La Nube como repositorio de los archivos de una empresa debe ofrecer garantías de permanencia, de seguridad y capacidad para establecer un orden.
El uso de plataformas de almacenamiento en la Nube populares como Drive o Dropbox ha provocado una degradación del concepto de «Almacenamiento en la Nube».
En Dataprius llevamos más una década ofreciendo al mundo nuestro sistema de almacenamiento en la Nube.
Nos preocupamos mucho por mantener contacto y conocer de primera mano las opiniones de nuestros clientes.
De esta forma, con el tiempo, hemos podido comprobar que en cuanto Dataprius se gana su confianza en cuestiones relativas a la seguridad, integridad y permanencia de los datos, las empresas desean establecer un orden en sus documentos, para el trabajo interno y para compartir con sus clientes.
Mantener el orden de las carpetas y los archivos en el sistema en la Nube
Al final, podemos decir que la capacidad de mantener el orden es una de las razones de mayor peso para usar nuestro sistema, según expresan nuestros clientes.
Los motivos del uso de Dataprius, como sistema de archivos en cloud para una empresa, podrían enumerarse de la siguiente forma:
- La organización de sus documentos, sobre todo en lo que se refiere a la actividad con sus clientes sin olvidar el uso de archivos internos.
- Disponer de un acceso ubicuo con el fin de facilitar el acceso a los archivos para la propia empresa y también para los clientes, facilitando teletrabajo y relación documental a ambos niveles.
- Disponer de las máximas garantías en cuanto a la protección de datos y el cumplimiento normativo RGPD. No exclusivamente por evitar multas, por el simple hecho de tener criterios de calidad y desempeño.
- Proteger la información de la empresa mediante las medidas de seguridad y recuperación que cualquier sistema debiera proporcionar en el ámbito empresarial.
¿Por qué la Nube es un almacenamiento caótico para tantas empresas?
Como hemos dicho anteriormente: El uso de plataformas de almacenamiento en la Nube populares como Drive o Dropbox ha provocado una degradación del concepto de «Almacenamiento en la Nube».
En general el concepto organizativo de los documentos ha quedado en segundo plano. Seguramente debido a la necesidad perentoria de compartir los archivos.
La necesidad de compartir se impone frente al orden y buen uso de los documentos
Se usa lo que se conoce y se entiende. Esa es la mentalidad que corresponde al uso de herramientas como Google Drive, Dropbox, Onedrive o similares. Discos virtuales que nacieron para el uso personal, son aplicaciones que todo el mundo usa y que muchos «expertos» recomiendan, también para empresas por supuesto.
La forma de entender la Nube para almacenamiento de archivos dista mucho de nuestro propio concepto. Decimos que se usa como un cajón de sastre porque en la mayoría de los casos las empresas suelen decir que se «apañan» con estas plataformas (Palabras textuales).
Se «apañan» porque se utilizan para subir ficheros que luego quieren descargar desde casa, o porque los quieren compartir con alguien, incluso porque no caben en el disco local y los suben.
Sin considerar nada más: ni criterios de gestión, ni de permanencia de la documentación, ni privacidad, ni seguridad, ni integridad, ni de eficacia al encontrar la información, ni de eficiencia para evitar errores o pérdidas.
El panorama resulta desolador. Ya vemos como todos los días nos enteramos de empresas que han sucumbido a un Ransomware, de la precaria seguridad, de la lamentable protección de datos que ofrecen.
La diferencia entre nuestro concepto y el que tienen todas esas empresas, que son muchas, es muy grande.
Centralizar la información en un lugar accesible, seguro, controlado y que garantiza estabilidad y permanencia
La centralización de la información es incompatible con la forma en que actualmente muchas empresas usan la Nube, con herramientas como Dropbox, OneDrive y Google Drive.
Cada empleado hace la guerra por su lado, mantiendo copias de los documentos de la empresa por todas partes, compartiendo archivos por doquier, sin saber cuál es la versión real de los documentos, empleando demasiado tiempo en buscar, sin saber quién ha compartido algo con quién, obviando la seguridad y la protección de datos sobre los documentos.
Para esto mejor habernos quedado en la época previa al Cloud Computing. Cuando las empresas tenían un repositorio de archivos en su red interna.
Es lógico que, tras la experiencia con los discos virtuales, muchas empresas no quieran ni hablar del almacenamiento en la Nube y quieran volver al orden inicial, incluso prohibiendo en muchos casos el uso de aplicaciones como Google Drive o Dropbox. El concepto de almacenamiento en la Nube se ha degradado hasta este punto con el uso de estas herramientas tan populares.
El orden, la integridad y la permanencia de los ficheros de la empresa.
El orden es eficiencia y la centralización se traduce en seguridad y permamencia.
Tan sólo tener en cuenta que: centralizando los archivos en un solo lugar podemos hacer copias de seguridad de todos los documentos de la empresa.
Si todos los archivos están centralizados en un solo lugar, solo hay que controlar un punto de acceso a la información.
Si todos los documentos están en un solo lugar, no se cometerán errores de versiones de los archivos, pues normalmente tenemos una solo copia válida que suele ser la más reciente.
La eficiencia de buscar un documento en un solo lugar no puede compararse al desconcierto de una empresa que mantiene parte de los archivos en los ordenadores de los empleados, parte en un disco local, servidor o carpeta compartida y parte en algún disco virtual para compartirlos con los clientes.
En Dataprius por nuestra parte, seguimos insistiendo con un sistema diferente, un Almacenamiento en la Nube concebido para mantener el orden, la centralización, la seguridad y la integridad. Una solución para un número de empresas, esas que consideran que la información es parte de su capital.