalan DropBox en sus equipos. A partir de ese momento, la red es tan insegura como cualquier otra que permita el acceso público a los archivos de la empresa. Esto está ocurriendo y supone un grave problema tal y como comentamos en otro artículo de este Blog (Rogue Cloud).

Si se utiliza un sistema de almacenamiento en Cloud como Dataprius, todas las cuestiones de seguridad relativas al uso de archivos en una oficina, se resuelven directamente.

Una visión de la problemática al almacenar los archivos de la empresa en las propias oficinas, puede aportar claridad sobre las grandes ventajas que aporta  la Nube.

La seguridad en la oficina se puede evaluar desde diferentes puntos de vista. Para tener una visión, de la seguridad global, podemos tener en cuenta los siguientes apartados.

  • Seguridad energética. Comprende todo lo referente a la calidad del suministro eléctrico en cuanto a cortes y continuidad. Los cortes y subidas de tensión pueden perjudicar seriamente a los servidores de la oficina. Un problema habitual es la rotura de discos con la previsible pérdida de datos. La solución pasa por instalar una SAI en los servidores de la oficina o implantar una solución en Cloud como Dataprius.
  • Seguridad Estructural. Sería todo lo que se refiere a la ubicación de los servidores de la oficina. Por un lado, hay que pensar bien en la refrigeración, lo mejor es mantener estas máquinas en una habitación separada con su propio aire acondicionado. También es necesario dificultar su robo. En el 95% de los robos en oficinas se sustraen los ordenadores.
  • Seguridad Hardware. Si se almacenan los archivos en un servidor de oficina, esta máquina debe ofrecernos ciertas garantías en cuanto a disponibilidad y posibles averías. Nunca es conveniente dedicar un ordenador normal a esta labor. Habrá que invertir en la compra de un servidor. Una rotura del disco duro de esta máquina puede suponer la pérdida de los archivos.
  • Seguridad de conexión. La conexión a Internet y el acceso Wifi son puntos claves a controlar para impedir accesos no deseados a nuestra red. Si no se controla el acceso a la red, esta quedará abierta a las conexiones externas. Da igual si la oficina dispone de puertas acorazadas y de sistemas de alarma, los archivos y los ordenadores de la red están expuestos a ataques externos.
  • Seguridad de acceso a los archivos. En el mundo real no todos los miembros de una empresa tienen acceso a todos los archivos, esto ni siquiera es práctico. Lo normal, y lo ideal es que cada usuario tenga los privilegios de acceso a los archivos correspondientes a su actividad. En informática, la única forma de controlar esto es que se acceda a las carpetas mediante claves, ha de iniciarse una sesión de usuario para el trabajo con los archivos accesibles y permitidos.
  • Seguridad del sistema operativo. Un sistema operativo sin securizar y sin actualizar es una garantía para el desastre. En todos los sistemas, tarde o temprano siempre se descubre alguna vulnerabilidad, la única forma de mantener un sistema al día y protegido contra estas vulnerabilidades son las actualizaciones.
  • Seguridad frente a errores humanos. En los servidores de archivos de oficina son frecuentes los errores humanos por borrado o sobrescritura. Esto no ocurrirá si se dispone de un software de Gestión Documental, en este caso, contaremos con los mecanismos necesarios para evitar o poder recuperar la información tras estos errores.

Los apartados anteriores, ponen de manifiesto algunos puntos clave de seguridad cuando se opta por tener los archivos de trabajo en la red de la oficina.

Como conclusión, podemos extraer con claridad una idea sobre el ahorro que supone la contratación de un servicio en la Nube. Los proveedores de servicios en la Nube eliminan todos los costes relacionados con las infraestructuras y su mantenimiento. Además nos permiten la libertad de cambiar en cualquier momento si no estamos satisfechos con el servicio.

En un próximo artículo hablaremos sobre dónde se almacenan los archivos en la Nube y cuáles son las medidas de seguridad adoptadas por las empresas proveedoras.

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