Tener 600Gb en un espacio de 80Mb ¿Es posible? Un robo origen de la idea

Tener gran cantidad de archivos almacenados a tu disposición en un espacio reducido es posible. Si, es posible y además es normal para nuestros clientes. No se trata de comprimir los archivos se trata de usar la capacidades de la Nube.

Un robo. El origen de la Idea.

Todo comenzó hace dos años con el robo de un portátil en el aeropuerto de Madrid. El robo se produjo aprovechando un despiste de un amigo nuestro que es Ingeniero especializado en proyectos de energías renovables. Por aquella época él y su equipo usaban Drive para mantener los documentos de los proyectos sincronizados en la Nube. Apenas sabía de Dataprius y ni siquiera era consciente de la falta de privacidad y de los problemas de las aplicaciones de almacenamiento masivas como esta.

En el portátil que le habían sustraído había mucha documentación sensible sobre sus proyectos. No estamos hablando solo de presupuestos, datos de contacto y confidenciales de sus clientes, en esos momentos manejaba documentación de nueva tecnología eólica y solar pendiente de patentar. Se da el caso de que la ingeniería es uno de esos sectores en que la información o los datos lo son todo.

Poco antes de que le robasen su flamante Sony Vaio, había estado realizando unas correcciones sobre un archivo Excel que realiza los cálculos sobre mediciones. Por supuesto Drive funcionó y solo tuvo que esperar unos segundos para que sus compañeros de Arizona tuviesen los datos actualizados. Hasta el momento la Nube había funcionado a la perfección. El problema vino después del robo al pensar que ahora los ladrones tenían a su disposición en el portátil todos los datos de este y de otros proyectos.

No se trataba de un problema de pérdida de la información. Realmente había que plantearse las intenciones de los ladrones y las implicaciones para este proyecto y los demás. Los ladrones tenían todos los archivos en el propio disco duro del ordenador. No solo tenían a su disposición información fundamental es que además podrían manipularla a su antojo. En esos momentos nuestro amigo nos cuenta que entró en un estado de psicosis, ¿que pasa si los ladrones manipulan los archivos y carpetas de los proyectos?, ¿hemos cometido un delito contra la privacidad de nuestros clientes?, ¿querrán aprovechar la información para algún fin? Tomó conciencia de que quizá lo más grave no fuese que tuvieran los archivos, quizá lo peor es que de alguna manera podrían sabotear las carpetas y documentos de la empresa y que Drive se encargará de transmitirlos por sincronización al resto de la empresa.

Como medida de prevención cancelaron el acceso a Drive, nuestro amigo viajó sin portátil y tuvieron que enviarle la documentos en varios emails, en Arizona compró otro portátil del que se queja continuamente por no tener la letra eñe, aunque ya se ha acostumbrado.

Planteando el problema y buscando la solución.

Un par de semanas después del incidente nos pusimos en contacto. Nos explicó lo que había pasado y nos pidió pensar en una posible una solución.

• Por un lado había un problema de capacidad o espacio. La documentación de la empresa consta de  multitud de proyectos y ocupaba 600Gb, algo imposible de mantener sincronizado con Drive, ellos se veían en la necesidad de tan solo sincronizar ciertas carpetas de ciertos proyectos.
• Por otro lado necesitaban cierto mecanismo de sincronización porque con los programas de ingeniería existía la necesidad de guardar los archivos en el disco duro local, abrir los archivos desde la ventana de Dataprius no era práctico, eso funciona perfectamente con Excel o Word y con multitud de programas pero los de ingeniería determinan la necesidad de guardar en local.

Con el simple uso de Dataprius la necesidad de almacenar los 600Gb quedaba cubierta. Bastó con subir los archivos un sábado por la tarde para que a partir de ese momento todos los documentos estuviesen disponibles en la Nube y al instante desde cualquier lugar.

La segunda parte era otra cuestión. Necesitaban guardar los archivos en sus ordenadores de tal forma que se subieran a la Nube y que ante un robo no pudieran ser accedidos. En seguida se descartó la opción cifrar y  mantener los archivos en el disco duro. El cifrado es lento y engorroso, tener que meter una clave cada vez que se abre un archivo es impracticable, al final esta solución solo era una forma de complicar la sincronización, ninguna de las variantes en que pensamos parecía práctica.

A todo esto surgieron por aquellas fechas los primeros virus Cryptolocker que cifraban los archivos del disco duro de los ordenadores y pedían un rescate. Lo único que conseguía en cifrado en local es que tuviésemos cifrado sobre cifrado.

Los enlaces. Una idea simple que merecía ser probada.

Al segundo día de darle vueltas al problema se enciende la bombilla.

¿Y si usamos enlaces? Una especie de “accesos directos” a archivos como los de Windows o Linux pero que apuntan a archivos que están en la Nube. Los accesos directos ocupan muy poco espacio y se podrían tener miles de archivos ocupando un espacio mínimo.

Teníamos que inventarnos un nuevo tipo de enlaces o “accesos directos” que tuviesen varias características básicas:

• Si te roban el portátil el ladrón podrá ver los enlaces pero no podrá abrir los archivos.
• Los enlaces han de ser únicos para cada ordenador. Si se copian a otro no podrán abrirse.
• Buscar una forma de abrir los enlaces de forma rápida localizando de forma efectiva el archivo en la Nube y trayéndolo para que el usuario lo utilice.

Nos pusimos manos a la obra y tras varias pruebas obtuvimos lo que pretendíamos. Creamos un nuevo tipo de enlace que directamente abría un archivo de la Nube, para abrir el enlace era necesario haber entrado en Dataprius habiendo accedido por claves. Si te robaban el portátil y el ladrón hacía click en un enlace tenía que meter las claves de Dataprius, ninguna acción de borrado sobre los archivos tenía efecto en las carpetas de la empresa. La empresa por otro lado podía cancelar la cuenta del usuario en cuanto fuera notificada del robo. Estos enlaces no funcionan si se copian en otro ordenador o se envían por correo.

Las primeras pruebas y el desarrollo de la idea como producto.

Hicimos la programación como se de un nuevo producto se tratase. Decidimos llamarlo “Carpetas Vinculadas” al fin y al cabo los enlaces o “accesos directos” son vínculos a carpetas o archivos que se encuentra en otro lugar.

En nuestros días esta solución se encuentra integrada dentro de nuestro sistema. Es posible activarla desde la aplicación de escritorio de Dataprius y aparece como un icono que hace honor al nombre que le dimos “Carpetas Vinculadas”. Hoy en día es una de las utilidades exclusivas de nuestro sistema y que tiene gran éxito entre nuestros clientes y usuarios.

Ha pasado algún tiempo y hemos recibido comentarios sobre esta herramienta, algunos expertos de departamentos de desarrollo la califican como “el almacenamiento infinito” o el futuro del almacenamiento en la Nube.

En definitiva es una forma de tener 600Gb en un espacio reducido de 80Mb. Los ordenadores y los dispositivos no están limitados por su capacidad ya que guardamos enlaces de acceso rápido a los archivos en un mundo hiperconectado.

Algunos se atreven a decir que esta es la forma en que almacenarán los ordenadores y los nuevos dispositivos que se pongan a la venta en los próximos años.

El concepto es simple y es que  las personas se encuentran muy a gusto viendo los archivos y sus carpetas en su ordenador, estos realmente son una representación de los archivos reales, pero no importa si al hacer click el fichero se abre la instante.

Hay quien nos anima a hacer un producto aparte que use esta idea y este mecanismo. Mientras tanto la herramienta base se encuentra integrada en nuestro sistema, se puede ver en nuestra guía en: Carpetas Vinculadas.