Embarcarse en SharePoint o la sencillez de Dataprius

Cuando no se conocen otras alternativas, enseguida se recurre a servicios de almacenamiento de grandes marcas. Ejemplo de ello es la implantación de SharePoint en muchas empresas.

No porque sea la mejor opción, sino porque para muchos empresarios es la única, al no disponer de información sobre otras herramientas de gestión documental, como es el caso de tu gestor documental online Dataprius.

Aunque lo peor de todo es cuando las empresas confunden entre Intranet y disco de almacenamiento virtual, algo que no tiene nada que ver.

Porque lo que una empresa necesita no son muchos terabytes donde guardar archivos de forma masiva y con una mala organización, sino una herramienta de colaboración online que nos incluye el paquete de Office, integración con correo eléctronico, etc., todo en la nube y de manera segura.

Si estás buscando una plataforma colaborativa, intranet para empresas, herramienta de gestión documental o sistema de administración de documentos, donde puedas tener todo el paquete de Microsoft Office 365 online (con Word, Excel, Access, Powerpoint…), sigue leyendo.

Te vamos a explicar cómo funciona SharePoint, las diferentes versiones que hay y sus diferencias con Dataprius, así como otra serie de cuestiones que deberías tener claras antes de elegir una plataforma de almacenamiento y colaboración en línea.

¿Qué es SharePoint y cómo funciona?

Sharepoint es una plataforma de colaboración empresarial creada por Microsoft, la cual está formada por un conjunto de programas que van a permitir la gestión de documentos entre los miembros de una misma empresa.

Entre otras cosas, permite:

• Trabajar a varios usuarios sobre un documento común
• Poder visualizar esos cambios
• Compartir archivos entre usuarios
• Estar en contacto con otros usuarios con los que se trabaja sobre un mismo proyecto, funcionando en muchos casos como una intranet corporativa.

Esta herramienta es un producto de Microsoft de amplia difusión en empresas de mediano y gran tamaño. Forma parte del Office 365 SharePoint, en el plan premium para empresas.

Es importante distinguirla de One Drive (también de Microsoft), con el que se puede sincronizar, pero hay que entender que no se trata de un un disco virtual de almacenamiento, sino de un software de colaboración empresarial para la gestión de documentos.

Durante algún tiempo el software más común era Sharepoint on premise, lo que implicaba un mayor coste de hardware y unos mayores costes y dedicación en mantenimiento de servidores. Con el auge de la nube, se dio el paso al cloud con SharePoint online para que los usuarios pudieran conectarse desde cualquier lugar y a cualquier hora.

Esta herramienta o plataforma de gestión empresarial incluye gestión de meta datos, calendario y posibilidad de integrar con Outlook.

¿Qué desventajas tiene SharePoint on premise?

Uno de los primeros inconvenientes de la opción Sharepoint on premise (Sharepoint Server 2019) es que se necesita un periodo de tiempo para su implantación como herramienta de trabajo dentro de una empresa, el cual puede resultar demasiado largo y complejo para muchas empresas.

El comercial de Microsoft debe hacer su propuesta y adaptarla a las necesidades de la empresa y, una vez aprobada, se deberá instalar la plataforma en cada uno de los ordenadores de los usuarios que vayan a pasar a formar parte de esta plataforma, siendo el coste por usuario al mes y no por grupo.

También se requiere la instalación de un servidor específico para el programa, conectado a los diferentes dispositivos mediante dirección IP.

Esto, aunque Microsoft Sharepoint ya simplifica la labor que en un primer momento requeriría la implantación de una herramienta de estas características en la empresa, implica un plazo mínimo para que los usuarios puedan comenzar a utilizarlo.

Este plazo se extiende de 1 a 2 meses, ya que en este periodo será necesario incluir cursos para que los nuevos usuarios puedan aprender el manejo de la plataforma, al tratarse de una nueva herramienta para ellos a la hora de realizar su trabajo.

A esto debemos añadir que el usuario únicamente podrá acceder a la plataforma desde un ordenador que ya cuente con el programa instalado en su disco duro o que esté suscrito a Sharepoint, impidiendo en este sentido, que el usuario pueda hacer uso de la plataforma en cualquier momento y lugar. Además,  no ofrece la posibilidad de desactivar la cuenta cuando se desee, quedando abierta aún cuando la empresa quiera prescindir del servicio.

Todo esto haría que se le presentara un problema al empresario, ya que además de el elevado coste económico que supone la instalación de Microsoft SharePoint, también se incrementaría el tiempo de implantación del nuevo modelo de trabajo, sin contar con el continuo mantenimiento que necesita el sistema para que se encuentre actualizado en todo momento y el cuidado del servidor hemos debido de instalar.

Siempre hay que preguntarse realmente si de verdad vale la pena asumir tantos costes para el tipo de tareas que va a realizar nuestra empresa.

SharePoint Server, y las soluciones on premise en general, incluyen muchas más funcionalidades que SharePoint online, pero probablemente tu empresa no las necesite y crear y gestionar una granja de servidores puede resultar complejo, especialmente cuando hay nuevas actualizaciones de Windows.

Frente a las opciones on Premise, está claro que a ti como empresa, si quieres ahorrar costes y reducir los tiempos de implementación, te interesa crear una intranet online o gestor documental en la nube que te permita crear, editar y compartir documentos en línea con otros usuarios de tu empresa.

Dataprius: ¿qué ventajas te ofrece?

Lo ideal es utilizar una herramienta que sea capaz de ofrecerte las múltiples ventajas de plataformas de colaboración online como SharePoint, pero sin los inconvenientes y la complejidad que conlleva esta herramienta.

Con Dataprius dispones de una solución para gestión de tareas, edición de documentos en línea, gestión de correo electrónico integrada con Outlook, instalación de aplicaciones y posibilidad de organizar tus archivos y carpetas de manera sencilla.

Con esta herramienta de gestión en la nube tienes la plataforma colaborativa perfecta para la empresa.

Este software es capaz de cubrir muchas de las necesidades que pueda tener una empresa, ya sea de grande o pequeño tamaño. Hablamos de una solución escalable, segura, sencilla, en la nube y con un sistema gestión documental en red que te facilita el trabajo.

A través de Dataprius, podrás cuidar la seguridad de los datos del cliente, crear y guardar documentos, enviar e-mails y gestionar los contactos con los compañeros de trabajo.

Se trata de una solución personalizada que te permite incluso incorporar la imagen corporativa de tu empresa y tener todas las ventajas de una plataforma empresarial escalable.

Entre otras ventajas, tú eliges cuántos Terabytes vas a utilizar, puedes utilizar dos versiones de Office online (para editar documentos también desde el móvil), cuentas con backup gratuito y múltiples ventajas de personalización, tanto en los correos como en las aplicaciones y logotipos de la empresa.

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De fácil manejo, tu gestor documental online te permite empezar a trabajar desde los primeros días, sin que tengas que impartir cursos para que los empleados conozcan y se familiaricen con el programa.

La aplicación se instala en pocos minutos y te permite cerrar tu cuenta de usuario en cualquier momento, con todas las ventajas de Office 365.

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