Como ahorrar tiempo gracias a la gestión documental

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Investigando el otro día por la red, encontré un artículo en el que hablaban de un estudio realizado por la empresa de gestión documental OpenKM, en el que se confirma que entre los principales ladrones de tiempo se encuentra la búsqueda de información.

Los documentos son una pieza fundamental en el desarrollo de la actividad de cualquier empresa. En muchas ocasiones los malos hábitos adquiridos, la celeridad en realizar las labores y la falta de cierta organización provocan que no se guarden de forma adecuada.

¿Os habéis parado a pensar alguna vez el coste que supone a una empresa la búsqueda de información? Esto supone un gasto de tiempo y recursos que se asume con naturalidad sin pensar en que puede ser perfectamente evitable.

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Según este estudio “los empleados gastan más de un 36% de su jornada laboral buscando información relevante para su trabajo” lo que representa, según el documento, un desperdicio por empleado de 67 minutos al día en búsqueda de información. Con este dato hagan la cuenta de cuánto tiempo supone en una mediana empresa de unos 20 empleados. Son más de 1.300 minutos diarios empleados únicamente en la búsqueda de documentos, y eso sin tener en cuenta los que se encuentran mal archivados o perdidos.

Lo más alarmante de la investigación, es que afirma que “el 90% de los documentos que se consultan diariamente se manejan sin ningún tipo de gestión apropiada para su custodia”. Este es el principal problema de los extravíos y pérdidas de documentos.

Según este informe, el contar con una buena gestión de los documentos supone un ahorro de tiempo de hasta 150 horas por departamento y un total de 1.200 euros anuales lo cual ayudará a aumentar la eficacia y eficiencia de la empresa por el simple hecho de ser más ordenados con la documentación y también entre otras cosas, por ser capaces de asumir los medios que para ello proporciona la tecnología.

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Para que se pueda llevar a cabo una buena gestión documental, es necesario crear un hábito de trabajo y para ello lo importante es que el trabajador sea consciente de la importancia que tiene la buena gestión de los documentos que crea y maneja así como, la creación un sistema de almacenamiento conocido por todos los miembros de la empresa y en el que cada uno tenga un rol a desarrollar y sepa cuál es su papel y cuáles son los documentos que dependen de él. También es importante velar por la seguridad de esos documentos, por lo que se deberá controlar el acceso a los mismo mediante claves o algún otro sistema de seguridad.

Las siguientes pautas son cuatro sencillos consejos para gestionar documentos sin necesidad de ninguna herramienta específica para ello, aunque siempre la incorporación de estas facilitarán en extremo esta tarea:

  1. Organizar las carpetas de la empresa en un repositorio común. Un lugar central y accesible por el personal dónde quede bien definido el lugar que corresponde a cada documento.
  2. Hacer accesibles a los empleados sólo los documentos relacionados con su actividad. Se gana mucho con el establecimiento de permisos de acceso sobre las carpetas. Además esto redunda en la seguridad y la privacidad de los datos de la empresa.
  3. Cuando se recibe un documento por email ha de copiarse a su carpeta correspondiente según el orden establecido. Nunca dejar archivos en los correos individuales de cada usuario.
  4. Cuando se genera un documento este debe ser guardado en su lugar correspondiente.

Todo esto son mecanismos de trabajo que los empleados y profesionales deben ir adquiriendo en su día a día para mantener un orden dentro de la empresa. Por eso existen herramientas que facilitan esta labor como el mismo OpenKm o Dataprius. Ambas herramientas velan por la buena gestión de los documentos, aunque cada una de forma muy  diferente en sus características y operativa son herramientas de gestión documental.

Os dejo esta reflexión para que podáis examinar si este es uno de lo problemas que se pueden plantear en tu empresa. Todo sin tener en cuenta, porque merecería un estudio aparte, los errores cometidos y las pérdidas de información que provocan el desorden de los documentos.

Por: Marta Sánchez Morales.

Fuente: Silicon Week

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