La mayoría de los sistemas de almacenamiento en la Nube tienen limitaciones a la hora de compartir archivos con los clientes.
Los almacenamientos en la Nube convencionales solo permiten compartir mediante enlaces.
En muchos casos, incluso exigen que el cliente tenga instalada la aplicación.
Es habitual para la empresa tener que incurrir en los costes de adquirir nuevas cuentas de usuario.
Más allá de compartir enlaces con los clientes
La necesidad de proporcionar acceso a los clientes a sus documentos es común y cada vez más demandada.
Tenemos la experiencia, sabemos que realmente lo que quieren las empresas es mantener unas carpetas en su web o un lugar a modo de portal.
Una dinámica que permita a los propios clientes entrar con sus claves o por enlaces de acceso.
Los enlaces están muy bien y nos permiten enviar archivos de forma rápida y segura.
Cualquier sistema en la Nube debe tenerlos. Pero es mucho mejor si podemos permitir ciertas carpetas para el acceso de los clientes y que ellos entren en cualquier momento.
Si tenemos esto y además no es necesario pagar por cada cliente como usuario de la plataforma, entonces tenemos una Nube pensada para empresas.
Más allá de compartir enlaces, la relación documental de la empresa con los clientes debe tener las siguientes características:
- Compartir archivos sueltos. (Los mencionados enlaces)
- Solicitar archivos al cliente. Una zona dónde pueda subir archivos a la empresa.
- Edición de archivos de Office. Que el cliente nos pueda rellenar archivos con ciertos datos editando documentos de Office online.
- Acceso al repositorio. El cliente entra en cualquier momento para explorar sus carpetas y archivos.
El coste de compartir con los clientes
Las plataformas de almacenamiento en la Nube no suelen proporcionarnos todas las funcionalidades anteriormente descritas.
No sin que debamos contratar usuarios adicionales o subir en el rango de la suscripción contratada.
Los discos virtuales ofrecen gran capacidad de almacenamiento pero poca flexibilidad en las dinámicas de compartir archivos.
Con frecuencia, es necesario que el cliente instale la aplicación para obtener un acceso al repositorio compartido.
En los almacenamientos más conocidos la contratación de usuarios se realiza por bloques. La empresa se ve obligada a contratar más usuarios de los que se necesitan.
Sin considerar que los almacenamientos en la Nube para empresas deben cumplir RGPD para el tratamiento de datos de los clientes, mostramos los precios por usuario de algunos almacenamientos en la nube bastante populares.
Dataprius. Pensado para empresas y compartir con usuarios externos
El coste de compartir con clientes es muy reducido.
Esto es consecuencia de la forma en que se entienden los tipos de usuarios en Dataprius.
En primer lugar, constatar que las tarifas de Dataprius no van por bloques.
El precio medio en Dataprius es de unos 6.5€ usuario/mes.
(Se aplican escalas y reducciones por volumen según el número de usuarios).
La gran diferencia, es que:
Cada usuario miembro de la empresa incluye 200 usuarios web (clientes) sin coste.
Unos usuarios a los que podremos dar acceso y compartir.
La división en los tipos de usuarios
En Dataprius la separación entre usuarios se realiza por motivos de seguridad y prácticos.
Los Usuarios Web, que en nuestro caso serán los clientes, son entregados en bloques de 100 a un coste de 1€ anual, siempre que la empresa necesite más de los asignados por defecto.
Precios Dataprius
Características generales del acceso de los clientes en Dataprius
Acceso al repositorio de carpetas compartidas.
No se trata solo de enlaces para que el cliente descargue sus ficheros.
Lo enlaces en Dataprius pueden llevarnos a la Zona Compartida con los usuarios y también a las Carpetas Compartidas.
A modo de portal de clientes, se muestra el logotipo de la empresa. El enlace a la web de Carpetas Compartidas de la empresa puede colocarse en el sitio web de la empresa.
Existen capacidades avanzadas como los Metaenlaces que permiten compartir con los clientes:
- Formularios
- Notas de texto
- Edición Office concurrente
- Descargas de archivos
- Subida de archivos
- Fechas importantes
- Citas para videoconferencias.
Esto es una funcionalidad mucho más avanzada disponible en Dataprius y que requeriría un artículo completo.
Carpetas compartidas con clientes en la aplicación de escritorio
Para evitar confusiones y facilitar el control de las carpetas compartidas, en la aplicación de escritorio de Dataprius las carpetas compartidas se muestran en color azul.
Permisos de descarga y edición de archivos.
La gestión de las acciones que pueden realizar los clientes sobre las carpetas compartidas, es muy sencilla. Basta con un click sobre los elementos para decidir si los clientes podrán descargar o editar los archivos.
Todas las características necesarias ahora y en el futuro
Historiales de la actividad de los usuarios, Creación y gestión de Grupos, mensajes y respuestas hacia los clientes, envíos de avisos a los clientes, etc.
El sistema no solo responde a las necesidades actuales de la empresa, proporciona las herramientas que con el tiempo van a convertirse en necesidades, Dataprius tiene la experiencia de una década proporcionando servicios en Cloud a las empresas.
A un coste realmente reducido en comparación con cualquier otra plataforma.
La versión Free de Dataprius siempre está disponible para probar la aplicación desde la zona de descargas: Descargas Dataprius.
En el artículo queda bastante claro. Hay que considerar que la necesidad de compartir carpetas con los clientes va a experimentar una explosión en los próximos tiempos. Un factor a tener en cuenta es que los gobiernos van a obligar a mantener repositorios dónde almacenar y compartir facturas electrónicas. Esto es lo mismo que decir que todas las empresas deberán tener un almacenamiento en la Nube, por supuesto uno dónde resulte práctico y no tan costoso dar acceso a todos los clientes. He llegado a este artículo en busca de una solución a esto, he probado la aplicación y me parece muy buena, contactaré para posibilidades de distribución, somos una empresa de software.
Muchas gracias por tus comentarios. También pensamos que en un tiempo todas las empresas están obligadas a mantener el repositorio de facturas en Cloud. Nuestro producto es genérico y sirve para todo tipo de sectores y todo tipo de archivos, pero comentarte que el equipo de desarrollo está abordando el tema específico de las facturas electrónicas, se trata de un múdulo para cierta automatización de los archivos de las facturas.
Esperamos tu contacto. Saludos cordiales.
Muy ilustrativo el artículo, sobre todo por las parte de precios y flexibilidad con los usuarios para compartir.
Gracias
Tengo clientes que algunos piden enviar PDF por email de forma tradicional, adjuntando los archivos. Y no parece que les guste que se envíen los archivos mediante enlaces como recomendáis, que así no ocupan espacio en el email. Hoy en día cualquier cosa que se compra o contrata por internet te llega la factura, ticket o entrada por enlace.
Cierto, la administración pública o una empresa de viajes envían la documentación a través de enlaces para acceder y descargar. Ya es cada más arcaico que las empresas e instituciones envíen con adjuntos tradicionales. Los bancos por ejemplo, tienes que acceder a la web o app y desde ahí descargar detalles de transferencias, cargos, o demás documentación.
El portal de clientes tiene la ventaja de descargar los archivos y también la posibilidad de subir y responder con documentación requerida. La comunicación entre cliente y empresa es más directa y se hace todo desde el mismo portal web.