Mejoras de Usabilidad en los permisos de carpetas

Los permisos de carpetas son un componente esencial de Dataprius.

Nuestro sistema permanece en continua evolución. La finalidad no es otra que: proporcionar la mejor experiencia y facilidad de uso a nuestros clientes y usuarios.

En esta ocasión, la próxima actualización de Noviembre incluye cambios que mejoran y simplifican la gestión de los permisos.

Ilustración de carpeta con candado

 

Desde los incomprensibles permisos de Windows hasta los de Dataprius

No es ningún secreto, los usuarios odian el sistema de asignación de permisos de Windows.

Hasta la aparición de sistemas de archivos en la Nube como Dataprius, las empresas instalaban servidores Windows para centralizar el almacenamiento de los documentos.

Cambiar los permisos de acceso sobre las carpetas, en los tradicionales servidores de la empresa, era una tarea destinada al departamento de informática o a algún usuario avanzado que disponía de los conocimientos y la paciencia suficiente.

Desde el primer día tuvimos claro que debíamos reinventar el sistema de permisos para que fuera sencillo y eficiente en nuestro sistema.

El problema más grave cuando los permisos son complejos y dificultosos de gestionar es que se abandona su uso.

Esto nos lo dice la experiencia de años observando como en muchos casos se termina dando permisos a todo el mundo para librarse del incordio de gestionarlos.

Observar como lo hacían los grandes como Google o Microsoft no servía de nada. Herramientas muy populares como Drive o Onedrive siguen siendo dificultosas en la gestión de los permisos. Desde luego ni se nos ocurría imitar los permisos de Windows o Linux.  Teníamos que hacer algo diferente.

Tras probar tres modelos diferentes, nos decidimos por el formato actual que ha estado funcionando desde el 2014 hasta el día de hoy. El modelo de permisos sobre carpetas pasando usuarios de un lado a otro.

Antigua ventana para asignar permisos a los usuarios de dataprius.

Este sistema fue un éxito desde el primer día. Se consiguió que debido a su facilidad fuera comprensible y utilizado por todos nuestros usuarios y clientes sin ofrecer muchas dudas.

Por otro lado,no menos importante era obtener la aprobación y el visto bueno de todos los departamentos IT de las empresas, unas empresas que migraban desde sus servidores a nuestro sistema. La gestión de los accesos a las carpetas es el primer elemento sometido a juicio por los informáticos de las empresas.

Otra vuelta de tuerca a la gestión de los permisos

Consideramos de vital importancia:

  • Que los permisos puedan ser comprobados de un solo vistazo.
  • Que se entiendan con extremada sencillez.
  • Que se puedan asignar con agilidad.

Es por ello que hemos rediseñado completamente las ventanas de los permisos.

Ahora la ventana para asignar los permisos de las carpetas tiene este aspecto:

Ventana con árbol de carpetas para conceder o denegar permisos.

Basta con hacer click sobre los circulitos que aparecen junto a cada carpeta. El sistema es asincrónico y modifica los permisos de miles de subcarpetas en un instante.

Detalle de carpetas no permitidas y permitidas en Dataprius.

De un vistazo ya se pueden ver los permisos de un usuario.

Además de esto se incluye la posibilidad chequear directamente qué carpetas tiene permitidas un usuario. Esto ahorra mucho tiempo buscando sobre las carpetas internas.

Mostrando carpetas permitidas para un usuario en Dataprius

En la actualidad tenemos clientes con más de 600.000 carpetas. Trabajan con la misma fluidez y velocidad, en cuanto a los permisos y operaciones sobre carpetas, como si tuvieran 10.

Yo personalmente los llamo clientes divergentes. Solo pueden trabajar con semejante cantidad de archivos y carpetas en Dataprius, ya les resulta imposible pensar en servidores locales y ven los almacenamientos populares como Dropbox o Drive como juguetes.

Gestionando los permisos de una carpeta

Esta es la nueva ventana:

Ventana para asignar permisos a los usuarios sobre una carpeta Dataprius.

Con un solo click podemos autorizar o denegar permiso de acceso a la carpeta a cada usuario del sistema.

Cambios notables:

  1. Puede permitir: Marcar ese campo significa definir qué usuarios pueden permitir sobre carpetas. El administrador de la cuenta Dataprius gestiona fácilmente qué otros usuarios tienen capacidad para permitir sobre una determinada carpeta. Tanto desde la ventana que visualiza el árbol de permisos como desde la ventana de una carpeta individual se puede marcar el check.
  2. Usabilidad visual del estado de concesión de los permisos. Saber  al instante qué puede ver cada usuario. Es normal en las empresas rotar de tareas o proyectos y los permisos varían. Todo esto es más fácil y se evitan confusiones.
  3. Modificaciones estructurales del sistema que aceleran los procesos. Para el usuario final esto significa que dar permisos a miles de carpetas se haga a gran velocidad.

Historial de cambios en los permisos de carpetas.

Hemos añadido otra funcionalidad, visualizar los cambios de permisos sobre carpetas.

El objetivo es disponer de información y control sobre quién permite a quién en la empresa. Aunque el historial de todas las acciones sobre archivos y carpetas es registrado completamente, añadimos ahora los cambios sobre permisos. Desde la ventana de Permisos de cualquier carpeta, con pulsar en el botón de Historial accederemos al mismo:

Historial de cambios de permisos sobre carpetas

La usabilidad como pilar del éxito de las aplicaciones Cloud.

Las aplicaciones en la Nube se diferencian cada vez más de las tradicionales. Hubo un tiempo en que para utilizar un Software en la empresa era necesario realizar un curso y leer manuales.

Las aplicaciones Cloud se van pareciendo mucho más a las aplicaciones móviles que a los programas de ordenador. Se hace necesaria la máxima sencillez de uso. Al igual que las aplicaciones móviles han de ser entendidas en minutos. Ya no hay una persona que haga una demostración y lleve la aplicación al cliente, es el cliente el que descarga la versión de prueba y decide.

Los únicos que pueden permitirse el lujo de producir aplicaciones con escasa usabilidad son las grandes empresas a nivel mundial. La marca hace mucho y los usuarios asumen el modo operativo de la aplicación sin dudar.

Discos NAS VS Dataprius Cloud. Almacenamiento en disco frente al Cloud

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