El almacenamiento en la nube no es solo ubicuidad

Todo el mundo sabe que el almacenamiento en la Nube coloca los archivos en un lugar para que estén siempre disponibles.

Sabemos que la ubicuidad significa tener acceso a los ficheros desde cualquier lugar, con el ordenador o con cualquier dispositivo móvil.

Muchas personas y empresas se lanzan a almacenar en la Nube por la necesidad de guardar los archivos en otro lugar. Un sitio para preservar los ficheros de los incidentes locales.

Hasta ahora, estas han sido las razones para subir los archivos a la Nube. Pero es que hay más, mucho más.

Una vez en Cloud, hay muchas características añadidas al mero almacenamiento.

Enumeramos mejoras operativas que la empresa puede obtener con su almacenamiento en Cloud:

• Proporcionar acceso a los documentos a compañeros y clientes.
• Cumplir con RGPD de un plumazo.
• Envío de archivos mediante correo seguro.
• Externalizar seguridad y mantenimiento de los documentos de la empresa.
• Centralizar los documentos de la empresa en un solo lugar.
• Aislar el entorno de trabajo según permisos y roles de cada usuario.
• Disponer de copias o Backups de lo almacenado.
• Deslocalizar la empresa. Conciliación y flexibilidad.
• Reducir consumo y prescindir de infraestructuras informáticas.
• Edición y trabajo con los documentos sin dispersarlos en diferentes dispositivos.
• Control central y ubicuo de la actividad documental de la empresa.
• Herramientas y utilidades sin tener que instalarlas.
• Apertura a posibilidades futuras.

Proporcionar acceso a los documentos a compañeros y clientes.

Cualquier sistema en la Nube permite compartir archivos con los compañeros y con los clientes. Una característica importante es que se debe disponer de un sistema de permisos que permita limitar las áreas a las que acceden los distintos usuarios.

Cumplir con RGPD de un plumazo.

Un almacenamiento en la Nube legal cumplirá las normativas de privacidad y protección de datos, en europa RGPD. Esto significa que nos firmarán los contratos previstos por la ley para el tratamiento de datos por parte de terceros.

Permitirá cumplir con la ley de un plumazo porque la empresa delega esta faceta al proveedor, no tendrá que hacer auditorías internas de seguridad ni demostrar que sus almacenamientos internos cumplen con la ley. Usando la Nube externaliza su almacenamiento.

Envío de archivos mediante correo seguro.

Se pueden enviar correos con multitud de archivos adjuntos y de gran tamaño. Como los adjuntos son ficheros que están en nuestra Nube, irán como enlaces. Se garantiza que independientemente del receptor, estos archivos no caen en lugares inseguros como los servidores de correo de los destinatarios.

Externalizar seguridad y mantenimiento de los documentos de la empresa.

La empresa se libera de las tareas de mantemiento de infraestructuras para el almacenamiento de los datos. Se acabaron los servidores, discos NAS y las delicadas tareas de seguridad sobre esos sistemas locales.

Centralizar los documentos de la empresa en un solo lugar.

Al residir en la Nube, los archivos están centralizados en un solo lugar accesible para todos los miembros de la empresa.

Esto significa mantener la información actualizada en todo momento y controlar el acceso a loa información. Entre otras cosas se pueden hacer backups del conjunto de la estructura de carpetas de la empresa.

Aislar el entorno de trabajo según permisos y roles de cada usuario.

En la empresa los usuarios, los clientes y los colaboradores disfrutan de un acceso ubicuo pero controlado a sus áreas de trabajo.

La misma ubicuidad proporciona la posibilidad de que los administradores puedan modificar estos permisos en cualquier momento sin personal informático y de forma independiente según su grado de responsabilidad.

Disponer de copias o Backups de lo almacenado.

Independientemente de que el sistema tenga la posibilidad de hacer backups, siempre se podrán hacer descargas completas de los archivos en aquellos lugares que estimemos convenientes.

Ya no se está limitado a un ordenador de la oficina para almacenar las copias. Desde otro lugar distante de las oficinas se podrán descargar copias en lugar seguro.

Deslocalizar la empresa. Conciliación y flexibilidad.

Las plataformas de almacenamiento, tanto de datos como de archivos en la Nube, son realmente las herramientas que proporcionan la posibilidad de flexibilidad y conciliación laboral.

Quedan muy lejos aquellos tiempos en que había que llevar un pendrive o ir a la oficina para obtener un documento. La propia Nube nos proporciona la posibilidad de trabajar incluso desde nuestros dispositivos móviles.

Reducir consumo y prescindir de infraestructuras informáticas.

Las instalaciones de servidores e infraestructuras informáticas en la empresa ya son cosa del pasado.

Las aplicaciones en la Nube permiten el pago por uso según el consumo. No es necesario adquirir software que quede obsoleto, que requiere mantenimiento y cuya seguridad ha de ser revisada permanentemente.

Edición y trabajo con los documentos sin dispersarlos en diferentes dispositivos.

El uso de la Nube permite el trabajo con documentos manteniendo una sola versión válida y correcta. Antes cada empleado tenía varias copias de un archivo en varios lugares. Ahora la información está permamentemente actualizada.

Control central y ubicuo de la actividad documental de la empresa.

Se puede saber en todo momento y desde cualquier lugar quién ha actuado sobre la documentación.

Esto permite mejorar mucho el control de los documentos de la empresa. Cada uno será responsable de la información a la que tiene acceso y además se mejora el trabajo colaborativo y en grupo.

Herramientas y utilidades sin tener que instalarlas.

Los sistemas de almacenamiento avanzan muy rápido y proporcionan cada vez más características añadidas. Son aplicaciones Cloud Computing, que siempre están en proceso de mejora y evolución. La conversión de archivos a otros formatos o un OCR son características añadidas el propio almacenamiento.

Apertura a posibilidades futuras.

Las plataformas en Cloud van a ir agregando posibilidades a sus sistemas. Si ya tenemos los archivos en la Nube, será posible integrar nuestro almacenamiento con otros servicios que también están en la Nube. En la actualidad ya se trabaja con la posibilidad de integrar servicios de Inteligencia Artificial o de Automatización de Procesos.