¿Cuanto tiempo le queda al papel?

Soy de aquellos a los que siempre se le rompe la impresora cuando voy a imprimir algo. Las impresoras me tienen manía y parecen percibir mi presencia. Si no se rompen siempre me salta algún mensaje de que les falta algo. Quizá por ello desde hace muchos años no imprimo nada si no es absolutamente necesario. En el fondo puede que sea el motivo por el que me dedico a la gestión documental en Cloud.

Sin duda el Cloud Computing es otro golpe duro para el uso del papel. Los medios para olvidarse del uso del papel ya existen, lo que ocurre es que su utilización no está generalizada.

El Cloud Computing es el último golpe para el papel después de dos serios impactos en la historia de la informática:

• El almacenamiento en dispositivos físicos portables.
• El uso del email para la transferecia de archivos.

La empresa privada lleva ya muchos años intentando eliminar el papel en sus gestiones. Las instituciones públicas llevan un retraso crónico en ello, a pesar de que todos los políticos hablan de la relación digital con el ciudadano. El Cloud ni siquiera ha llegado a las instituciones, que derrochan dinero del contribuyente en mantener sus propios sistemas que van quedando obsoletos.

Realmente existen los medios para eliminar el uso del papel por completo en cualquier ámbito administrativo. Existen los medios pero no terminan por implantarse y utilizarse:

• Existe la firma digital que aporta tanta o más seguridad que un garabato o un sello sobre un documento en papel.
• Los documentos en formato electrónico pueden ser enviados con seguridad mediante email o usando herremientas en Cloud como Dataprius.
• Los documentos pueden ser almacenados en Cloud para evitar pérdidas por incidentes locales en los ordenadores de los usuarios.
• Los formatos de pantalla permiten una lectura cómoda sin tener que recurrir a la impresión de los archivos.

Se dedica una ingente cantidad de tiempo a clasificar, almacenar y gestionar el papel. Como digo la empresa privada es muy consciente de ello y son los únicos que intentan llevar lo máximo posible estos procesos al mundo digital.

El problema de la empresa privada es que ha de cambiar la relación con sus clientes, es decir, los ha de convertir en usuarios digitales y esto entraña dificultades.

Todas las empresas nos comentan que lleva cierto tiempo establecer esta relación digital. El sector de la Asesoría es un claro ejemplo de esto. En este sector se suele usar de forma intensiva la posibilidad que ofrece Dataprius de mantener carpetas para uso de los clientes. El objetivo es mejorar el servicio ofreciendo al cliente la posibilidad de que el mismo pueda acceder a sus documentos desde cualquier sitio y en cualquier momento. Siempre suele pasar un tiempo hasta que el cliente aprecia la calidad y ventanjas de este servicio porque lo libera en gran medida de estar pendiente de la organización, el  archivado y mantenimiento de estos documentos, entonces es cuando ya está establecida la relación digital con la empresa.

En cierta ocasión un cliente me envió un email entusiasmado diciendo que ¡Dataprius le había salvado la vida! Resulta que estaba en un juicio y se le requirió presentar unos contratos que no llevaba en papel. Entonces con un portátil accedieron a su cuenta Dataprius y descargaron los documentos que fueron imprimidos en una impresora del propio juzgado. Si hubiese sido de otra forma el juicio se hubiese pospuesto.

Yo no creo que el papel vaya a desaparecer por completo pues siempre existirán excepciones que romperán el ciclo. Me refiero a que alguien siempre tendrá la necesidad, aunque no esté justificada, de imprimir algo y llevarlo en formato físico. Este ciclo del tratamiento digital de un documento también tiene su fin cuando alguien decide digitalizarlo, a partir de ese momento vuelve a cobrar vida digital.

Cuando las empresas me preguntan si yo veo conveniente llevarlo todo a formato digital, yo les constesto que no. Yo creo que primero ha de establecerse la costumbre de tratar al máximo toda la información en formato digital. Una vez adquirida esta costumbre la empresa debe decidir que hacer con sus viejos documentos. El coste del espacio de almacenamiento y de la gestión que conlleva es el factor más importante.

Como digo, el papel no desaparecerá pero su uso será mínimo y excepcional, el Cloud Computing era el elemento que faltaba en la ecuación para su extinción.