A la pregunta de si digitalizar los documentos de la empresa. Siempre respondemos que No.

Nos preguntan muy a menudo si es conveniente “digitalizar los documentos” de la empresa. La respuesta directa que normalmente damos es: No.

Digitalizar los documentos de una empresa es un proceso largo y costoso. Un proceso que sólo se amortiza si la empresa tiene ya ha planificado o dispone de un sistema de gestión de esos archivos digitales. De nada sirve almacenar todos esos archivos sin que exista un sistema que permita su acceso y almacenamiento. Si se digitaliza sólo para ahorrar espacio es un avance, pero hay que pensar en cuando y como será necesario acceder a esos archivos.

La información hoy en día es 100% digital. Si bien la “Oficina sin papel” ha sido un objetivo perseguido pos muchas empresas para ganar en eficiencia y ahorro de espacio, hoy en día hay que sumar a este objetivo una necesidad más: “Oficina sin papel + Acceso des localizado“. Me refiero al hecho de que no basta con tener los archivos digitalizados, también se exige que esos documentos sean accesibles a través de la Nube y por supuesto desde los dispositivos móviles como teléfonos y tabletas.

El tiempo ha demostrado que tener una “Oficina sin papel” al 100% es un objetivo casi imposible de conseguir, esto se debe a que por muchas circunstancias gran cantidad de documentos seguirán en  formato papel.

“Digitalizar los documentos sin disponer de una herramienta para su almacenamiento y acceso es como comprar la gasolina de un coche que aún no tenemos.”

Lo primero que hay que plantearse ante la cuestión de si “Digitalizar los documentos” es la forma en que los vamos a almacenar, teniendo muy presente su posterior recuperación y uso. Tras el costoso proceso de digitalización tradicionalmente había dos formas de almacenar los documentos:

1) Mediante un disco en red.

2) Mediante un servidor local de archivos.

Ninguna de las dos opciones anteriores permite el uso de los archivos “deslocalizado”. Hoy en día todo el mundo quiere trabajar o tener acceso a los archivos desde la Nube, se exige un control en el acceso y un nivel de seguridad.

Para nosotros y para nuestros clientes, las condiciones básicas que ha de cumplir un sistema de almacenamiento y acceso a esos archivos digitalizados son las siguientes:

• Que los archivos no residan sólo en las dependencias de la empresa. Evitar pérdidas por robos, rotura de máquinas, falta de seguridad.
• Reducir los costes de mantenimiento y de la compra de equipos para mantener el “repositorio de archivos”.
• Poder acceder a esos archivos desde cualquier lugar. Osea que estén en Cloud de forma privada y segura.
• Controlar el acceso a los archivos por parte del personal. Osea, claves, permisos de acceso y trazabilidad.
• Mantener una estructura centralizada de archivos y carpetas siguiendo los criterios de la empresa.

Siempre respondemos con un “No” a quienes nos consultan sobre la digitalización de los documentos de la empresa. No es que en absoluto estemos en contra de un proceso que puede aumentar dramáticamente la eficiencia de una empresa. Lo que recomendamos: es establecer primero los medios para gestionar esos archivos digitalizados, una vez que se dispone de una herramienta como la nuestra, se puede convivir durante un tiempo con el formato en papel, después tras la experiencia decidir que ha de digitalizarse exactamente.