Ideas exitosas trabajando en la Nube. Autocopias de archivos.

Hace una par de semanas, estuvimos repasando cuales son los puntos más fuertes de nuestro “Sistema de archivos en La Nube“. Se trataba de evaluar qué mejoras han tenido mayor impacto en nuestros clientes y usuarios. A partir de esa evaluación obtuvimos una lista de ideas exitosas, en este Blog iremos hablando de cada una de ellas. Hoy hablamos de las “Autocopias”.

Las Autocopias

Llamamos “Autocopias” a las copias Automáticas que hace nuestro sistema cuando se trabaja directamente con los archivos de la Nube. Es un botoncito que aparece en la aplicación cuando tenemos seleccionado algún archivo del sistema.

 Como hemos dicho, las “Autocopias” son copias automáticas o “Backups” que se realizan cuando se está trabajando con un archivo. Si se abre un archivo directamente desde la aplicación, esto es con un doble-click habitual de Windows, entonces cada vez que se guarde el archivo el sistema evaluará el tiempo que ha pasado desde la última vez que se guardó y hará una “Autocopia”.

Las copias se hacen a intervalos de 30 minutos. Es decir el sistema no guarda una copia cada vez que se guarda el archivo, se prefieren hacer copias cada 30 minutos de trabajo. Esto se hace así, calculando que siempre se puedan guardar al menos 6 horas de trabajo con los archivos, Si hay 12 “Autocopias” a intervalos de 30 minutos, entonces siempre tendremos 30×12= 6 horas de trabajo con el archivo.

La utilidad de las “Autocopias” es evidente. Se trata de poder volver a una versión anterior del archivo, es decir una versión antes de haber efectuado los cambios. Se trata ofrecer la seguridad de trabajar con los archivos teniendo un respaldo en caso de fallo del ordenador o fallo humano.

Todo el que haya trabajado con Word o Excel habrá experimentado alguna vez un cierre inesperado de la aplicación. Estos fallos provocan en muchas ocasiones pérdida del trabajo que se estaba realizando. Con las “Autocopias” siempre podemos volver a una versión anterior del archivo antes del fallo.

Las “Autocopias” también nos proporcionan una solución ante los errores humanos. Si borramos accidentalmente parte del documento sobre el que estamos trabajando también tendremos una copia para no perder lo que habíamos hecho.

Las Autocopias sustituyen con agilidad a los viejos sistemas de versioneado de archivos.

Muchos sistemas de Gestión Documental disponen de la capacidad de almacenar versiones de archivos. El problema es que esta generación de versiones es muy tosca y requiere un trabajo extra. Casi siempre se trata de generar una versión nueva como paso previo o posterior a hacer modificaciones sobre el archivo. En la práctica esto se utiliza poco o casi nunca.

La primera versión de Dataprius tenía un versioneado de archivos clásico. Nos dimos cuenta de que era escasamente utilizado, nadie se suele parar a generar una versión y meterla en el sistema. Al preguntar en las empresas que usaban sistemas clásicos de Gestión Documental (no en Cloud como el nuestro), nos dimos cuenta de que apenas se usaba el versioneado, e incluso en aquellas empresas dónde era obligatorio.

A fin de cuentas en los sistemas clásicos el versioneado de archivos es una tarea manual, tan manual que puede ser sustituida por un: copiar, pegar y renombrar.

Para quitar algo que no se usa y ofrecer una solución práctica creamos las “Autocopias”. Como no se requiere intervención del usuario, al final obtienes un versioneado sencillo, práctico y que ofrece gran confianza a nuestros usuarios. Las “Autocopias” es una de las 10 ideas más exitosas de nuestro sistema, nuestros usuarios nos lo han comentado en innumerables ocasiones, es incluso una característica que no existe en las aplicaciones habituales de escritorio. Por eso siempre nos definimos como un sistema de “Gestión Documental en Cloud”, no se trata solo de almacenar también hay que gestionar.