A lo mejor en tu empresa has estado trabajando hasta ahora con un servidor central, donde se almacenaban todos los datos. Esto no te ofrece la misma flexibilidad, escalabilidad y ahorro de costes que la nube, sobre todo ahora que los datos de las empresas están creciendo exponencialmente y cada vez es más complejo trabajar de esta forma sin una gran inversión y planificación. A menos que tengas una buena estrategia cloud.
El paso a la nube debe por tanto nacer de una buena estrategia para la nube, que defina claramente qué documentos e información se va a pasar a la nube, si se va a pasar todo, o si se sólo se va a migrar una parte de los datos y el resto se va a mantener a nivel interno.
¿Qué tener en cuenta en esta estrategia cloud para pasarte a la nube? ¿cuáles son los aspectos fundamentales que debe tener claros tu compañía? Vamos a darte una serie de consejos para que los directivos y CEOs de empresas puedan liderar el cambio hacia la digitalización.
Claves para definir una estrategia cloud
La mayoría de empresas ya están utilizando algún servicio en la nube, como algunos servidores de correo o herramientas online. De lo que se trata ahora es de acelerar el camino hacia la transformación digital, poniendo el foco en los documentos y datos de la empresa.
A la hora de definir tu estrategia cloud, deberás tener en cuenta diferentes elementos que son determinantes para hacer una buena implementación de un servicio de almacenamiento en la nube.
1. Decide qué vas a pasar a la nube
Hay empresas que apuestan por modelos híbridos. Utilizan servidores internos para almacenar los datos históricos que ya no se utilizan, y trasladaban a la nube los documentos con los que van a trabajar en el día a día, por ejemplo del último año. O se deja la información más sensible en los servidores internos y los datos menos delicados pasarlos a la nube.
Ésta puede ser una buena forma de empezar, de acelerar el proceso para empezar a gestionar la información de tu negocio en la nube, sin que tengas que encabezar un largo proceso de implementación a largo plazo, lo que demoraría todavía más la digitalización de tu empresa.
2. Encuentra un buen entorno de datos compartidos
Para liderar el cambio hacia la transformación digital, necesitas elegir un buen software de gestión documental. La elección del programa con el que trabajes es una de las decisiones más importantes; éste debe ser intuitivo, tener una buena escalabilidad, no tener una curva de aprendizaje demasiado larga y poder adaptarse a los requerimientos del marco legal en materia de protección de datos.
3. Establece una adecuada configuración
La configuración de tu software de gestión documental es también un aspecto esencial. El control de las copias de seguridad automatizadas, la creación de contraseñas, el uso del correo electrónico… al principio tendrás que establecer una serie de configuraciones para sacarle el máximo partido a tu programa de gestión documental.
El objetivo es que la implementación de este tipo de software se ajuste plenamente a las necesidades de tu empresa, asegurando que la información se almacena correctamente y que todos los aspectos de seguridad están bajo control.
Especialmente, debes tener especial cuidado en no utilizar servicios en la nube que no se ajusten a las normas actuales en la RGPD, ya que tu empresa está obligada a proteger los datos de clientes, proveedores y socios con los que trabajes. Subir tus bases de datos a servicios en la nube que no se han adaptado a estos requerimientos supone un riesgo, ya que podría implicar sanciones. Es tu empresa la que se hace responsable de dónde almacena los datos de terceros.
4. Elige personas y establece procesos
Cuando empezas a trabajar con un entorno cloud de almacenamiento, debemos elegir responsables y establecer procesos. Esos responsables deberán tener usuarios asignados y los permisos correspondientes para gestionar los datos de su área. Así, por ejemplo, el Departamento de Marketing podrá sólo acceder a los ficheros relacionados con su Departamento, y el Departamento de Atención al Cliente, a la información a la que están autorizados a ver.
Además de crear varios usuarios y gestionar los permisos de acceso, también deberías implementar procesos. Es decir, definir los procedimientos que van a seguir los empleados a la hora de generar un documento. Esto se puede hacer, por ejemplo, creando diversas plantillas de documentos (para informes de ventas, facturas, etc.), estableciendo carpetas según los meses del año.
Puedes leer el post: Almacenamiento en la nube individual frente al multi-usuario
5. Lidera el cambio en tu empresa
Cuando se va a trabajar con un nuevo software, hay que establecer protocolos y coordinar a los equipos que van a utilizarlo. Tengamos en cuenta que esto va a suponer un cambio en los procesos que se seguían hasta ahora, que se va a empezar a utilizar un nuevo software de almacenamiento y a trabajar en equipo, con lo que debemos motivar y transmitir las ventajas de este modelo de trabajo en un entorno compartido a nuestros empleados.
Esto permitirá que se cambian tareas antiguas que ahora ya no son necesarias, mejorando así la productividad de los empleados, que podrán acceder más fácilmente a la información y no tendrán que continuar desarrollando determinadas acciones que la tecnología ha vuelto innecesarias. La informática evoluciona y tus empleados deben evolucionar con ella.
Lee el artículo Usar software local desde la nube
En resumen
Para pasarte a la nube, tener una estrategia cloud hará que el proceso de implementación sea mucho más ágil y, antes de lo que pienses, puedas ya estar recibiendo los beneficios directos de trabajar en la nube de forma compartida.
Cuanto mayor sea el nivel de complejidad de tu empresa, generalmente más complicado es el proceso de migración a la nube. Sin embargo, si ya trabajas con un software de almacenamiento, utilizar un programa que resulte intuitivo y sencillo te ayudará a simplificar muchas tareas y trabajar de manera más adecuada.
Dataprius es un programa intuitivo, con una interfaz sencilla de aprender y las herramientas necesarias para que puedas disponer de tu propio entorno virtual, sin necesidad de invertir en nuevo hardware constantemente. Empieza a conocer cómo funcionando descargándote la versión gratuita.