Los enlaces a carpeta forman parte de las últimas mejoras de la aplicación Dataprius de escritorio.
En el sistema hay diferentes tipos de enlaces para compartir archivos con usuarios externos. En esta mejora se han unificado los enlaces a carpetas en un único lugar. También se han incluido enlaces públicos a los que cualquier usuario puede acceder sin necesidad de formar parte de los usuarios del sistema.
Tras un rediseño de la ventana de navegación por las carpetas, la llamada “Carpetas en Cloud”, ahora se dispone de un botón en la zona derecha que nos permite gestionar los enlaces de la carpeta seleccionada.
Lista de enlaces de la carpeta y tipos de enlace
Al hacer click en al botón de Enlaces de la carpeta seleccionada, se abre la ventana con la lista de los enlaces activos para la carpeta.
Podemos tener tres tipos de enlaces según el acceso de los usuarios:
- Permitidos
- Público
- Subida
Antes de ver en qué consisten este tipo de enlaces es importante recalcar que la ventana anterior es la que nos permite gestionar los enlaces. Podremos supervisarlos, crearlos o borrarlos.
Los enlaces son un punto de acceso a los documentos por parte de otras personas. Una adecuada gestión y supervisión de los archivos compartidos impedirá que otros tengan acceso no deseado a los archivos de la empresa.
Si en el entorno de la empresa no se desea la funcionalidad de los enlaces a carpetas basta que un Administrador o usuario Técnico de la cuenta los desactive.
En la configuración del sistema lo puede hacer sencillamente desactivando la casilla:
Si los enlaces a carpetas están desactivados, los compañeros de la cuenta verán el siguiente mensaje. Solo un Administrador o Usuario Técnico de la cuenta podrá activarlos.
Creando enlaces a carpeta de diferentes tipos.
En la ventana de enlaces de la carpeta le damos a Crear.
La siguiente ventana nos ofrece las opciones de creación de los tres tipos de enlaces.
Según el tipo de acceso tenemos los tres tipos de enlaces:
- Permitidos
Es un enlace para usuarios que tienen permisos de acceso a la carpeta. Se solicitan sus claves de acceso y el usuario irá directamente a la carpeta. - Público
No se solicitan claves de acceso. El usuario deberá introducir un código de acceso aunque esto es opcional y se podrá configurar si accede con o sin código. Cualquiera puede acceder a los archivos de la carpeta. Se pueden compartir los archivos con cualquiera. - Subida
Este enlace es especial. Se solicitan claves y el usuario al acceder irá directamente a la parte web que le permite seleccionar y subir archivos al sistema.
Consideraciones sobre los enlaces públicos
Como Dataprius cumple realmente RGPD no de forma falsa como proclaman plataformas del tipo Dropbox o Google Drive. Debemos prestar especial atención a los enlaces Públicos.
En un sistema con verdadero cumplimiento de protección de datos es importante la trazabilidad de las operaciones realizadas con los documentos. Un sistema que cumple realmente también dispone de un Registro de Seguridad, ausente en las plataformas populares (entre otras cosas).
Como los enlaces públicos son problemáticos, podría compartirse información privada, el sistema anotará el autor, la fecha y la carpeta que ha sido compartida mediante enlace público.
Antes de crear un enlace Público el sistema siempre informa de esto:
Acceso a los enlaces
La web de acceso a los enlaces se ha diseñado con sencillez y con un especial cuidado. Los enlaces son cortos y se utiliza la dirección “share.dataprius.com”. Se muestran en Español o en Inglés según idioma del receptor.
Cuando alguien hace click en un enlace llegará a una página con el logotipo de la empresa, de esta forma los usuarios pueden identificar mejor quién le ha enviado el enlace.
Una vez que accedemos se muestran los archivos de la carpeta compartida.
Podremos descargar cualquier fichero. También seleccionar diferentes archivos para descargar en Zip ese conjunto de ficheros.
Podemos visualizar archivos de tipo:
- Imagen
- Video
- Archivos de Office, PDF o formatos de Libre Office, Open Office.
La visualización, solo lectura, de los documentos se realiza con los editores OnlyOffice de Dataprius.
En resumen
La nueva organización de los enlaces a carpetas tiene por objetivo facilitar aún más la capacidad de compartir documentos con clientes y colaboradores.
Continuamos evolucionando el sistema, siempre teniendo en cuenta las opiniones de nuestros usuarios y clientes. Ya se está preparando la próxima actualización, Dataprius 9.0. Mientras tanto, todos aquellos usuarios que deseen probar y disponer de estas nuevas características tan solo tendrán que descargar e instalar la aplicación desde nuestra zona de descargas: https://dataprius.com/descargas