Explicación de gestión documental para un niño de 5 años

Como estamos en época de vacaciones para muchas empresas, hoy le vamos a quitar un poco de seriedad al Blog. Respondemos a nuestro amigo Carlos, que nos propuso explicarle  la diferencia entre un Disco Virtual y un sistema de Gestión Documental como si fuera un niño de 5 años.

En este caso veremos una de las diferencias más importantes,  como la duplicidad de archivos en los Discos Virtuales produce problemas, demostrando que la forma de funcionar de los Discos Virtuales no tiene nada que ver con la Gestión Documental. Los adultos, por supuesto ya sabemos que duplicar los archivos tal y como hacen los Discos Virtuales crea más problemas de los que resuelve.

En el colegio se enseña a sumar con peras y manzanas, comencemos pues:

1) La profesora que se llama María, le pide a Luis, Isabel y a Juan que sincronicen un archivo que ella ha subido a la Nube que se llama “fruta.docx”.

descargar-archivo-nube2) Los chicos, que usan un programa llamado Dropbox (debido a su corta edad no saben nada ni de seguridad, ni de privacidad y mucho menos de Gestión Documental) abren el programa y sincronizan todos los archivos hasta que aparece “frutas.docx”.

3) Ahora Luis, Isabel y Juan ya tienen el archivo “frutas.docx” en sus ordenadores, tras haber esperado un rato a que el programa hiciese la sincronización, porque el programa funciona así, en Dropbox hay que esperar a que las cosas se sincronicen.

4) Los niños abren el archivo y ven que pone “Plátano” en la primera línea. ¡Esto es fantástico! Los niños ven como guardar los archivos en la Nube ha permitido que la profesora comparta el archivo.

5) Ahora, María le pide a los niños que escriban su fruta favorita en el archivo.

6) Juan pregunta: ¿Lo escribimos después del Plátano?. La profesora les contesta que no, que deben escribirlo sustituyendo la palabra “Plátano”. Bien, contesta Juan.

7) Los niños se ponen en la tarea de tal forma que:

Luis escribe: “Manzana”, Isabel escribe: “Pera”, Juan escribe: “Naranja”editando-archivo8) Ahora la profesora le pide a los niños que comprueben si el archivo “frutas.docx” se ha sincronizado, es decir si se ha subido a la Nube.

9) Todos los niños responden que sí con satisfacción, que el archivo ya está sincronizado según indica una bolita que aparece en el icono. ¡Trabajar en la Nube es fantástico!, comenta Isabel.

10) La profesora se queda pensando durante unos momentos. Les pregunta a los niños.

11) Cuando yo abra el archivo, ¿qué fruta pondrá?

12) Luis dice que pondrá “Manzana”, Isabel dice que podrá “Pera”, Juan dice que pondrá “Naranja”. La profesora que ya tiene sus dudas se pregunta a si misma: ¿Debería poner “Plátano” que es lo que yo misma he escrito?

13) ¡Ninguna de las predicciones se cumple! Todos comprueban con espanto que hay un “conflicto de archivo”. Pues esto es lo que pasa con los Discos Virtuales, están muy bien para guardar cosas en la Nube y compartir, pero en absoluto están pensados para trabajar con los archivos.

archivo-en-conflicto

Ahora los niños discuten acaloradamente sobre qué debería poner en el archivo. María les comenta que esto mismo les hubiese ocurrido con cualquier trabajo para el colegio y que entonces el archivo podría tener cientos de líneas, ¡imaginad que despropósito! Sin resolver la situación, María da por finalizada la clase y les propone a los niños que el próximo tema será como con los Discos Virtuales se pierde el control de los archivos y todos los niños del colegio podrían copiar sus trabajos.

Conclusión

Los Discos Virtuales no sirven para el trabajo por parte de varias personas porque crean conflictos. Un sistema de Gestión Documental evita que pasen estas cosas, cuidando de mantener un orden en los archivos. Simplemente con Dataprius esto no pasa, porque sólo una persona puede actuar sobre un archivo de la Nube en un momento determinado.

El modo de funcionar del almacenamiento en la Nube que ofrecen los sincronizadores crea un problema de duplicidad, que es la causa de los conocidos conflictos de archivo, o sea, terribles pérdidas de tiempo en el trabajo. Todo esto ya lo sabemos y eso que no hablamos de temas de seguridad y control de la información.

Un saludo a todos.

 

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