Con el Cloud muchos directivos de la empresa no lo tienen claro. Muchos temen perder totalmente el control de los medios informáticos de la empresa. Otros al probar algún sistema Cloud, asumen que se tendrán que hacer cargo de la administración de estos.
No es ni una cosa ni la otra.
NO se tienen que hacer cargo y además recuperan el control que antes les era opaco y llevado exclusivamente por el departamento IT.
Controlando más que antes pero delegando.
Cualquier software Cloud es mucho más sencillo de manejar que las aplicaciones clásicas que se instalaban en medios locales. Son aplicaciones diseñadas para su uso inmediato tras la descarga por Internet. La sencillez de uso está en el ADN de estas aplicaciones.
Hace tan solo unos años, instalar un nuevo sistema en la empresa era todo un proceso con grandes costes en dispositivos físicos, de personal y en adquisición de licencias software. Era incluso habitual que los empleados necesitaran formación para manejar el sistema.
En la actualidad instalar un sistema en la empresa es cuestión de minutos. Su comercialización es la propia de los productos de Internet: Si lo quieres lo tienes.
Hay una gran diferencia entre el Cloud Computing y el Software clásico.
Con la experiencia de años mostrando las ventajas del Cloud a directivos de empresas, hemos observado que siempre surgen dudas sobre la gestión del servicio.
Cuando un directivo toma contacto con un sistema en la Nube, ya sea un sistema de almacenamiento, un ERP o un CRM, comprende que no es necesario disponer de personal informático de sistemas para su gestión. Pero por otro lado, piensa que podría suponerle una carga más de trabajo tener que administrar este sistema. Normalmente el software se prueba con el rol de Administrador.
El directivo lleva años acostumbrado al software de empresa clásico. Unos sistemas gestionados por el departamento IT de la empresa y para los que cualquier cambio en configuración o funcionalidades le era opaco y llevado a cabo por el personal.
El Cloud libera de todas las tareas complejas de administración de los sistemas, está diseñado para eso.
Por supuesto que podrá delegar las tareas administrativas del sistema a personal de la empresa, pero en esta ocasión el propio sistema y su gestión no le serán opacos, siempre podrá conservar un rol administrativo sobre el software.
Durante años hemos visto que, tareas muy simples en las aplicaciones Cloud, como dar de alta a un nuevo empleado o eliminarlo del sistema eran temas que se debían encargar al departamento IT. El directivo ha estado años funcionando de esa forma.
Todo esto ha sido así de rígido. El que escribe ha sido cocinero antes que fraile, recuerdo esos tiempos en que buscar un determinado archivo en un Backup era un trabajo del departamento IT que podía llevar gran parte de la mañana, extraer datos de las cintas, buscar los archivos etc. Esta tarea ahora puede ser realizada por el propio directivo en minutos, eso no quire decir que no pueda delegarla. Por ejemplo con Dataprius, el director de un departamento puede con sus claves entrar a la aplicación de copias de seguridad, que está en Cloud y es muy sencilla, podrá descargar el mismo la carpeta de un Backup.
Nuevos métodos y nuevos departamentos IT.
Sabemos que el Cloud Computing proporciona por tanto un control y accesibilidad a los medios sin precedentes comparado con los antiguos sistemas.
La remodelación de los departamentos IT provoca los siguientes cambios:
- Elimina los servidores de la empresa y su hardware.
- Penaliza o elimina a los profesionales dedicados al mantenimento de servidores y sistemas operativos.
- Premia a los profesionales con conocimientos de integración, programación y seguridad.
- Premia a los profesionales involucrados en los procesos de negocio de la empresa.
Con el Cloud desaparecen las rigideces e impedimentos de los medios del pasado.
Antes del Cloud, las posibilidades de incorporar nuevas funcionalidades o servicios digitales en las empresas podían chocar con las limitaciones en capacidad de las instalaciones o los conocimientos del personal IT.
Consideremos que una limitación física también viene predeterminada por las instalaciones locales. Si la empresa compró un software que admite un máximo de usuarios o no es posible que los clientes rellenen unos formularios por Internet, ese software se queda como está mientras que en la Nube se pueden encontrar recursos para ello.
En cuanto al conocimiento, el software de la Nube está en Internet. La dirección de la empresa ahora puede tener un conocimiento mucho más amplio de las características de un determinado sistema para saber si se adapta a los criterios de gestión del negocio.
Los nuevos responsables del departamento IT, trabajan ahora en una estrecha relación con la dinámica de la empresa, salen de la opacidad y participan en los cambios sin tener las labores de control físico de sistemas y hardware de antes. Son buscadores, probadores e integradores de soluciones liberados de muchas tareas de antaño que consumían mucho tiempo y recursos de la empresa.
Unos ejemplos basados en la experiencia.
Un controlador de dominio para los Windows de la empresa
Hace mucho tiempo que quedaron obsoletos los servidores en la empresa para esta función. Para lectores no familiarizados, una breve explicación:
Un controlador de dominio es un servidor central de la red de la empresa. Todos los ordenadores de la empresa se conectan cuando los empleados introducen sus claves en sus Windows. Este servidor se encarga de varias cosas, entre ellas verificar el acceso de los usuarios o establecer que programas pueden instalarse en los ordenadores. Permite gestionar la red desde un punto central.
Llevando al Cloud esta funcionalidad se elimina de la empresa un servidor físico que era un punto crítico en la red la empresa. Cualquier problema en este servidor podía producir una parada en la actividad de la empresa y sus sedes.
Ahora la red de la empresa la puede gestionar alguien del departamento IT desde casa confinado por el Covid. Es muy económico y permite ofrecer al directivo una visión de la red construyendo una pequeña aplicación basada en las APIs del servicio.
En 2018 publicamos esto para ayudar a los departamentos IT a migrar: Como montar un controlador de dominio en Azure
Un servidor de base de datos Oracle, MySQL o SQL Server
De nuevo el Cloud hace que nos olvidemos de aquellos servidores que eran críticos en la empresa.
Antes, cuando la empresa mantenía en sus instalaciones servidores de bases de datos, cualquier incidencia provocaba la parada de su actividad, cosas como un corte en el suministro eléctrico, un corte de Internet, un disco en mal estado, un cableado defectuoso, etc…
La oferta de bases de datos en la Nube es muy amplia y de diversas calidades, lo que el Cloud proporciona es la posibilidad de tener estas bases de datos con conectividad a nivel mundial, con backups cuando se quiera, con SLA del 100%, con redundancia.
No es que el directivo se vaya a poner a administrarlas, pero seguro que le parece bien no tener limitaciones en cuanto a capacidades, no hay que instalar nada en la empresa, se incrementa tamaño y rendimiento en cuanto se necesita, se paga por uso. El directivo se olvida de los viejos problemas que daban esas bases de datos cuando estaban en sus instalaciones. Juega con recursos que antes solo estaban disponibles para las empresas enormes.
En cualquier caso es una labor de programación sencilla hacer visibles para el directivo algunas partes de la base de datos.
Un servidor de documentos
El viejo dinosaurio, el servidor de archivos de la empresa, el que ya podemos considerar en extinción tras el Covid.
Se trata de ese servidor que mantenía los documentos de la empresa para el trabajo diario controlando los permisos de acceso a las carpetas y permitiendo búsquedas o backups. Esos softwares de servidor también son denominados “Gestores documentales”
Aquí hablamos con experiencia directa y gran satisfacción. Somos los creadores de Dataprius y podemos decir que ya hemos liberado a unas 500 empresas de esos servidores, si quedaba alguno de nuestros clientes con archivos en sus NAS o servidores locales fueron migrados con el Covid, todos nuestros clientes pasaron al Teletrabajo de inmediato y de forma natural incluso incorporaron a nuevos colaboradores y usuarios.
Aquí los directivos tienen pleno control sobre todos los permisos y toda la documentación de la empresa, de los accesos, de los cambios e incluso de los backups que son automáticos. El departamento IT tiene su propio rol que en el sistema se denomina Usuario Técnico.
Lo que nunca podía hacer un directivo hace unos años era ponerse a aprender como funcionaban los permisos de Windows o de Linux, por eso esta parte le era ajena y opaca.
Para muchas Pymes el cambio ha sido radical tras el Covid
La empresa ya no son los servidores e instalaciones informáticas, porque ya no lo es ni la oficina física dónde está. La empresa son las personas y los medios digitales que usan como herramientas.
Debido a la rápida y obligada implantación del teletrabajo en los últimos meses, fueron muchos los empresarios que se encontraron ante un nuevo panorama. Esto ocurrió en mucha Pymes dependientes de sus instalaciones informáticas locales.
Hablamos de necesidad de control, ya que los empleados que teletrabajan, en su gran mayoría, lo hacían desde sus casas, y de la misma forma que el empresario controla el funcionamiento de su empresa en su día a día, había la necesidad de controlarla a nivel digital.
Los departamentos IT y los informáticos de las empresas más pequeñas se han visto obligados a implantar soluciones momentáneas para solventar un problema no previsto. La dependencia de las empresas de sus oficinas es un problema a solventar. El Cloud siempre estuvo disponible.