Cuando tu empresa empieza a crecer en volumen de datos y complejidad, una de las necesidades que surgen es empezar a utilizar un sistema de gestión documental.
No puedes simplemente permitir que cada empleado almacene los documentos en su ordenador, sería una locura (ya lo comentamos en este post sobre la necesidad de la gestión documental en la empresa). Lo normal es que, en una oficina moderna, necesites compartir información y puedas acceder a los mismos datos actualizados desde cualquier equipo de la empresa, incluso desde el móvil.
Para lograr esto, habrás oído hablar de que existen muchas soluciones de almacenamiento en la nube, entre ellas los sistemas de gestión documental en la nube. ¿Cómo te puede beneficiar empezar a trabajar con este tipo de software?
Creemos que es importante que puedas afrontar este cambio lo antes posible, ya que disponer de un buen sistema de trabajo va a implicar muchos beneficios para tu negocio. Nosotros te vamos a contar algunos de ellos.
¿Qué es un sistema de gestión documental?
Lo primero es tener claro que no todos los programas de almacenamiento en la nube son iguales. No te estamos aquí hablando de empezar a utilizar Dropbox o Google Drive en tu empresa, ya que es posible que incluso lo hayas hecho hasta ahora.
Te hablamos de utilizar un sistema de gestión documental que vaya más allá de un simple disco virtual, donde puedes tener siempre disponible la información (sin sincronizaciones) y en el que cumplas a rajatabla con la normativa de datos.
Por fijar la cuestión, se trata de que tu empresa pueda trabajar con un sistema que le permita:
- Crear y gestionar tus documentos en la nube
- Tenerlos todos bien estructurados
- Asignar permisos de acceso individualizados
- Hacer copias de seguridad automáticas y externas
- Cumplir con la normativa legal de protección de datos.
Una forma de trabajar con la que vas a tener la tranquilidad de que tus datos están seguros. De que puedes compartir información con el resto de empleados de tu empresa, por muy grande que sea y por mucha complejidad que tenga.
Beneficios de utilizar un sistema de gestión documental
¿Cómo va a beneficiar a tu empresa implementar un sistema de gestión de documentos como Dataprius?, ¿en qué medida va a mejorar tu situación actual?
Existen al menos 7 razones por las que deberías considerar implantar este software, que por otra parte es muy intuitivo y tiene una curva de aprendizaje muy sencilla.
1. Toda la información centralizada en un solo lugar
¿Cuánto tiempo pierdes en tu empresa a la hora de trabajar en equipo? Olvídate de estar mandando e-mails cada cinco segundos, o de que nunca sepas dónde guardaste el archivo A que hiciste el día D y te vuelvas loco buscándolo.
Si tienes 10, 20, 30 ordenadores en tu oficina, la gestión de documentos de las diversas áreas de tu negocio pueden volverse una locura.
Este tipo de cosas ya no va a volver a pasar. Todos los empleados van a crear, gestionar, modificar o trabajar con documentos desde un mismo sistema de gestión.
2. Mayor protección de seguridad
Con un buen sistema de gestión documental, vas a tener tus datos a salvo en un emplazamiento externo. Si hay un incendio y se queman tus ordenadores, tus datos permanecerán a salvo. Si se mete un virus informático en uno de los equipos de tu red, la integridad de tus datos estará garantizada.
Además, el sistema mantendrá los documentos a salvo de miradas indiscretas. Podrás asignar permisos y roles a los diferentes usuarios, así como gestionar el workflow para que sepas en todo momento quién ha hecho qué y qué es lo que puede ver cada usuario.
3. Total disponibilidad: sin sincronizaciones
En los discos virtuales como Dropbox, la información está replicada en todos los equipos informáticos que tengan esa cuenta. Esto a la larga lo que provoca es que dependas de que los cambios y modificaciones que hayas realizado se hayan actualizado a tiempo para que los archivos tengan una disponibilidad completa.
Otro de los grandes problemas que generan los discos virtuales y la sincronización, es que tus archivos se replican en múltiples equipos diferentes. Y esto es algo que desde el punto de vista de la seguridad tenemos que evitar.
Con sistemas de gestión documentales como Dataprius, solamente hay un archivo almacenado en la nube, no hay decenas de archivos replicados y sincronizados, por lo que la disponibilidad es total.
4. Cumplimiento a rajatabla con la normativa RGPD
Otro de los beneficios que vas a obtener si empiezas a utilizar un buen sistema de gestión documental, adecuado a tu negocio, es el cumplimiento de la normativa de protección de datos.
Muchas personas ignoran que cuando suben datos a Dropbox o OneDrive, o Google Drive, en realidad están replicando documentos, que pueden contener datos personales y protegidos por ley, en servidores ubicados muchas veces en Estados Unidos u otros países extra-comunitarios, cuyas normativas de protección de datos no son las mismas que las que existen en Europa y España.
Lee el artículo “La excelencia de una empresa también implica un tratamiento adecuado de los datos de sus clientes”.
5. Trabajo en equipo y movilidad
Hoy debemos tener muy claro que todo ha cambiado; muchos empleados trabajan en remoto, nos conectamos desde dispositivos externos, como tablets o smartphones, y no podemos depender de estar físicamente en las instalaciones de la empresa para poder acceder a los datos de la empresa.
Uno de los beneficios que vas a obtener al utilizar un sistema de gestión de documentos es poder trabajar en equipo más cómodamente y acceder a tus datos en remoto y con total seguridad.
6. Mejor estructuración de archivos
Al utilizar un sistema de gestión documental, vas a poder ordenar y estructurar los archivos con los que trabajas de manera mucho más profesional.
Podrás establecer criterios de organización para que te resulte más fácil y cómoda localizar un archivo, lo que también ayudará a que aumente la productividad de tu equipo y no perdáis el tiempo en localizar documentos por ahí perdidos, una tendencia habitual cuando usamos discos virtuales.
7. Ahorro de hardware
Por último, un sistema de gestión documental te ahorrará también hardware y mantenimiento de hardware. No tendrás que comprar tus propios servidores de archivos y almacenarlos en la empresa, además de dedicar tiempo a prestarles el debido mantenimiento.
Podrás empezar a utilizar Dataprius desde el primer día. Te registras, instalas Dataprius en tu escritorio y enseguida puedes empezar a crear, modificar y almacenar documentos según tus necesidades.
En resumen
Como puedes ver, gestionar tus documentos a través de un sistema de gestión documental:
- Ayuda a aumentar la productividad de tu equipo
- Te ahorra costes y tiempos de espera
- Aporta una mayor seguridad
- Te ayuda a cumplir con la normativa legal
- Permite mejorar tus procesos de trabajo internos
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El cuarto punto me parece clave. No puedes cumplir con las obligaciones legales hacia los documentos si no los tienes bien clasificados. El caos genera incumplimientos.