Una cosa es almacenar y otra es gestionar lo que se almacena. El mercado está lleno de aplicaciones para almacenar pero muy pocas permiten gestionar la información que se almacena. El mercado está muy limitado y casi no existen aplicaciones en la Nube que permitan gestionar los archivos y carpetas almacenados.
Almacenar y solo almacenar en la Nube aporta tremendas ventajas como:
- El acceso a la información desde cualquier sitio.
- La protección y salvaguarda de la información ante problemas e incidentes con los ordenadores locales.
- Ahorro en costes frente a las infraestructuras necesarias de almacenamiento, hardware y software.
- Ahorro en mantenimiento técnico.
- Escalabilidad. El sistema puede crecer en la medida en que sea necesario más espacio de almacenamiento.
La gestión de lo que se almacena, además de las ventajas anteriores, proporciona control orden y seguridad del almacenamiento en la Nube.
Para gestionar la información almacenada en la Nube, se requiere entonces que la aplicación esté dotada de otras habilidades.
Nada de esto es nuevo y en el mundo de la empresa se sabe distinguir bien entre el mero hecho de almacenar información y su debido tratamiento. A ninguna empresa se le ocurre almacenar archivos sin disponer de medidas adicionales que garanticen un orden y un control de acceso. Por lo menos esto último es en teoría, porque ya sabemos que en muchas empresas se usan los famosos Discos Virtuales tan promocionados por propios y ajenos que no se paran a pensar mucho en las consecuencias de sus recomendaciones.
Mostramos a continuación las 8 difencias fundamentales entre almacenar y gestionar los archivos en la Nube. Una aplicación de gestión de los archivos en la Nube debe permitir al menos:
- Poder realizar búsquedas de archivos incluso por contenidos.
- Controlar el acceso a las carpetas mediante permisos a los usuarios.
- Gestionar los usuarios que acceden al sistema. Darlos de alta, de baja y modificar sus permisos de acceso.
- Evitar conflictos con los archivos. Que no se puedan sobrescribir los archivos de otros usuarios.
- Control sobre los contenidos que son compartidos. No se trata de compartir sin restricciones, ha de saberse que se comparte, cuando y con quien.
- Trazabilidad. Disponer de informes de las acciones realizadas por los usuarios sobre los archivos y carpetas almacenadas.
- Copias de seguridad de los archivos. Si alguien modifica algo de un archivo, es deseable que se genere una versión del archivo anterior a los cambios.
- Gestionar los correos enviados. Si se envían archivos por email debe poder gestionarse cuando se envió y a quién.
Cuando un sistema de almacenamiento de archivos dispone de estas características ya no se habla simplemente de almacenamiento porque a esto se le denomina Gestión Documental. Por eso decimos que Dataprius es un sistema de Gestión Documental en Cloud.
De los diferentes apartados mencionados anteriormente, los más importantes son los relacionados con el control de acceso y permisos que tienen los usuarios para actuar sobre los archivos almacenados. Los sistemas de almacenamiento ignoran esta necesidad y funcionan proporcionando acceso a todos los contenidos, al fin y al cabo hacen solo lo suyo que es almacenar.
Justo buscaba esta información,andaba algo perdido entre almacenar y gestionar, ahora puedo ver las diferencias entre ambas y cual de las dos me interesa más en mi negocio, muchas gracias por la ayuda.
Gracias por la aclaración. Últimamente se habla mucho de la nube y la gestión documental. Hay mucho que aprender sobre todo de aplicación en la empresa. Normalmente no me gustan mucho los cambios, supongo que por la inseguridad que genera, pero si el mundo y la tecnología avanzan, tendremos que hacerlo con el.
La verdad es que existe una gran disferencia entre el simple almacenamiento y el trabajo y gestión directo en la nube. Trabajar directamente en cloud supone la liberación de la dependencia a la oficina. Supone entre otras muchas acciones, poder editar, firmar y enviar un documento desde cualquier lugar y en cualquier momento. Una vez descubierto no se puede volver a atrás. Un saludo.
Buenas Javier. Gracias por su comentario. En la actualidad, prima el teletrabajo por lo que es fundamental que la plataforma escogida permita el trabajo directo con los archivos además de su almacenamiento, pero siempre atendiendo a la privacidad de los datos y al acceso controlado para que cada usuario pueda ver exclusivamente lo que le corresponde. Un saludo.