Almacenamiento en Nube individual frente al multi-usuario

Se está ignorando la gran diferencia que existe entre las aplicaciones de almacenamiento en Nube para uso individual y las de uso colectivo o multi-usuario. Existe gran saturación de información sobre el almacenamiento en la Nube, una información que normalmente solo contempla como importantes los factores de capacidad y el precio. Cierto es que últimamente también comienza a preocupar el tema de la seguridad y cumplimiento de las leyes de protección de datos LOPD, pero esto está incomprensiblemente en un segundo plano.

Las Pymes andan muy perdidas en esto y más cuando toda la información que encuentran no les ayuda en sus necesidades. Muchas veces, estas decisiones se toman bajo el criterio de cuanto más mejor. Cuanta más capacidad mejor, cuanto más barato mejor. En el almacenamiento en Cloud ha habido incluso una competición por ver quién daba más Gbs gratuitos. Ha habido incluso una época en la que parecían empresas que ofrecían capacidad ilimitada. Un almacenamiento en Nube no es mejor por tener más capacidad, todo depende también de sus prestaciones.

Existen multitud de Blogs e incluso los medios tradicionales que ofrecen comparativas basadas en la la gratuidad y en el número de Gigabytes que ofrecen los proveedores. Como se puede comprobar no se contemplan otros factores como: si la aplicación sirve en entornos empresariales multi-usuario o algunos detalles nimios como la privacidad y la seguridad.

Aprovechando la oportunidad, explicaré por qué ofrecen esa cantidad de Gigabytes gratuitos. Es simple, estas empresas saben que nunca los vas a consumir. Cuando un almacenamiento en Nube te ofrece 100Gb gratuitos saben que tardarías meses en ocupar esos Gb. Además, solo te hablan de capacidad pero es que para llenar esos Gbs necesitarías subir los archivos muy rápido, aquí hay una variable perfectamente controlable por ellos, la velocidad de subida. Por un lado estás limitado por tu propia conexión a Internet y por otro ellos pueden hacer que subas los archivos a velocidad de tortuga.

Escribo este artículo pensando en una experiencia personal. Durante el último mes he recibido dos correos preguntándome que que alternativa legal recomendaba para Dropbox. Al contestar a estos correos me siento como si al Papa le preguntan cuál es la mejor Mezquita. Sin entrar en otras consideraciones, la alternativa legal a Dropbox en sin duda hubiC. El motivo es que hubiC  es un sincronizador del estilo de Dropbox pero que cumple la LOPD por estar en Europa y no bajo Safe Harbor. Esta aplicación pertenece a la empresa OVH con sede en Francia, ofrece 25Gb gratis y  almacena los archivos en centros de datos ubicados en Europa. Estos centros de datos han de cumplir las leyes europeas de protección de datos como la LOPD y por tanto los archivos no pueden caer en manos de traficantes de datos como las empresas USA.

Hemos hablado de un ejemplo que ofrece capacidad, legalidad  y privacidad. La cuestión es que se trata de una aplicación del estilo de Dropbox, pensada y diseñada para uso individual. Se trata de un sincronizador. Se trata de almacenamiento en Nube individual que no nació pensado para múltiples usuarios.

Para uso individual, un sincronizador como hubiC es fantástico, es tremendamente sencillo y práctico. Podrás mantener una copia de los archivos en la Nube con total facilidad. Ojo, que estamos hablando para uso individual, en una empresa o colectivo queremos que varias personas entren y dispongan de acceso a los archivos, eso es otra cosa.

Un almacenamiento en  Nube individual.

Todos los sistemas de almacenamiento que sincronizan archivos nacieron y fueron diseñados para uso individual. La mayoría, permiten agregar usuarios o compartir los archivos con otros pero esto es solo un añadido posterior, un parche, que produce varios efectos colaterales. Tanto Dropbox, Box, Drive como el anteriormente mencionado y legal hubiC son sincronizadores.

Lo que hace un sincronizador es mantener copias de las carpetas y los archivos en uno o varios dispositivos. El modelo más simple es cuando se tiene instalado en un ordenador y se sincroniza contra la Nube.

En este modelo, si se pone una carpeta o archivo en el ordenador entonces se sube a la Nube. Si se borra o modifica una carpeta o archivo entonces los cambios se hacen en la Nube, es decir se sincroniza. Como estamos en el caso de una sola persona y de un solo dispositivo no suele haber problemas.

Cuando se usan más dispositivos la cosa se complica un poco. Se espera tener todas las carpetas, su fisonomía y sus contenidos de forma similar en todos los dispositivos.

De forma individual y con varios dispositivos ya aparece un problema. Si alguno de los ordenadores ha permanecido apagado durante cierto tiempo habrá que esperarse a que los cambios se sincronicen, sino podríamos estar trabajando sobre versiones obsoletas de los archivos. Si tenemos una cuenta con gran capacidad, digamos 25Gb y uno de los ordenadores no está sincronizado estaremos sometidos a la espera de sincronizar esos 25Gb, podrán ser muchas horas. Lo ideal es que todos los contenidos estuviesen a mano de forma instantánea como en Dataprius ¿verdad? tanto si son 25Gb como 200Gb.

Los anterior es simple, pero las complicaciones reales aparecen cuando ponemos tan solo un usuario más. Entonces habrá dos personas que acceden a los mismos contenidos de la Nube y que sincronizan en diferentes dispositivos. Ya tenemos una situación conflictiva, dependiendo del usuario habrá diferentes versiones de los archivos en diferentes dispositivos, además cada uno puede manipular la estructura de carpetas de la Nube. Aparecen los “Conflictos de Archivo” y eso que solo tenemos a dos usuarios, ahora se empieza a entender que esto es un tipo de almacenamiento en nueb y que pueden existir otros métodos.

Una misma cosa no puede estar en dos  sitios al mismo tiempo. Puede que esto ocurra con la física cuántica pero no en la física del mundo en que se guardan los archivos. Mientras más copias tengamos repartidas de los archivos, en más dispositivos y con más usuarios, más probabilidades existen de que esas copias sean diferentes, de hecho es natural que ocurra.

La sincronización fue diseñada para uso individual. Si se utiliza en un entorno con múltiples usuarios los problemas son inevitables. En una empresa, los archivos estarán repartidos en multitud de dispositivos de múltiples usuarios. Cada usuario es libre de hacer cambios sobre esos archivos incluso si se encuentra desconectado del sistema.  La sincronización, coloca en cada carpeta sincronizada de cada usuario los archivos de la empresa, que por supuesto podrán ser modificados en cualquier momento incluso sin conexión ni control. Los usuarios entrarán en conflicto para determinar qué cambios son los definitivos. Se trabajará sobre versiones obsoletas e incluso sobre archivos que ya no existen porque fueron borrados por otro usuario.

Por el contrario, un sistema centralizado y no sincronizado, otro tipo de almacenamiento en nube, obliga a los usuarios a trabajar directamente con las versiones más recientes y oficiales de los archivos. Los sistemas centralizados tipo Dataprius si están pensados y diseñados para entornos multi-usuario.

Diferencias entre Almacenamiento en Nube individual frente al multi-usuario.

Distribución de los archivos. Un sistema multi-suario no se puede basar en la sincronización porque no debe repartir los archivos y carpetas de la empresa en multitud de dispositivos. Un sistema multi-usuario centraliza la información en un repositorio común accesible mediante claves y permisos para todos los usuarios. El repositorio común permite disponer de las versiones reales y actualizadas de los archivos, si varios usuarios quieren modificar un archivo el sistema controlará quién lo está usando y así evitará conflictos.

Errores de versiones y conflictos. Forma parte de la naturaleza de los sincronizadores que como sabemos no están pensados para múltiples usuarios. Los conflictos son continuos y aumentan exponencialmente a medida en que aumentan los usuarios del sistema, más usuarios son más copias de los archivos en más dispositivos.

Control de acceso. Un sistema basado en la sincronización no tiene realmente seguridad ni un control de acceso sobre los archivos. Cualquiera que tenga acceso a uno de esos dispositivos que está sincronizado podrá acceder a los archivos. No se necesitan ni siquiera las claves del sistema en la Nube. La inseguridad está al nivel del ordenador o dispositivo que mantiene las copias sincronizadas de los documentos. A nivel individual y con un par de dispositivos sincronizados en fácil controlar la seguridad de los archivos porque tan solo hay que mantener seguros dos dispositivos. Cuando hay varios usuarios tendríamos que mantener la seguridad de cada dispositivo que usa cada usuario para sincronizar.

Cumplimiento de leyes de privacidad y LOPD. Un sincronizador como un disco virtual es un tipo de almacenamiento en nube que no pude cumplir las normas de privacidad y protección de datos debido a su naturaleza. Basar su dinámica de funcionamiento en la sincronización de los archivos implica tener copias de esos archivos en al menos tantos dispositivos como usuarios acceden al sistema. La seguridad del acceso a los documentos reside entonces en la seguridad individual de cada dispositivo. El acceso a los documentos confidenciales y privados se realiza sin control del sistema porque se trata de un simple acceso a las carpetas del dispositivo. Las claves o la seguridad del sistema en la Nube carecen de importancia, podemos acceder directamente a los archivos sin estar conectados.

Es evidente que en una empresa, esta situación de múltiples copias de los archivos en múltiples dispositivos obligaría a mantener un control en el acceso y seguridad de cada dispositivo. Recurrir a soluciones basadas en la encriptación de los archivos en cada dispositivo no es práctico, siempre habrá algún usuario que se conectará al sistema desde algún otro dispositivo sin cifrar los archivos y los dejará expuestos a la seguridad de su propio dispositivo. Se entra en una dinámica imposible de controlar por parte de una empresa que debería auditar todos los dispositivos y ordenadores que se conectan al sistema, tendrán que auditar incluso los ordenadores que los trabajadores tienen en casa. Es imposible mantener el control de la información de la empresa cuando se encuentra repartida en multitud de lugares, incluso se desconoce dónde están.

Los sincronizadores o discos virtudes están pensados para uso individual. Para que un sistema sea utilizado por múltiples usuarios se necesita un sistema centralizado como Dataprius.