Se habla mucho de las ventajas de la Nube o el Cloud Computing para las empresas. En la mayoría de los casos se repite lo mismo y sin ofrecer una explicación argumentada.
El Cloud Computing es una realidad muy extendida y abundan los artículos sobre sus ventajas.
En esta ocasión, los que vivimos el Cloud y trabajamos en la Nube, vamos a enumerar las ventajas porque consideramos necesario profundizar un poco sobre los argumentos.
Entendemos que conviene explicar por qué se recomienda adoptar este modelo en todos los medios, pues hay que tener claro qué aporta a las empresas.
1) INDEPENDENCIA
Con el Cloud Computing la empresa se hace independiente de un proveedor, de un mantenimiento y de un hardware.
La primera ventaja de la nube es que la posibilidad de cambiar de proveedor puede ser tan sencillo como comprar un billete de avión online. La Nube está en Internet y es el medio que utiliza para ofrecer los servicios y aplicaciones, no se necesitan intermediarios, reuniones demostrativas ni visitas comerciales. En la mayoría de los casos, se nos deja descargar y probar la aplicación o sistema antes de comprar.
Las empresas Cloud o de servicios en la Nube ofrecen soporte técnico y ayuda en remoto, no es necesario que un técnico visite la empresa o que el personal IT estudie sendos manuales para ayudar a los empleados.
Las aplicaciones están diseñadas para ser sencillas desde la base, porque su mercado es la Nube, es su escaparate de ventas y su actividad depende de esto. Nadie compraría un billete de avión por Internet si el proceso no fuese más sencillo, económico y satisfactorio que ir a una agencia de viajes.
La puesta en marcha del Cloud en la empresa no es más que descargar una aplicación o acceder a través de la web. No hay que montar servidores, hacer configuraciones de la red, ni hay que ir instalando el programa en cada ordenador o puesto de trabajo. Los propios empleados pueden hacerlo en menos de un minuto.
Quedar cautivo de un paquete de software, de unos servidores o de un mantenimiento no tiene ningún sentido si los programas o sistemas están en la Nube y alguna empresa ofrece el servicio que se necesita.
Los paquetes de software tradicionales y los servidores no solo quedan desactualizados y obsoletos, sino que obligan a la empresa a permanecer con el mismo sistema durante años, normalmente hasta que se piensa que se ha amortizado la inversión en software y equipos realizada.
Mientras algunas empresas quedan cautivas de instalaciones de servidores o de un software, el mundo digital avanza, cambian los formatos y las necesidades, la competencia interactúa con los clientes mediante nuevos servicios móviles, hay cambios legales, amenazas a la seguridad, etc.
Hemos colocado la Independencia en el número uno de la lista de ventajas de la nube. La razón es que no existe en la actualidad un sector tan transformador de la economía como la informática de Internet, las aplicaciones y los sistemas en Cloud. Éstos están sujetos a cambios y transformaciones, lo cual no ocurre con los programas o equipos instalados en “casa”.
Si en un momento determinado el software ya no es adecuado para las necesidades de la empresa, el cambio de un proveedor Cloud a otro es inmediato. Por tanto la ventaja de poder cambiar de sistema es primordial. El coste de oportunidad de cambio puede ser tan alto que es casi imposible de valorar y puede modificar la propia actividad de la empresa.
Permanecer con un software clásico en la empresa puede suponer:
- Un coste de oportunidad (Se permanece cautivo de un producto)
- Un problema de obsolescencia. (El software se quedará antiguo)
- Una necesidad de programación y no de integración. (Hay que reinstalar el software por cambios en la programación)
2) CUMPLIMIENTO LEGAL.
El uso de aplicaciones en la Nube que cumplen las normativas legales evita costosas auditorías y procesos de certificación en la empresa.
Las normativas cambian, las certificaciones y la gestión de los procesos también. Mantener un software y unos equipos en la empresa dificultan mucho el cumplimiento normativo y legal para el que no fueron diseñados.
No existe ninguna empresa con servidores “en casa” que esté segura del cumplimiento normativo en cuanto a protección de datos. Hay que tener mucho ojo con los consultores RGPD, conocemos casos reales en los que tras hacer el proceso de adaptación, la empresa ha seguido usando Dropbox y cuentas de Gmail. El mundo es digital y algunos se ocupan sólo de temas físicos y del papel.
Las aplicaciones o servicios en Cloud (legales) ya vienen con ésto incorporado y esta es la segunda de las ventajas de la nube.
Realizar auditorías, controles y chequeos de los sistemas instalados en casa puede ser mucho más costoso en tiempo y dinero que la contratación directa y simple de una servicio en la Nube que ya cumple con las prerrogativas.
Existen proveedores de calidad que cumplen las normativas tanto para servicios en Cloud como para hospedar todos los servidores de la empresa.
Nunca fue más económico, ni desde luego más cómodo, fabricarse uno mismo un coche y cumplir con las normas técnicas de seguridad, que comprar uno ya hecho que ya ha pasado las certificaciones pruebas industriales.
3) DELEGAR LA SEGURIDAD EN EL SERVICIO.
La tercera ventaja del Cloud Computing es que la empresa puede liberarse de mantener la seguridad de los sistemas y delegarla al servicio.
Mantener las seguridad de los equipos en cuanto a virus es tan fácil como comprar uno de los muchos antivirus que hay en el mercado. Mantener la seguridad de los sistemas es ya otra cosa.
Tener servidores en las dependencias de la empresa y mantener su seguridad requiere de chequeos y actualizaciones periódicas por parte de personal informático especializado.
No realizar un mantenimiento de seguridad en la empresa llevará tarde o temprano a tener un problema grave. En los últimos tiempos, los ataques de los hackers se han centrado en las empresas por ser un objetivo fácil y rentable para ellos.
Un servicio en la Nube libera a la empresa de esta preocupación. De hecho es una garantía respecto a los demás, la empresa no tiene que demostrar su seguridad propia porque depende del servicio contratado.
Los servicios en la Nube pueden considerarse como cajas cerradas con un acceso controlado, los incidentes de seguridad a nivel local no les afectan.
Los proveedores Cloud tienen personal 24 horas dedicados a la seguridad, además se dispone de medios físicos que no están al alcance de las empresas normales.
Un ejemplo, muchas empresas colocan sus servidores tras los Routers que les proporciona la compañía teleoperadora, un Router serio que evita incidentes por ataques externos puede costar hasta 20 veces más que ese.
4) DELEGAR EL MANTENIMIENTO Y LAS COPIAS DE SEGURIDAD.
La empresa delega en el proveedor Cloud las labores de mantenimiento y la realización de copias de seguridad.
Mantener en la empresa un sistema con acceso externo implica cierta temeridad. Los sistemas tal y como hemos visto en el apartado anterior requieren actualizaciones y puestas apunto.
Todo el trabajo de mantenimiento de la red de la empresa se delega en el proveedor Cloud: mantenimiento de la conectividad con los servidores, las actualizaciones de software, las medidas de seguridad de acceso físico, de prevención de cortes del suministro eléctrico, dispositivos anti-incendios y hasta el aire acondicionado necesario para que las máquinas no se frían cuando haga calor.
Como parte del mantenimiento en la empresa también consideramos la realización de las copias de seguridad o Backups.
Muchos sistemas en Cloud ya incluyen esta característica, las copias se realizan en otra zona geográfica de manera que son copias independientes gestionadas por el propio sistema del proveedor del servicio en la Nube. Las transferencias de datos de la Nube y hacia la Nube son tremendamente rápidas. No depende de conexiones normales, sino de alta capacidad, al igual que las máquinas.
En los últimos tiempos, las empresas que mantienen servidores “en casa” están contratando servicios de Backup que envían las copias a la Nube. Según el volumen de datos esto es un proceso lento que se evitaría si los propios datos ya residiesen en la Nube.
5) ACCESO A LOS DATOS EN CUALQUIER MOMENTO Y CUALQUIER LUGAR.
El Cloud Computing proporciona ubicuidad. Acceso a los datos remoto desde cualquier lugar y con múltiples dispositivos.
Tanto los trabajadores como los clientes de cualquier empresa del mundo dan por hecho que la información puede estar en Internet.
El Cloud se desarrolló inicialmente para cubrir esta necesidad, pero ha evolucionado proporcionando servicios y prestaciones que superan con creces cualquier instalación de servidores de cualquier empresa.
La disponibilidad de los datos en cualquier lugar y en cualquier momento se proporciona para todo tipo de dispositivos móviles y no solo a través del ordenador.
Es tan simple como pensar que cuando se usan varios dispositivos a diario es más que conveniente que los datos esté en un lugar accesible desde todos esos dispositivos.
Sin la Nube, en la oficina es imposible la conciliación laboral y la flexibilidad de horarios. A estas alturas no se puede comprender, que alguien tenga que trasladarse a algún sitio para tener acceso a unos documentos o a datos.
6) AHORRO DE COSTES
Un ahorro gracias al modelo de pago por uso habitual en el Cloud Computing. Al no requerir la instalación de infraestructuras ni mantenimiento, los costes se reducen drásticamente.
En la Nube los medios se adaptan al cliente y no el cliente a los medios.
En los viejos tiempos en que era necesario instalar servidores y software había que sobre-estimar los recursos necesarios con el fin de no quedarse cortos.
El Cloud permite usar justo lo que se necesita y pagar lo justo, se pueden ampliar recursos e incluso reducirlos según las necesidades de la empresa en cada momento.
7) PERMANECER ACTUALIZADOS Y NO QUEDAR OBSOLETOS
Las aplicaciones y servicios en la Nube permanecen continuamente actualizadas y sin detener el servicio.
No hay que olvidar de que hablamos de servicios monitorizados de forma permanente.
Cualquier error del sistema es rápidamente detectado por el proveedor que aplicará las correcciones necesarias.
Además todos los servicios Cloud están en continua y permanente evolución, las aplicaciones y los servicios son mejorados y estas mejoras se transmiten a los usuarios mediante actualizaciones del software.
8) CAPACIDAD ILIMITADA Y ESCALABILIDAD
Las aplicaciones y servicios en la Nube no tienen límites de capacidad ni rendimiento.
El motivo es que los servicios en la Nube funcionan sobre servidores de Internet de alta capacidad localizados en centros de datos os Datacenters.
La tecnología actual permite asignar recursos de forma dinámica. Mientras un servidor en casa tiene unos 8 procesadores, un servidor en Cloud puede trabajar con 32 y pasar a 64 en un instante.
Tanto los discos duros como la memoria y la capacidad de almacenamiento son prácticamente ilimitadas en la Nube. Ninguna empresa que use el Cloud queda saturada por picos de uso o saturación del servicio.
9) COORDINACIÓN Y ORGANIZACIÓN.
Las aplicaciones y servicios Cloud Computing facilitan el trabajo colaborativo organizado y centralizado.
La Nube supone realmente recursos compartidos dónde se almacenan datos o se ejecutan aplicaciones.
Esto modifica costumbres y protocolos porque la empresa trabaja de verdad con un recurso común.
El trabajo colaborativo y organizado cobra otra dimensión y trasgrede los límites de la oficina, ahora los clientes y los colaboradores también pueden acceder a la información, los sistemas obligan a establecer unos criterios organizativos del mismo modo que se hace en las grandes empresas.
Tradicionales paquetes de software de gestión en las empresas como SAP son conocidos por cambiar las costumbres y procedimientos de todos los empleados de la empresa, esto ocurre cuando se centralizan los datos y se establecen unas normas.
10) VALOR AÑADIDO Y REPUTACIÓN
El uso de servicios Cloud con integridad de los datos y cumplimiento legal proporciona reputación a la empresa frente a sus clientes.
Los medios que utiliza una empresa son siempre un indicativo de su prestigio.
Usar los medios tecnológicos adecuados para la gestión y salvaguarda de los datos de sus clientes se está ya reconociendo como un elemento de valor para las empresas de cualquier ámbito.
Usar los sistemas y software adecuados tiene ya mucha más consideración que los antiguos certificados de gestión o calidad.
A fin de cuentas las certificaciones son protocolos de actuación mientras el uso del software ya lleva implícito el propio uso adecuado de los documentos. Con el Cloud y sus servicios, las empresas pueden contar con los recursos que antes solo estaban disponibles para las grandes compañías.
Es cierto que adoptar la tecnología en las empresas es ya una cuestión de necesidad. Con las administraciones públicas por ejemplo ya se puede hacer prácticamente todo de manera telemática, y en muchos casos es obligatorio (por ejemplo para las sociedades), por tanto está a la orden del día el digitalizar los documentos y acabar teniendo un archivo digital, el cual es tan importante tenerlo ordenado como el archivo en papel. Renovarse o morir.