El enemigo en casa. Accidentes con los documentos de la empresa

En un mundo ideal, los trabajadores están contentos en su empresa y todo es armonía y concordia, nunca hay problemas con la documentación ni con los archivos de la empresa. Pero la realidad es que en la gestión de archivos de una PYME o gran empresa ocurren imprevistos. Desorganización, errores que merman la producción, desastre naturales, borrados accidentales, robo de archivos, sabotajes industriales. Puede ocurrir cualquier cosa.

La Gestión Documental evita los incidentes con los documentos y archivos de la empresa. Dataprius ofrece varias funcionalidades que permiten paliar, anular o controlar estas situaciones no deseables en cualquier ámbito laboral:

Registro de actividad. A todo usuario se le registran sus acciones. Tiene un control de las entradas al sistema, descargas, subidas, renombrados o borrado de archivos y carpetas. El administrador puede generar un informe de auditoría en PDF filtrando por fechas las acciones de todo empleado. Si un empleado ha estado haciendo actividades fuera de lo normal siempre quedará registrado y será admitido como prueba.

Borrado de archivos. Cuando un usuario borra archivos de Dataprius van a la papelera. Dicha papelera de reciclaje sólo puede ser vaciada parcial o completamente por el administrador. No hablamos de un descuido. Imagínese un sabotaje por un empledo despedido con la intención de destruir documentación.

Backups. Dataprius dispone para sus clientes de backups directamente en la nube, donde se hace una copia en pocos minutos de todo su disco y puede ser descargada en cualquier momento por el administrador. Este respaldo de archivos es un respiro inmediato ante cualquier incidente.

Autocopias. Cuando se trabaja directamente sobre archivos desde Dataprius, se generan autocopias (Como un control versiones de archivos) de los diferentes guardados de ese fichero. Esta medida sirve para comprobar algún trabajo hecho anteriormente más que para evitar sabotajes. Pero siempre ha sido de gran ayuda en el contexto de «recuperar trabajo perdido». Por eso lo incluimos aquí.

Privacidad y protección de datos. Siempre que se use Dataprius estará seguro que cumple con la ley de protección de datos. Entonces es un problema menos del que preocuparse ya que se evita enfrentarse a las sanciones de LOPD que pueden acabar con cualquier empresa. También está la parte moral de no entregar los archivos a proveedores que comercian o manipulan la información de los clientes.

Hacemos hincapié que ahora el servidor de la empresa está en la nube, por lo que ante un robo físico, terremoto, incendio o catástrofe de material informático el daño es mínimo, puesto que su información está a salvo siempre aunque su oficina se haya inundado por ejemplo (Sin servidor de oficina).

Estas herramientas y funcionalidades ayudan a impedir accidentes en la gestión documental y sirven de respaldo ante los imprevistos descritos antes. Si ha tenido alguna vez un problema de este tipo, estoy seguro que estas medidas hubieran hecho que estuviera más tranquilo.