Universidad. ¿Es Microsoft 365 adecuado para compartir documentos con alumnos?

En la búsqueda de herramientas que permitan compartir información y datos con los alumnos una Universidad puede verse tentada a usar productos que son conocidos y populares como Office 365.

Simplemente se tiende a implantar lo que a nivel particular se conoce y funciona. Las Bigtech como Microsoft, Dropbox o Google con Drive, tienen un poder de penetración del mercado tan enorme que llegan a hacer pensar que son soluciones únicas y adecuadas en cualquier escenario.

La necesidad de una Universidad de poder compartir archivos y hacer posible el trabajo remoto (Teletrabajo) con los alumnos no dista mucho del de las empresas. Todo viene desde la pandemia del Covid.

Escribimos con una dilatada experiencia adquirida durante años de prestar servicios en Cloud para el almacenamiento y trabajo diario con los archivos de la empresas. Aplicar una solución de una plataforma conocida, que ha proporcionado buenos resultados a un reducido número de usuarios, puede no ser adecuado para decenas o miles de usuarios.

Directivos conocen solución – directivos la aplican.

«Cuando tu única herramienta es un martillo, todo te parece un clavo.«

Este patrón se repite una y otra vez.

La solución que conocemos y que hemos utilizado 6 personas es apropiada para cualquier número de personas.

Los directivos de cualquier empresa tienden a implantar sistemas que han utilizado a nivel personal.

Pero se ha de reflexionar en las capacidades y posibles problemas de los sistemas. Puede ser que funcionen bien de forma reducida pero tener graves inconvenientes con un gran volumen de usuarios o de datos.

Puede ser que el uso de un sistema no sea el mismo. Los directivos de una empresa redactan muchos escritos, para ellos la máxima utilidad de un sistema en Nube puede ser Office, para los empleados no. La compartición, transferencia y organización de los documentos puede que sea más importante para el resto de usuarios, esto ocurre igual en la Universidad con los alumnos.

Problemas de Microsoft 365 en la Universidad.

Microsoft 365 en la Universidad puede suponer un gasto enorme

Las licencias de Microsoft 365 son las más costosas del mercado. Multiplicar ese precio por un gran número de alumnos puede resultar absolutamente desorbitado. No existen reducciones por volumen como en otras plataformas o servicios. (Precios Microsoft 356).

Microsoft 365 en la Universidad supone renunciar a OneDrive

Onedrive es el disco virtual que usa Microsoft 365. Que los alumnos se conecten a ese almacenamiento y que sincronicen sus carpetas y archivos es inviable en términos de privacidad y seguridad.

Nadie puede imaginarse a 5000 alumnos conectados a un disco Onedrive. Tan solo al día siguiente ese almacenamiento tendría cientos o miles de virus. Tan solo un Ransomware de un solo alumno se puede transmitir a la propia Universidad por sincronización.

Si cualquiera puede volverse loco cuando tiene en su ordenador unos cientos de carpetas, ni imaginar cientos de miles de los alumnos.

La primera decisión de la Universidad será no sincronizar los archivos con los alumnos por Onedrive. Esto es ya renunciar a la forma de compartir archivos propia del sistema.

De golpe nos damos cuenta de que se han perdido gran parte de las capacidades que nos brindaba el sistema a un nivel reducido de usuarios. La universidad no puede chequear o pasar antivirus a los ordenadores de todos sus alumnos, como tampoco gestionar adecuadamente el uso que harán de esas carpetas en la Nube.

Microsoft 365 en la Universidad supone un problema para gestionar miles de alumnos

La herramienta de Microsoft dispone de una buena interfaz para la gestión de los usuarios. El problema es que se trabaja sobre una lista lineal de usuarios, dónde no se han podido clasificar por titulaciones, departamentos y asignaturas.

La gestión de los usuarios sobre un producto de uso genérico como este, puede resultar una labor intensa de recursos de personal para la Universidad. Bajo este tipo de gestión de usuarios se necesitará dedicar bastantes horas por parte del personal.

Microsoft 365 en la Universidad. Editar Word y Excel no lo es todo.

Es de suponer que la Universidad desea proporcionar una compartición de archivos a los alumnos dónde pueden existir variados tipos de documentos y ficheros.

La gran baza de Microsoft en cuanto al almacenamiento en la Nube son sus editores de Office.

Realmente, cabe plantearse si la edición de Office determina la herramienta a adquirir. ¿Justifica esto la elección de Microsoft Office?

Si pensamos que el uso que se da a la plataforma es que cada alumno va a usarla durante el 80% del tiempo en editar Word y Excel entonces la elección se justifica.

Mucho me temo que a lo sumo el uso del sistema consistirá en como máximo un 10% del uso en edición de Word y Excel.

Los alumnos usarán la plataforma para la recepción y transmisión de archivos PDF en su mayoría y con gran diferencia. La mayoría del tiempo no están redactando trabajos , la mayoría de los documentos son de compartición de información y PDF es el rey. Es la forma en que los profesores comparten material didáctico.

Además de los conocidos editores de Microsoft existen alternativas que no está mal que se conozcan por parte el alumnado. Existen editores de software libre como Libre Office, Open Office, Wps Office, Only Office, etc.

¿Qué proponemos desde Dataprius?

1. Una reflexión sobre si es adecuado el uso de herramientas como Microsoft 365, Google Drive o Dropbox en la Universidad. Teniendo en cuenta lo explicado anteriormente.
2. Una reflexión sobre si los conocido y ofertado sirve en cualquier circunstancia, en cualquier entorno y con cualquier número de usuarios.

Por último, que le eches un vistazo a nuestro sistema, una Intranet en Cloud, que no necesita de uso de un disco virtual, que tiene sus propios editores y que ya dispone de gestión de usuarios para cientos de ellos (ya sabemos que serían miles). Ciertamente necesitaría una adaptación para la Universidad, pero podemos hacerlo porque somos los desarrolladores, a un coste por debajo de Microsoft 365. El objetivo es que el sistema se adapta a la institución y no al contrario.

Que un sistema se adapte a tus necesidades, eso si que no lo hacen las Bigtech. Simplemente no podrás ni hablar con ellos.