Lo básico que necesita una empresa para trabajar y almacenar en la Nube.

Lo básico para almacenar en la Nube

Ya sabemos que almacenar en la Nube es una necesidad para cualquier tipo de empresa ya sea mediana, grande o pequeña. Hay varios motivos que llevan a todas las empresas a plantearse la necesidad de guardar sus archivos en la Nube, los más importantes son:

• La movilidad.

  La empresa ya no es estática como antiguamente. Si le recuerdas a un empleado de una empresa, que está acostumbrado al almacenamiento en la Nube, que antes tenía que ir a la oficina para abrir un archivo, es como recordar cuando había que buscar una cabina telefónica para hacer una llamada.

• La organización.

  Todo el mundo tiene varios dispositivos para trabajar. Un caso puede ser: Dos ordenadores de sobremesa, un portátil, un teléfono móvil y quizá una tablet. Ya nadie quiere estar buscando un archivo entre tantos dispositivos o estar pendiente de copiarse un archivo si posteriormente se va a trabajar con éste. Antes la gente solía enviarse los archivos por email o se los copiaba a un pendrive. Guardando en la Nube los archivos están disponibles desde cualquier lugar con cualquier dispositivo. Ninguna empresa puede tener un mínimo de eficacia si no centraliza los archivos en algún lugar. La Nube es el sitio.

• La seguridad.

  Un argumento que antaño obraba en contra del almacenamiento en Cloud. Ahora es un argumento más que lanza a las empresas a adoptar la Nube como el lugar dónde guardar los documentos. Todavía quedan “viejos dinosaurios” que alertan de los peligros de almacenar en la Nube bajo la máxima de que lo más cercano es lo más seguro. Estas personas partidarias de colocar los servidores en las propias oficinas sobrestiman con mucho sus capacidades en cuanto al control y seguridad, queda patente que valoran más sus capacidades que las de todo un equipo de informáticos que trabajan los 356 días del año sobre un sistema de almacenamiento en la Nube, es como comparar la seguridad de tu PC frente a la de Banco.

• La conciliación de la vida laboral con la familiar.

  La conciliación no se puede ni siquiera plantear si no se dispone de herramientas informáticas que permitan trabajar desde casa. El almacenamiento en la Nube permite trabajar con los documentos de la empresa desde cualquier lugar.

• Ahorro de costes.

  Las empresas han estado durante años dependiendo de infraestructuras informáticas como servidores y redes. Al coste de la adquisición de estos equipos y licencias había que sumarle los costes del personal informático y de mantenimiento. Con la Nube las empresas se han liberado de estos costes y además del coste intangible de la pérdida de oportunidad si adquirían un software que los mantenía cautivos de un sistema, con la Nube en un solo día se cambia de software sin dar explicaciones a nadie.

• Permanecer actualizados.

  Con el tiempo, las empresas se dieron cuenta de lo rápido que quedan obsoletos los sistemas instalados en casa. La informática es sin ninguna duda el sector más frenético en cuanto a cambios y novedades.  El Cloud, entendido como una oferta de servicios en la Nube es un mundo muy competitivo, las aplicaciones en la Nube están en permanente evolución para proporcionar a sus clientes las soluciones apropiadas frente a sus demandas y necesidades.  La propia oferta de los grandes de la informática en cuanto a los servicios de almacenamiento en Cloud, hace que los proveedores de primer nivel mantengan muy activos sus departamentos de programación para incorporar estas nuevas características.

LO BASICO QUE NECESITA UNA EMPRESA PARA ALMACENAR Y TRABAJAR EN LA NUBE.

¿Que es lo básico que debe proporcionar el proveedor de un servicio de almacenamiento en la Nube a una empresa?

• Cumplimiento Legal.

  El proveedor a de cumplir con las normas de privacidad y protección de datos. Esto garantiza que, tanto los datos de la empresa como los de sus clientes están protegidos. Contratar un proveedor en territorios de la Unión Europea o de aquellos países de América Latina que tienen normas similares, evitará caer en manos de los traficantes de datos que ofrecen sus servicios desde los Estados Unidos. Los proveedores que cumplen las leyes de privacidad y protección de datos, no comercian ni se apropian de los archivos o los datos de sus clientes. En España en concreto, aquellas empresas que usan servicios de almacenamiento en la Nube de proveedores USA y que no cumplen las leyes de protección de datos se arriesgan a multas de más de 300.000€. Ante la tentación de utilizar Dropbox, Drive, Box o similares como almacenamiento en la Nube es mucho mejor abstenerse y no hacer nada, también considerar que la sincronización no es en absoluto un método de almacenamiento apropiado para empresas.

• Seguridad.

  El proveedor de almacenamiento en la Nube ha de proporcionar las debidas garantías de seguridad. La seguridad es un concepto que abarca muchas líneas en la estructura de un producto. En este caso, el lugar de almacenamiento de los archivos es un factor determinante, el proveedor debe ser transparente y declarar públicamente dónde realiza el almacenamiento de archivos. Existen a su vez grandes proveedores que proporcionan estos servicios, muchos de ellos con certificaciones de seguridad de alto nivel. Los mecanismo de acceso y la propia estructura de la aplicación proporcionan a las empresas las debidas garantías de seguridad y robustez del sistema. Ultimamente los proveedores USA no gozan de mucho prestigio en esto , recordar  por ejemplo el hackeo de sesenta y cinco millones de cuentas de Dropbox. Aunque sorprenda al lector, debe saber que la seguridad de un sistema es ciertamente un proceso artesanal y que por ello muchas compañías pequeñas pueden proporcionar niveles mucho más elevados de seguridad que las grandes.

• Control de acceso a archivos y documentos.

  En la empresa, el almacenamiento de archivos en la Nube consiste más en gestión que en compartir. La aplicación o el sistema debe disponer obligatoriamente de herramientas de control del acceso a las diversas carpetas o archivos del sistema. El estándar en esto es que proporcione un sistema de permisos de acceso. En la empresa compartir a diestro y siniestro no es la prioridad, se necesita compartir de forma controlada, saber con quién y como en todo momento.

• Trazabilidad de la operaciones.

  Se ha de disponer de un registro de la actividad realizada en el sistema sobre los archivos y carpetas. Esto es muy necesario a la hora de asignar responsabilidades y mantener el control sobre los documentos almacenados en la Nube.

• Copias de seguridad o Backups.

  Aunque un almacenamiento en la Nube de calidad tiene mecanismos de redundancia, no está demás que se proporcione una herramienta de copias de seguridad, con esto no solo tendremos la garantía de disponer de una copia de los archivos,  también se cumplirá con un requisito legal que tienen muchas empresas en cuanto a la necesidad de mantener una copia remota de sus datos.
  

• Garantía de permanencia.

  Abundan las empresas de la Nube que aparecen y desaparecen en un par de meses. Una forma de identificarlas es que suelen ser aquellas que ofrecen grandes cantidades en capacidad de almacenamiento, incluso capacidad infinita. Es de lógica que una empresa sin beneficios, con costes indeterminados, es una empresa muerta desde el inicio. Un almacenamiento en la Nube de calidad y con seguridad tiene un coste y no se puede andar regalando.  Conviene cerciorarse de la estabilidad de la empresa proveedora y en esto nos puede ayudar mucho la web.

• Soporte técnico.

  • Que exista alguien allí detrás es algo fundamental. Mucho mejor si habla nuestro idioma y sabe responder a todas nuestras dudas o consultas. El mundo de Internet está lleno de malos ejemplos de soporte técnico al igual que las operadoras de telefonía. Mediante el soporte técnico, es como los proveedores de la Nube se relacionan con sus clientes. En esto se puede llegar a tener un contacto más directo y personal. Más incluso que cuando las empresas compraban un software de instalar en casa. Porque en la mayoría de casos cuando el comercial salía por la puerta ya no había lugar a más consultas.

  Considerar los apartados anteriores antes de adquirir o evaluar un almacenamiento en la Nube para la empresa ahorrara muchos disgustos. Esto puede aplicarse también al resto de servicios en la Nube. Conviene alejarse de las herramientas de consumo que no están orientadas al sector profesional aunque cuentan con una publicidad masiva. Son muchos los nuevos actores que aparecen en el escenario del Cloud Computing  porque estamos en una revolución tecnológica. Hay que tener mucho cuidado con aquellos que ofertan productos gratuitos o euros a céntimo. Si eres empresario. Lo más importante es que ni tus datos ni los datos de tus clientes deben ser moneda de pago del servicio.

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