Almacenamiento en la Nube. Hacia la empresa sin archivos locales.

Sobre el almacenamiento en la Nube como concepto se está experimentando un fuerte cambio de mentalidad y de tendencia. Por parte de las empresas, se incrementa la demanda de servicios que ofrezcan una alternativa a los discos duros virtuales. Cada vez más empresas detestan que los archivos estén guardados en los ordenadores de los empleados y buscan soluciones.

El almacenamiento en la Nube por si solo es un concepto poderoso y de gran utilidad.

Casi todo el mundo entiende de forma equivocada que el almacenamiento en la nube consiste en el uso de un disco duro virtual. Lamentablemente, esto es lo único que se demanda cuando solo se conocen aplicaciones de consumo como Dropbox o Drive. En cierto modo, es como si alguien hubiese determinado que la única fruta que existe son las naranjas. Entonces todo el mundo asume que las naranjas son la única fruta. La revelación se produce cuando alguien tras probar diferentes naranjas se plantea si no existirá otro tipo de fruta.

Los últimos problemas de seguridad de los discos virtuales. Unido a la carencia de garantías legales y de privacidad, han fomentado una reflexión sobre el almacenamiento en la Nube. Nos referimos al almacenamiento que todo el mundo conoce: el de los productos de consumo y sus limitaciones. En la empresa no se trata sólo de almacenar y compartir archivos en la Nube. Se trata de gestionarlos y preservarlos, esta es la diferencia fundamental con los productos de consumo.

Factores que están propiciando el cambio de mentalidad sobre el almacenamiento en la Nube.

Varios factores han actuado como catalizador de este cambio:

• La proliferación de infecciones Cryptolocker o Ransomware.

  Las empresas saben que, usando un almacenamiento en la nube basado en un disco virtual, se propicia que la infección y la consecuente pérdida de archivos se transmita a todos los usuarios y empleados de la organización. En cuanto la infección afecta a un solo ordenador de la empresa, la sincronización del disco virtual se encargará de que todos los archivos de la empresa se vean afectados. El problema es que los archivos de la empresa residen tanto en la Nube como en cada ordenador de cada empleado. Mantener la vigilancia y la seguridad, de cada ordenador, de cada empleado que tiene instalada la aplicación de sincronización, tanto en la oficina como en casa, resulta una tarea imposible. El uso de un almacenamiento en la nube basado en un sincronizador tipo Dropbox, Drive, Box, etc , provoca que cada lugar dónde se encuentra instalada la aplicación sea un punto vulnerable para los documentos de toda la empresa.

• La seguridad de los productos de consumo.

  En los últimos tiempos las aplicaciones de consumo han perdido mucha credibilidad en cuanto a la seguridad. Está claro que el uso masivo de una aplicación no garantiza un nivel adecuado de seguridad. Son muchos los casos que han venido apareciendo en los medios de comunicación en los últimos meses. El público en general ha sacado sus propias conclusiones. Una falla de seguridad, de un producto de consumo como un disco virtual, no solo puede permitir una acceso a los archivos almacenados en la Nube, también hace vulnerables los archivos o el propio ordenador de alguno de los empleados. La vulnerabilidad se sitúa en el dispositivo de cualquiera que sincroniza y mantiene copias de esos archivos en su ordenador.

• Escasa atención a la privacidad y a las leyes de protección de datos.

  Las aplicaciones de consumo ignoran sistemáticamente las leyes o normas de protección de datos de los usuarios. Esto también es una noticia recurrente en los medios de comunicación. A parte de esto, en  ninguna empresa, ningún responsable se encuentra cómodo sabiendo que los documentos están repartidos por los ordenadores y dispositivos de cada empleado que tiene instalado el disco virtual en su ordenador. Resulta imposible e incontrolable saber dónde hay copias de los archivos porque esto implicaría saber en cada momento desde dónde se ha conectado el empleado y si ha sincronizado archivos en ordenadores o dispositivos poco fiables. No se puede garantizar la privacidad de los archivos si no se conoce en que ordenadores o dispositivos han sido sincronizadores y descargados.
  

La empresa que busca guardar en la nube sin tener copias de los archivos en sus ordenadores.

La clave está en comprender que:

• “Almacenar en la Nube no implica necesariamente la sincronización”.
• “Almacenar en la Nube no implica tener necesariamente copias de los archivos en el ordenador local”.

Existen pocas aplicaciones como Dataprius que ofrezcan esta posibilidad. A esta forma de trabajar, algunos de nuestros clientes lo llaman “trabajar como un banco”, nosotros lo hemos venido llamando “trabajar si huella”. En los dos casos se expresa la idea de que no hace falta descargar o sincronizar multitud de documentos en un ordenador local, basta con acceder o conectarse al sistema para que los archivos estén disponibles. En ningún banco del mundo los empleados tienen que sincronizar las cuentas de los clientes en sus ordenadores, la idea viene de esto.

¿Muchas empresas temen la falta de privacidad y seguridad?

Es un hecho que para muchas empresas el tema de seguridad y de privacidad ya ocupa un puesto importante. Está claro que mantener la seguridad de los documentos y su acceso es muy difícil de conseguir. Sobre todo cuando los archivos de la empresa se encuentran duplicados en multitud de ordenadores y dispositivos tal y como operan los discos virtuales.

Las razones expuestas son lo suficientemente fuertes para haber propiciado que muchas empresas busquen alternativas a los populares discos virtuales. Hay una evolución considerable en la comprensión del Cloud Computing y de la Nube en general. Al final la lógica se impone.

Las empresas ya piensan que: si sus documentos están en la Nube. No debería ser necesario que estos se copien o se sincronicen continuamente en cada ordenador de los empleados.

Un empleado medio, que maneja documentos de la empresa, puede usar hasta cuatro dispositivos desde dónde accede a archivos. Pongamos por caso el ordenador de la oficina, el ordenador en casa, un portátil y su Smartphone. Un sistema que sincroniza y mantiene copias de los archivos de la empresa en cada uno de estos dispositivos no parece muy lógico. A medio plazo producirá problemas y dolores de cabeza.

 

Un ejemplo.

En la gran empresa, con sus redes privadas o Intranets y sus aplicaciones centralizadas. Siempre se ha asumido que tanto los datos como las aplicaciones residen en su Nube (su Nube). Un buen ejemplo puede ser un banco o una línea aérea. A ningún empleado de ninguna sucursal bancaria ni de ninguna línea aérea del mundo. Se le ha ocurrido jamás que tuviese que sincronizar o descargar las carpetas con los archivos de sus clientes en cada ordenador para trabajar con ellos.

Con solo imaginar lo anterior podemos pensar en las absurdas situaciones que podrían producirse. Supongamos que los empleados de la línea aérea llamada TravelBox han de sincronizar los archivos de reservas de vuelos. Podemos pensar que hay una carpeta para cada vuelo, entonces hay una para el vuelo IB5643 desde Madrid a Dublín. Un empleado en Madrid, sincroniza en un ordenador el archivo para realizar la reserva de los asientos 2A y 2D. Mientras otro en Dublín sincroniza el mismo archivo para los mismos asientos. ¿Quién hará la reserva? Cuando los archivos se suban a la Nube habrá un conflicto y dos pasajeros se quedarán en tierra. ¿Absurdo verdad? Eso es solo una situación que se podría producir.

Lo ideal es poder trabajar directamente sobre los archivos almacenados en la Nube.

Trabajar directamente con los archivos de la Nube sin tener que sincronizar ni descargar carpetas completas. Esa es la idea que se está imponiendo. Esta es la demanda sobre el almacenamiento en la Nube.

Colaboramos con varias empresas consultoras del mundo de la informática. Esos consultores nos comentan que las empresas demandan cada vez más un software que guarde los documentos en la Nube sin necesidad de sincronizar. En muchos casos esto se resume con la frase “Quiero que los archivos solo estén en la Nube y no en los ordenadores de los empleados”. Evidentemente tras esas conversaciones surge una recomendación de Dataprius.

Todo el mundo quiere trabajar en la nube.

Nosotros mismos manejamos nuestros propios datos. Mientras que durante 2015 teníamos que explicar, al 80% de los que nos consultaban, que no era necesario tener los archivos de la Nube sincronizados en el ordenador. Ahora en el último cuatrimestre de 2016, el 50% de las consultas son para asegurarse de que se puede trabajar directamente en la Nube sin tener que sincronizar.

Las empresas y sus responsables ya no quieren que los archivos estén repartidos en los ordenadores de los empleados tal y como hacen los discos virtuales.

• La empresa quiere protegerse de Cryptolockers y otras posibles amenazas.
• La empresa quiere que los archivos residan en un único lugar central, con acceso controlado, no en multitud de ordenadores.

En definitiva:

• Una empresa necesita preservar la privacidad de los documentos.
• La empresa desea mantener la seguridad de los documentos.
• Toda empresa quiere tener control y saber quién accede a cada área en cada momento.
• La empresa valora más el control que la posibilidad de compartir sin restricciones que ofrecen las aplicaciones de consumo.

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