Cuando se hace un uso compartido de archivos de Excel en la empresa, puede llegar un momento en que algún fichero de Excel aparezca erróneo o inoperativo.
De vez en cuando en Dataprius recibimos una solicitud de soporte sobre un archivo Excel que o bien no se abre o que reporta errores.
Los archivos de Excel pueden estropearse y esto nada tiene que ver con la plataforma. En este artículo describimos una sencilla forma de recuperarlos tanto para usuarios de pago como para usuarios Free de Dataprius.
¿Por qué puede ocurrir esto?
Hay muchos motivos por los que un fichero de Excel puede estropearse. Cuando los archivos se comparten en Dataprius estos son abiertos y usados por todos los usuarios que tienen permisos sobre la carpeta que lo contiene.
Suele suceder que: Alguno de esos usuarios que abren y modifican el fichero, tengan una instalación defectuosa y desactualizada de Microsoft Excel, entonces cuando guardan el fichero este queda defectuoso.
Los usuarios de Dataprius trabajan con los archivos de la empresa desde diferentes lugares con diferentes editores.
Puede que cuando trabajen en la empresa los editores de Excel funcionen a la perfección, pero hay que considerar que si trabajan desde casa o con el portátil quizá esos editores no funcionen correctamente.
Soporte porque un archivo de Excel no se abre o muestra errores
En los años que lleva Dataprius funcionando hemos atendido un buen número de Soportes Técnicos relativos a los problemas con Excel.
En un momento determinado, alguien en alguna empresa hace doble click sobre un fichero Excel y este no se abre o muestra error.
Dataprius no modifica los archivos. Lo que hace el sistema es descargar el archivo desde la Nube, abrirlo y guardar en la Nube cuando se hacen cambios en el fichero. (Edición directa de archivos)
Esto es lo primero que nuestro personal de soporte comunica a los usuarios.
A partir de ahí, hay que ver qué se puede hacer para que ese fichero de Excel vuelva a funcionar con normalidad.
Con el fin de determinar qué tipo de problema existe con el fichero, siempre se aconseja descargarlo de Dataprius en el ordenador local e intentar abrirlo. Esta es la prueba de fuego de que en algún momento el fichero se corrompió por haber sido modificado con un Excel inestable o defectuoso.
Recordando que en Dataprius existen versiones guardadas tras la edición del Excel
Antes de entrar en pánico, siempre debemos recordar que en Dataprius tenemos la funcionalidad de las Autocopias. Son copias automáticas del fichero que se van realizando en la medida en que alguien lo va editando y guardando .
Esto significa que casi siempre podremos recuperar una versión más antigua antes de que el fichero se hubiera estropeado.
En cualquier caso, también dispondremos del backup de Dataprius, si es que todas las versiones guardadas están defectuosas.
El editor online de Excel al rescate.
Existen herramientas para recuperar archivos de Excel. Basta con realizar una búsqueda por Internet para darnos cuenta de que es un problema más habitual de lo que habíamos pensado.
En cualquier caso, los usuarios de Dataprius siempre pueden intentar recuperar un archivo de Excel prácticamente sin esfuerzo.
En la aplicación tan solo tenemos que abrir el fichero para edición online. Los editores online de dataprius están basados en OnlyOffice una herramienta muy potente y que tiene la característica de poder arreglar archivos defectuosos.
Entonces, cuando abrimos la edición online del fichero desde Dataprius, bastará con que hagamos algún cambio en este, meter un espacio en blanco en alguna casilla por ejemplo. Al detectar los cambios el editor online guardará el fichero en nuestra carpeta en la Nube.
Una vez guardado el fichero podremos hacer doble click en Dataprius para abrirlo. En la inmensa mayoría de los casos el archivo se abrirá bien porque el editor online lo ha arreglado.
Sencillo y sin complicaciones.