¿Qué viene ahora?
Dataprius es ya un sistema de almacenamiento y compartición de archivos en la Nube dotado de todas las herramientas para el tratamiento de los documentos de la empresa.
El almacenamiento en la Nube es algo ya asumido en todo tipo de empresas y sectores.
Estamos seguros de que el siguiente paso en la evolución debe ser: Gestionar los flujos de trabajo (seguimiento) con los documentos ofreciendo un mayor grado de información sobre la actividad que se desarrolla con estos, tanto para la propia empresa como para los clientes.
Una necesidad detectada
Lo llevamos detectando desde hace tiempo y así nos lo han comunicado nuestros clientes, las necesidades actuales pasan por la gestión y el seguimiento de los archivos.
A nivel global, esto es como una segunda fase. La primera era poner los archivos en algún sitio para poder tenerlos accesibles en cualquier momento y lugar, almacenamiento en la Nube. Esto se ha realizado con todo tipo de soluciones más o menos acertadas, muchos se fueron a Drive y Dropbox, se trataba de “Disponibilidad Ubicua”.
Pongo un ejemplo: Las primeras webs de los bancos, al principio apenas mostraban tu saldo y los movimientos de la cuenta, ya no tenías que ir a la sucursal para consultar movimientos (Disponibilidad Ubicua). Después todas estas web incorporaron Gestión Ubicua, traspasos, transferencias, domiciliaciones, etc. Incluso ahora como último paso te están metiendo contabilización de gastos (¿a qué si?).
Estamos entonces en esta segunda fase, esta es la “Gestión Ubicua”, una oportunidad enorme.
Que los ficheros se guardan en la Nube está ya aceptado y es natural, sea la plataforma que sea, esto se da por sentado.
Lo que se demanda es una gestión que tiene muy en cuenta la vida de un documento y los usuarios relacionados con este, clientes, alumnos, pacientes, tramitaciones, hasta el punto de casi no considerar los propios documentos.
Es una tendencia tan fuerte que genera inversiones millonarias. Mira el ejemplo de Factorial, comenzaron con algo básico como almacenar nóminas para compartirlas con los empleados y no vendieron nada, ampliaron con capacidades de gestión orientadas a los empleados (horarios, vacaciones, días libres), era lo que faltaba y aquí los tienes: https://www.elconfidencial.com/tecnologia/2021-09-06/factorial-startups-tiger-global-software-hr-rrhh_3269206/
Pero si existen aplicaciones específicas ¿Qué sentido tiene?
Cada sector tiene una forma diferente de enfocar el mismo problema. Al final se trata de disponer de la información que se genera alrededor de ciertos documentos o procesos.
Según el sector esto se puede denominar:
- Expedientes (Para despachos de abogados u organizaciones)
- Historiales (Para el sector sanitario en cuanto a los pacientes)
- Proyectos (En los sectores de la ingeniería)
Existen muchas aplicaciones específicas pero todas tienen problemas fundamentales. El cloud cambió las reglas de juego, recordemos que aún teniendo aplicaciones específicas todas las empresas se vieron obligadas a buscar esos almacenamientos en la Nube.
Las aplicaciones específicas:
- No están preparadas para el Cloud, no permiten compartir los archivos y los datos de seguimiento o procesos con el resto de usuarios o clientes mediante web o dispositivos móviles.
- Son complejas, demasiada complejidad provoca que en la empresa se invierta demasiado tiempo en trabajar sobre ese sistema. La formación necesaria para su manejo merma la eficiencia y aumenta el coste del soporte, formación.
- Son caras.
Existe una cuestión importante y reveladora.
Lo llamamos el fenómeno Excel. Con el tiempo y con nuestros clientes, almacenando casi 400 millones de archivos en nuestro sistema, hemos observado en muestras que: ¡El 95% de los archivos de Excel no se dedican a realizar cálculos!
Los archivos de Excel en la actualidad están supliendo las necesidades de “apuntar” información relevante para el desarrollo de la actividad de la empresa en todos los sectores. La complejidad de las aplicaciones específicas y la necesidad de compartir la información en la era Cloud ha arrojado a la gente a llevar parte de sus gestiones en archivos Excel que evidentemente son fácilmente compartidos en la Nube.
Teniendo una base sólida las cosas son diferentes
Las aplicaciones específicas no están proporcionando una solución realmente en la nube. En la actualidad se necesita sencillez y eficiencia mucho más de completísimas aplicaciones que contemplan todos y cada uno de los campos de datos de un determinado proceso.
Las aplicaciones carecen de la ubicuidad que proporciona un almacenamiento en la Nube.
Podemos pensar en que el camino se puede hacer en sentido contrario. En lugar de tener una herramienta especifica con una disponibilidad precaria en la Nube, tengamos un buen sistema en la Nube que posibilita esas necesidades de gestión de forma simple.
A fin de cuentas. Cuando compras un ordenador viene dotado de un sistema de archivos y luego ese sistema de archivos es usado por las aplicaciones que instalas. No existe un ordenador de gestión de expedientes que lleva un sistema de archivos tan completo como el del sistema operativo de tu ordenador.
En Dataprius tenemos la base. No hay que inventar el almacenamiento, se trata de hacer que sobre ese almacenamiento se puedan gestionar los flujos de trabajo y procesos de los archivos.
Todo documento o conjunto de documentos provienen de un proceso (en una empresa, no hablo de hacerse selfies y luego subirlos). Una nómina, facturas, un proyecto de arquitectura, un expediente médico, una tramitación de una gestoría, un caso de un abogado,…
Sobre la base que tenemos, el objetivo ahora es proporcionar una solución sencilla que elimine la necesidad del uso de excels y que proporcione capacidades básicas, fluidas y sencillas para el flujo de trabajo y seguimiento de los documentos.
Nombre el proyecto para desarrollo (DOCA)
Durante la fase de desarrollo y puesta en marcha lo llamaremos DOCA.
- DOCA (Document Activity)
- DOCA (Documentos y Actividad)
Estructura de un Doca
Un Doca una secuencia de bloques que funciona como un lego.
Un bloque siempre permite hacerlo visible para usuarios externos (Es público o privado)
Lo bloques son básicos, son muy sencillos de agregar y de rellenar.
El envío de archivos o carpetas por email genera un Doca automáticamente.
Todas las plataformas de archivos en la Nube permiten enviar archivos que van como enlaces. En todos los casos la gente pone un texto explicativo en ese email. Esa información es importante y se pierde. El cliente descarga los archivos y luego no localiza el email con las explicaciones.
Lo primero que hemos de implementar es que el envío de un email genere un Doca. Cuando el receptor del email entra a la web mediante el enlace, no solo verá el archivo a descargar, también verá de nuevo el texto que acompaña al archivo.
Esto es una forma automática de creación de un Doca, facilitará el seguimiento de ese archivo y la información sobre el fichero siempre estará en la web.
Aspecto de un Doca en la aplicación.
Un Doca lo revisamos y agregamos información en la aplicación. El cliente al entrar en la aplicación web o por móvil verá la última entrada de ese Doca, como si viese las últimas entradas de twitter de cada proceso que se realiza con él.
En la imagen (Boceto inicial). El cliente puede ver los bloques que tienen el botón azul (públicos). Los otros bloques son información interna que podemos hacer pública o no.
Haz click en la imagen para ampliarla.
Proximamente: Modelo de la herramienta, concepto e implementación.