En muchas ocasiones nos vemos en la necesidad de explicar por qué los archivos enviados desde la web del sistema no pueden ser subidos directamente sobre las carpetas Dataprius. En este artículo pretendemos responder de forma resumida a esta cuestión.
Dataprius impide que cualquiera con acceso web pueda manipular de forma arbitaria los archivos y carpetas almacenados. Permitir que cualquiera pueda realizar operaciones sobre las carpetas y los archivos es otra mala práctica de los Discos Virtuales.
Otra mala práctica proveniente del uso de los Discos Virtules
Subir archivos desde la web a cualquier carpeta es otro caso de mala práctica que los usuarios asumen “como natural” con el uso de los Discos Virtuales de siempre: Dropbox, SugarSync, Box, Drive, etc.
En entornos como Dataprius, donde se vigila la privacidad de los archivos y donde prima la protección de los datos, no se puede permitir que cualquiera pueda subir archivos sobre las carpetas. Las carpetas deben estar protegidas de la manipulación por parte de terceros, tanto como si estuviesen en nuestra propia red interna o nuestro ordenador.
Ya hemos explicado muchas veces que los Discos Virtules propician la pérdida del control de los archivos cuando se comparten, nunca se sabe donde pueden terminar. Ahora nos centramos en un problema más grave. Se invierte mucho tiempo organizando las carpetas y los archivos como para que después llegue un usuario “cualquiera” al que concedimos acceso y que suba todo lo que quiera sobre nuestra estructura. Esto es habitual en los Discos Virtuales, no solo provoca problemas de organización, también los típicos problemas de conflictos de archivos y pérdidas.
A efectos prácticos, la situación que provocan los Discos Virtules es similar a que a nivel físico, después de organizar todos nuestros documentos en sus correspondientes carpetas y archivadores, dejemos que cualquiera entre en la habitación y guarde sus documentos en nuestras carpetas, de cualquier forma, sin tener en cuenta la organización que tanto nos ha costado establecer.
Dataprius evita el problema de forma sencilla
Se puede esperar un alto grado de organización por parte de aquellos usuarios o colaboradores que tienen permisos de acceso de tipo “compañeros” como hace Dataprius. Para los usuarios web, hay que establecer otras reglas de trabajo y desde luego nunca permitir que manipulen las carpetas y los archivos del sistema de cualquier forma como en los Discos Virtuales.
La solución consiste en que los archivos enviados desde la Web se guarden en una “Bandeja de Entrada”. Posteriormente esta bandeja de entrada puede ser supervisada y si procede copiar los archivos a sus carpetas correspondientes.
La supervisión y control de los archivos entrantes no es nada nuevo. Es una práctica que lleva muchos años formando parte de de los procesos de gestión de las empresas. Es como cuando alguien se dedica a abrir el correo físico que llega y determina que acción se realiza con el papel recibido, archivarlo, clasificarlo o tirarlo a la papelera.
Dos sencillos pasos para el envío de archivos desde la Web
1) En la web hay un botón de “Enviar Archivos”.
2) Una vez enviados los archivos aparecerán en la “Bandeja de Entrada” de la aplicación.
Como se ha visto antes, los archivos de la “Bandeja de Entrada” pueden ser supervisados, borrados o copiados a nuestras carpetas. De esta forma los usuarios que no tengan privilegios de acceso no conocerán nuestra estructura de carpetas ni podrán manipularla.
Una vez más, Dataprius demuestra que no todo consiste en almacenar en la Nube. Se han de tener en cuenta los procesos involucrados en la gestión de los archivos almacenados. Los Discos Virtuales sólo se preocupan de almacenar y compartir sin contemplar cuestiones de control y gestión de la información almacenada.
He intenado probar eso, pero no sale iguale en la versión actual. Pero igualmente queda claro. En vez de recibir los archivos de los clientes en mi email, los recibo directamente en la nube y ya cada compañero organiza y evalúa la información.