Para finalizar el año, vamos a hacer un recopilatorio en el que de forma resumida exponemos las nuevas ideas y posibles incorporaciones de nuevas características a nuestro sistema. Este artículo puede ser de gran interés para aquellos emprendedores u otras empresas del sector informático que pretendan informarse de cuales pueden ser las tendencias en Cloud Computing y servicios en la Nube, no solo de cara al 2016 sino también para un futuro inmediato. Las ideas expuestas aquí se corresponden con las sugerencias y necesidades que nos hacen llegar nuestros clientes y usuarios.
Suele ocurrir que cuando una empresa descubre la Nube ya no hay marcha atrás. Este descubrimiento lleva su tiempo, hasta que se establece un nivel adecuado de confianza, una confianza que no solo depende del proveedor del producto o servicio, se trata de trasladar la confianza adquirida durante años y depositada sobre un soporte cercano y físico hacia otra cosa aparentemente más efímera y que reside en ese universo llamado Internet.
El descubrimiento del Cloud, implica convencerse de que lo que está en eso llamado Nube, al final está más cerca nuestra que lo que tenemos en la oficina o en el disco duro. A fin de cuentas, aquello que está en la oficina, hasta hace poco no podía estar en tu móvil, en tu casa y cuando viajas. La sensación de tener algo cerca cambia, lo más cercano es lo que ahora siempre tengo disponible.
Tras descubrir la Nube la empresa siempre quiere más. Esto no es sólo fruto de la ubicuidad de la información, es porque la empresa se hace más libre e independiente, no depende de sus instalaciones, no depende de sus ordenadores locales, ahora si hay otro producto o servicio más interesante, se pude prescindir del anterior y marcharse a otro lado. El sistema crece o disminuye en función de las necesidades, esto es otro mundo. Muchos saben que comprar un sistema para quedártelo en casa esclaviza y mucho, antes había que estar años usando lo mismo porque el cacharro ya estaba en casa.
Las empresas que ofrecen servicios en la Nube están obligadas a evolucionar y mejorar constantemente, si no, el año que viene los clientes no renovarán su cuenta, se marcharán a otro servicio que les proporcione funcionalidades similares. Nada que ver con el antiguo software y servidores que se instalaban en casa, podían estar años sin mejorar, la moto ya estaba vendida y los desarrolladores lo tenían muy presente.
A continuación pasamos a relatar los conceptos más importantes que estamos manejando en función de las necesidades de las empresas, usuarios y clientes.
Gestión de copias de seguridad y Backups.
Implica un cambio radical en la forma de pensar. Antes se quería poder tener en la Nube lo que tengo en local, ahora es que queremos tener en local lo que hay en la Nube. Si varias personas trabajan en la Nube sobre los documentos y archivos de la empresa es lógico que lo que tenemos en nuestra oficina quede obsoleto. Si alguien trabaja desde casa, lo de la oficina ya no vale, hemos realizado modificaciones en la documentación, entonces queda claro que lo actualizado y lo más reciente es lo que está en la Nube.
Tras reflexionar sobre la situación anterior, podemos concluir que lo que necesitamos si queremos tener copias de seguridad es cambiar el sentido en que circulan los datos, desde el concepto de abajo-arriba pasamos al concepto de arriba-abajo. Solo en sistemas que no son en Cloud tienen sentido las copias de abajo, osea desde los dispositivos locales hacia la Nube.
Nuestro nuevo sistema de Backups ha sido un éxito entre aquellos que ya se habían percatado de lo anterior. Ahora está en fase de “descubrimiento” por parte de muchos usuarios. Lo que hace nuestro Backup es una copia completa y almacenada en otro lugar de todos los archivos y carpetas almacenados en Dataprius. El sistema es automático y no interactivo, simplemente inicias una copia, cierras el programa y se seguirá haciendo automáticamente. Después cuando quieras podrás descargar esa copia en cualquier lugar, posiblemente en el viejo servidor de la oficina que se quedó sin utilidad cuando la empresa pasó a utilizar servicios en la Nube.
Lo que ahora reclaman los usuarios es que ese sistema de copias tan simple, aunque muy práctico, sea ya del todo automático pudiendo dejar de pensar en las copias de forma definitiva. Se trata de establecer la cadencia en las copias, de forma que se hagan automáticamente cada cierto tiempo y sin intervención del Administrador de la la cuenta de Dataprius.
Editar archivos de Word y Excel también desde la aplicación Web.
Hubiese sido muy sencillo para nosotros hacer editables los archivos de Word y de Excel desde la Aplicación Web con Google Docs y otras herramientas “made in USA”. Esto ha venido siendo la práctica habitual de muchas empresas con productos o servicios en la Nube. El problema es que no cumple con las exigencias de privacidad, al abrir un archivo con estos sistemas estamos volcando la información en servicios externos que no cumplen las normas de privacidad ni de protección de datos.
Nunca vamos a incorporar herramientas ni servicios en nuestro sistema que no protejan la seguridad y la privacidad que nuestros clientes esperan de nosotros. La solución para la edición online de estos documentos será la que provenga de la integración de nuestro sistema con Open-Exchange , empresa con sede en Alemania. Esta incorporación, proporcionará de entrada, la utilidad de poder trabajar con Excel y Word desde la Web con garantías de privacidad, cumpliendo las leyes de protección de datos. Posteriormente podremos incorporar también otras herramientas propias de ese sistema.
Bases de datos Access.
Las Pymes tienen la imperiosa necesidad de usar sus bases de datos Access en la Nube. No existen soluciones inmediatas a esto. La necesidad es tan apremiante que recibimos al menos 4 mensajes de consulta al mes relacionados con esta problemática. Además ocurre que las soluciones parciales que se ofrecen por Internet, son sistemas “made in USA”, lo cual nos sitúa de nuevo ante el problema de la protección de datos y la legalidad de estas herramientas.
El primero que desarrolle una solución factible y a un precio razonable tiene un mercado inmenso de empresas dispuestas a usar el producto. Digo a un precio razonable, porque existen soluciones proporcionadas por la propia Microsoft pero a un valor que multiplica por 40 los precios de nuestra línea de productos.
Nosotros ya estamos trabajando en esto. Seguimos varias líneas de investigación para el desarrollo de la solución, entre ellas tenemos ya la aportada por el proyecto de fin de carrera de un reciente Ingeniero en Informática.
Se trata de que, de una forma sencilla y segura, la empresa pueda volcar su tradicional base de datos Access y seguir trabajando sobre esta ya accesible y disponible sobre un sistema en Cloud.
Sincronización de carpetas.
Dataprius tiene su Sincronizador, aunque solo lo recomendamos en aquellos casos en que una aplicación de escritorio necesita guardar los archivos de forma local. Dataprius es el único sistema que te permite trabajar con los archivos directamente en la Nube, sin tener que estar sincronizando, esto es lo más adecuado en las empresas porque nadie machaca el trabajo de otro, es tan antiguo como centralizar la información al igual que lo hace un banco, las sucursales no sincronizan las cuentas de los clientes, simplemente se conectan a la central.
Las mejoras sobre nuestro sincronizador van encaminadas al inevitable problema de los conflictos de archivo. Se trata de que nuestro sincronizador resuelva automáticamente estos conflictos a nivel interno, esto lo está haciendo ya, pero se toma su tiempo y da la sensación de que funciona lento, nada más lejos de la realidad, lo que pasa es que realiza una tarea inmensa para no tener que molestar al usuario con los conflictos de archivo.
Gestión de usuarios y notas sobre los documentos almacenados.
La gestión de los usuarios. Esta es una parte que ningún sistema de almacenamiento en la Nube tiene tan completa como nosotros. Cualquier sistema de almacenamiento en la Nube se basa solo en los archivos, hace foco solo en los archivos, sin tener mucho en cuenta quién accede y como accede a dichos documentos.
En esta parte realizaremos mejoras que permitan un mayor nivel de gestión de los usuarios vinculados al sistema. Por ejemplo que se pueden importar contactos desde Outlook, desde Excel o desde el móvil. También que dichos contactos puedan ser agregados al móvil o a Outlook desde el propio Dataprius. Se agregarán búsquedas y herramientas de gestión de esta Agenda de usuarios, unos usuarios que tienen acceso a los documentos de la empresa, todos los cambios se realizarán velando por la seguridad en su manejo.
Sobre los archivos almacenados en nuestro sistema también hay mejoras pensadas. Se trata de establecer una capa de información sobre los archivos, una capa que permita realizar anotaciones y seguimiento de los documentos almacenados, se trata de una sugerencia de algunas empresas que creen que con esto el sistema ganaría mucho.
Hasta el momento hemos sido como un “Windows en la Nube”, e incluso con muchas características ausentes en los sistemas operativos, ahora se trata de completar el círculo. Si hay un expediente o un proyecto en marcha, hay archivos en el sistema vinculados a esa actividad, se trata de establecer otra forma de vincular los documentos a esos expedientes y gestionar esa información, esto será otra herramienta que permita trabajar con los ficheros desde otra perspectiva. El mayor problema que tienen los sistemas de gestión de proyectos y expedientes es la escasa agilidad con los archivos, nuestro sistema ya tiene superada con creces esa dificultad.
Apertura del sistema para la interacción con otros servicios.
Esta es la próxima evolución del Cloud Computing, la INTER-OPERATIVIDAD. Se trata de que, si usas otro servicio en la Nube o otras aplicaciones seas capaz de guardar la información directamente en Dataprius o en otra plataforma. Imagina que usas un programa de contabilidad, con poco esfuerzo podrías configurarlo para guardar directamente sobre tus carpetas en la Nube. El objetivo es muy ambicioso pero en el mundo de la informática ya se están dando los pasos para ello, ya existen estándares para la comunicación entre aplicaciones. En concreto y aunque al lector le suene a chino, ya existe un estándard para en envío de archivos entre aplicaciones o hacia repositorios remotos, este el el caso de OpenStack. Existen otras muchas iniciativas para todo tipo de servicios en la Nube, se está avanzando muy rápido en esto.
Versiones para Mac, Linux y tabletas Android e IOS
Ya estamos trabajando en la migración de nuestros desarrollos a entornos multi-plataforma. Esto no es sencillo, hasta ahora no han existido herramientas serias que permitan el desarrollo de un sistema tan complejo como el nuestro para ser compatible con los distintos sistemas operativos. Hasta el momento muchas empresas de desarrollo se han visto forzadas en llevar en paralelo varias líneas con el objetivo de un determinado sistema. En la actualidad ya estamos realizando pruebas prometedoras con tres sistema diferentes, estos sistemas están a la vez evolucionando. Durante el próximo año podríamos ver ya las primeras versiones de Dataprius multi-plataforma.
Almacenamiento masivo de los emails de la empresa.
Otra necesidad expresada por varios usuarios, de forma independiente, sin tener ningún contacto ni relación entre ellos.
Existe la necesidad de almacenar un copia de sus correos en la Nube. De esta forma el usuario se vería liberado del temor de perder sus correos si su ordenador falla o tiene un virus. Además de forma independiente del proveedor de correo, la empresa podría disponer de una base de datos de sus emails, un listado accesible desde cualquier dispositivo. En la mayoría de los casos los emails son parte fundamental de la información de la empresa y su actividad, sobre todo con clientes o proveedores.
Ley de Protección de Datos (LOPD) y privacidad.
Estamos realizando un ajuste a conciencia sobre los contratos y documentación de LSSI (Ley de Seguridad y Servicios de la Información) y la LOPD (Ley Orgánica de protección de Datos). Estamos realizado una auditoría interna, llevada a cabo con diligencia por Aidcon Consulting. Todos estos reajustes tienen como objetivo último la obtención de un certificado de seguridad a medio plazo, siempre pensando en ofrecer unas garantías de alto nivel de calidad a nuestros clientes. Recordar que seguimos siendo de los pocos que firman los contratos de LOPD a nuestras empresas clientes. Nuestra línea de trabajo y filosofía se distancian cada vez más de los servicios gratuitos o de consumo.
Personalización de la aplicación.
Sin duda una de las cosas más valoradas por nuestros clientes.
Ahora vamos a ir un paso más allá, vamos a ofrecer la posibilidad de crear a las empresas sus propias App en Android e iPhone. Digamos que estas aplicaciones personalizadas llevan el motor de Dataprius pero el chasis de la empresa cliente. Las primeras pruebas realizadas, ya en entorno de real, con una empresa del sector de la asesoría a nivel nacional, están siendo un éxito desde el principio. Sus clientes valoran mucho que la empresa les ofrezca la posibilidad de acceder y gestionar los documentos desde la App, esto crea un vínculo inmediato y un servicio de valor añadido.
Nuevos objetivos y nuevos propósitos para el nuevo año. ¡Feliz 2016 a todos!