Cuando hablamos del almacenamiento en la Nube solemos olvidar otras características que facilitan el manejo de documentos en la empresa. El simple almacenamiento es de escasa utilidad si no se disponen de otras opciones en el entorno que permitan el trabajo diario con los archivos. Una necesidad es el envío de esos documentos por email de forma privada y segura a los clientes.
A medida que nuestros clientes trabajan con sus archivos en la Nube surgen necesidades que van mejorando nuestro sistema. La gestión centralizada de los correos enviados a los clientes en una de ellas y en estos momentos compite en éxito con la sincronización selectiva de carpetas. Ambas mejoras han sido introducidas durante los dos últimos meses.
Partiendo de la base de que en el terreno profesional se necesita tener un control de los correos enviados a los clientes ya no se entiende que solo se trate de compartir archivos sin control como ocurre con los Discos Virtuales. Es necesario gestionar los correos que se han enviado y además tener la certeza de que han sido leídos por el destinatario.
Las grandes corporaciones llevan muchos años con sistemas de correo centralizado. En estas empresas lo que se pretende es que la información no ande desperdigada por los ordenadores individuales de los trabajadores. Lo que hace Dataprius, gracias a las tecnologías en Cloud, es poner a disposición de sus usuarios un sistema de correo similar al de las grandes empresas. Un sencillo control de los correos y archivos enviados a los clientes y colaboradores.
Las ventajas que aporta disponer de un sistema centralizado de correos en la Nube se pueden enumerar de la siguiente forma:
1) Trabajo en Grupo. Es posible que todos los compañeros que tengan permisos puedan ver los emails enviados. Un email no sólo está en un Outlook de alguien. Los emails enviados por alguien de la empresa puden ser revisados y están disponibles para ser consultados.
2) Acceso Controlado. Los emails están en un sistema protegido por claves. Cuando los emails andan desperdigados por los ordenadores individuales puede ocurrir que personas no autorizadas tengan acceso a ellos. En nuestro caso solo se tendrá acceso a ellos si se tiene acceso al sistema.
3) Ubicuidad. Los emails enviados pueden ser consultados allí dónde se tiene instalada la aplicación. No se depende de un ordenador a una localización concreta. Es la Nube y nos permite trabajar desde cualquier lugar.
4) Confirmación de lectura real. Saber de verdad si el receptor del email ha accedido a los adjuntos. Para ello se dispone de un mecanismo que nos envía un email cuando el receptor ha entrado a mirar los archivos adjuntos. No es como la confirmación de lectura de los correos convencionales, donde se depende de que el receptor haga click en una ventanita de confirmación. En nuestro caso si el receptor no hace click en el enlace a los archivos no podrá verlos y si hace click recibiremos la confirmación.
4) Envío a múltiples destinatarios. Se puede enviar un email a todos los usuarios en un segundo. Además estos email no se envían usando CC (Con Copia), se envían de forma individual a cada uno de los destinatarios. Se evita también que te marquen como Spam.
5) Envío de archivos enormes y hasta carpetas completas. No importa el tamaño de los archivos, los emails salen a la misma velocidad. También se pueden enviar carpetas completas e incluso a múltiples usuarios como se ha visto anteriormente.
6) Mantener repositorio para Clientes. Se puede mantener un repositorio para el cliente y evitar estar enviando por email varias veces lo mismo. Un valor añadido para los clientes es la posibilidad de acceder a todos los documentos en cualquier momento y desde cualquier lugar.
7) Seguridad de tránsito. Los documentos no transitan por ningún servidor ajeno. Se ofrece privacidad, seguridad y protección de datos. Cuidado con los emails a Gmail, si llevan adjuntos y contenidos sensibles son una vulneración a las normas de protección de datos en Europa.
8) Seguridad de acceso. El acceso a los archivos se hace por “https” nadie que espíe la conexión a Internet podrá leerlos. En el correo convencional la información no viaja cifrada.
9) Control de acceso y acciones. Todas las acciones del cliente sobre los archivos enviados quedan registradas en el Historial. Esto es la trazabilidad de las acciones sobre los archivos de un sistema, por eso esto se denomina un sistema de Gestión Documental.
Capturas de pantalla de la gestión de correos de Dataprius:
La verdad es que el correo se convierte en el trastero de la empresa y crece y crece sin control como los microplásticos en el mar.