Hoy hablamos de algo realmente básico. El motivo de que mucha Pymes aún no hayan saltado al Cloud es realmente el desconocimiento y la falta de organización. No hablamos del desconocimiento del Cloud Computing, que es bastante grande, en general hablamos de la informática básica de empresa.
Es sorprendente, pero abundan las Pymes dónde cada empleado hace el trabajo con los archivos de la empresa por su lado y a su manera. Me refiero a que no se conocen los fundamentos del trabajo en Red y Centralizado. Si por ejemplo, Juan Martínez elabora un presupuesto, lo hace en su propio ordenador, lo almacena en su propio ordenador y lo envía posteriormente con su propio Outlook. Si Juan Martínez es una persona poco organizada habrá un montón de versiones del presupuesto por todas partes, incluido su escritorio que posiblemente ya está saturado con multitud de iconos.
Este tipo de empresas, que suelen tener pocos empleados, porque con más serían totalmente inoperativas. Basan su organizaión documental en la interacción constate y directa de sus miembros.
La información de esta empresa se encuentra repartida y dispersa en los distintos ordenadores o dispositivos. No se dispone de una centralización de la información ni de unas pautas organizativas de los datos. Esto crea una gran ineficacia operativa que se traduce en grandes pérdidas de tiempo y una gran inseguridad de los datos de la empresa.
Las Pymes con tal grado de desorganización como el descrito anteriormente, tienen un grave problema operacional que no hace más que incrementarse con el transcurso del tiempo. Este trabajo descentralizado provoca entre otros los siguientes efectos:
1) El 80% del tiempo de trabajo con los archivos se emplea en buscar esos archivos. En cuanto se necesita un archivo asociado a un proceso de trabajo que se realizó hace cierto tiempo, ha de comenzar otro proceso de búsqueda que consume mucho más tiempo y recursos que el trabajo en si mismo.
2) No se puede realizar un seguimiento del trabajo realizado o en curso porque la información de la Pyme se encuentra dispersa. Al no tenerse un lugar central de almacenamiento de la información, es imposible tener una visión completa de las actividades realizadas y un control de las mismas.
3) La Pyme no puede trabajar en equipo ni realizar trabajo colaborativo. Es evidente que esto ocurre al no disponer los empleados de la debida información sobre los trabajos que se realizan. Esto se traduce en una interación directa y personal con el resto de empleados, en lugar de acudir a un repositorio de archivos y comprobar cada uno de forma independiente la información existente.
4) La ausencia de un empleado provoca situaciones de crisis al no estar disponible de forma inmediata la información sobre su actividad. Lo peor es si dicho empleado causa baja o si deja de trabajar en la empresa.
5) Ante una incidencia en algún ordenador, de algún empleado, la empresa se ve comprometida ante la pérdida de información que almacenaba dicho ordenador. Las roturas de ordenadores o los virus provocan pérdidas de información con graves perjuicios.
6) No se pueden realizar copias de seguridad de la información de la empresa por estar deslocalizada. Como los archivos están repartidos en multitud de lugares no se puede hacer una copia completa de los datos de la empresa.
7) Los tiempos de respuesta ante una solicitud de archivo por parte de un cliente son inasumibles. El cliente aprecia esto como un retraso inexplicable y un mal servicio.
8) Por supuesto, estas Pymes no diponen del “factor movilidad”.
Si preguntamos a cualquier informático, de cualquier parte del mundo, cuál es la utilidad de las Redes responderá que: para compartir recursos. Una Pyme como la descrita anteriormente, seguramente habrá instalado una impresora central donde a través de la red todo el mundo imprime. Se trata de un recurso centralizado, una impresora compartida. No se les habrá ocurrido instalar una impresora en cada ordenador de la empresa. Pues con los documentos ocurre lo mismo. Los documentos son recursos valiosos de la empresa y por eso han de estar centralizados en un repositorio común y accesible por todo el personal que deba acceder a ellos.
Antes, para solventar esta situación, la Pyme se veía obligada a comprar un servidor central para almacenar los documentos. Tenía que afrontar unos gastos de instalación y manteniemiento. Ahora existen soluciones en Cloud que permiten trabajar de forma mucho más ágil que con los viejos servidores, además se dispone de movilidad y del pago justo por los recursos que se consumen.