Cualquier sistema de archivos para empresas debe disponer de versiones de los documentos. Esto es necesario en la medida en que los ficheros cambian con el tiempo.
En un sistema que almacena documentos, tanto en la Nube como en redes, debe ser posible recuperar una versión o copia anterior de un documento, sabiendo quién lo ha modificado y cuándo.
Las versiones en los antiguos sistemas
Afortunadamente, el viejo concepto de versiones de los archivos ha desaparecido en todo el software actual de gestión de documentos.
La dinámica de la creación de versiones era manual. Consistía en descargar el documento del sistema, volver a subirlo y rellenar un formulario para dar entrada a una nueva versión del documento. Nada práctico, desde luego.
Para muchos, el sistema de control de versiones son en realidad diferentes backups completos. O hacer copias manuales de un archivo junto al archivo real (Copia 1, Copia 2, etc).
En Dataprius hace 10 años le dimos la vuelta al versioneado
Estábamos construyendo el primer sistema de gestión documental en Cloud. Algo nuevo requería soluciones nuevas y audaces.
Sistemas de archivos como EMC Documentum eran tediosos en su uso, todas las personas que lo conocían se quejaban de lo dificultoso de su uso, incluido el tema de las versiones al que estaban obligados según los criterios de la empresa.
Nuestra herramienta tenía un enfoque diferente.
Desde luego, el poder editar directamente los archivos de la Nube, abriendo el archivo como en Windows, ya marcaba mucho la diferencia. En ese momento, como hoy en día, todavía hay sistemas en los que no se pueden editar los archivos directamente ni online.
Una dinámica diferente y sencilla permite aportar una solución diferente
Cuando los archivos se editan directamente desde las aplicaciones, es fácil que surja la idea de que las versiones de hagan de forma automática.
Pero además, podemos unir los conceptos de versiones con el de copias.
Después de todo, las versiones son copias de seguridad de una archivo tras haberlo modificado algún miembro de la empresa.
El equipo de desarrollo creó entonces el concepto de Autocopias.
Una palabra que proviene del concepto de Copias Automáticas o automatizadas.
Las Autocopias son las versiones de archivo en Dataprius
Cuando un usuario modifica un archivo en Dataprius, el sistema va creando automáticamente las copias.
El sistema crea una Autocopia cada 30 minutos. Como guarda hasta 14 Autocopias, podemos recuperar hasta 7 horas anteriores del trabajo sobre ese fichero.
El sistema es muy visual. Podemos comprobarlo en las siguientes capturas de pantalla.
Primero abrimos un fichero directamente desde la aplicación. En el ejemplo un archivo de Word.
En la medida en que trabajamos con el fichero y vamos guardando, se van creando las Autocopias. Estas se muestran en el panel derecho de la aplicación.
Conclusiones
La experiencia de miles de usuarios lo confirman.
Las Autocopias son un excelente sustituto del concepto tradicional de versiones de archivo. Todo esto, teniendo en cuenta que Dataprius dispone de historiales (workflow) de las acciones realizadas por los usuarios sobre los documentos.
De esta forma, no solo podemos recuperar una versión anterior, también podemos conocer la evolución de un fichero almacenado en el sistema.
Existen diversos mecanismos de protección de los archivos en Dataprius, podemos considerar que esta funcionalidad está incluida en este conjunto de características.
- Información sobre las Autocopias y otras funcionalidades en el Manual Dataprius.
- La versión Free de Dataprius para probar el sistema: Descargas Dataprius.
Las Autocopias las descubrí hace unos días. Es magnífico poder rescatar una versión anterior de Excel cuando se corrompe o se ha cambiado algo.
Gracias por comentar
Es una medida para tener un control de versiones automático. De esta forma no hay que usar un backup para restaurar un archivo Excel corrupto por ejemplo. Sólo hay que descargar alguna versión anterior.
Sería una mejora dar la opción de abrir el archivo versionado directamente y restaurar la versión final desde una copia. Es una idea.
Tomamos nota. Gracias por comentar.