Compartir archivos con los clientes en la Nube.

Compartir archivos con los clientes en la Nube.

Son muchas las consultas que recibimos sobre la capacidad de Dataprius para compartir archivos con los clientes. Muchas empresas, se están preguntado ahora mismo como pueden crear carpetas para sus clientes. Unas carpetas compartidas, que permitan a los clientes entrar a consultar y descargar sus documentos. Disponer de un repositorio para los clientes es un servicio añadido, un servicio que además proporciona eficiencia, evita errores y optimiza el tiempo de atención a esos clientes que necesitan disponer de sus documentos.

compartir carpetas con clientes

Para compartir archivos y carpetas con los clientes, Dataprius dispone de los llamados “Usuarios Web“. Este es un término genérico para describir a aquellos usuarios que tendrán acceso a nuestro sistema de archivos y carpetas. La diferencia con los otros usuarios es que lo harán solo con privilegios de lectura y descarga. Fragmentar los usuarios en dos tipos proporciona muchas ventajas, lo fundamental es que aporta mucha claridad cuando se otorgan permisos de acceso a los documentos, por eso en nuestro sistema se usa esta diferenciación de usuarios.

Compartir documentos no significa otorgar dominio absoluto sobre estos.

En otros sistemas o aplicaciones, la forma de compartir los documentos es bastante caótica, como siempre me refiero a los sincronizadores que permiten que cualquier usuario con claves y acceso al sistema pueda modificar y actualizar la estructura de carpetas y archivos de la empresa.

Es lógico que esto no debe ser así, los clientes no necesitan modificar ni borrar ni crear carpetas. Simplemente, basta con darles acceso a esos documentos que la empresa ha generado para ellos. Aún siendo así, muchos siguen usando discos virtuales, la hacen hasta el momento en que se dan cuenta de haber convertido a sus clientes en amos y señores de las carpetas y archivos. Bajo esa insana forma de compartir, los clientes incluso borran y sustituyen los documentos, en el mundo físico es como si entrasen a la oficina y cambiasen los archivos de los clasificadores, toda una locura.

compartir-control-archivos

Las herramientas de consumo están diseñadas para compartir, mientras que las orientadas a empresas están diseñadas para gestionar lo que se comparte.

Una característica única de Dataprius para gestionar lo compartido.

 En nuestro sistema se pensó desde el principo en la necesidad de compartir los archivos con los clientes. Para acceder a estos documentos la empresa puede actuar de dos formas muy sencillas:

  • Enviar un email al cliente.Esto es tan sencillo como hacer click sobre una carpeta con el botón derecho del ratón y seleccionar la opción “Enviar por email”.
  • Dar de alta al usuario y posteriormente otorgarle permisos de acceso a las carpetas.

La característica exclusiva y aún no muy copiada de Dataprius, es que permite ver los contenidos del sistema en función de los usuarios con los que se comparte la información. Es decir un modo especial de visión basado en los usuarios, los que en la empresa serán nuestro clientes.

compartido con clientes dataprius

Las ventajas de compartir los documentos con los clientes.

La principal ventaja de cara al cliente es la satisfacción sobre el servicio proporcionado. Se percibe que la empresa se ha preocupado de poner a nuestra disposición de forma permanente nuestros documentos. Esto es muy interesante para todas las empresas, en estos momentos se está implantando en Asesorías y Compañías de seguros. Yo personalmente lo he experimentado. Un asesor de MGS me proporcionó acceso a los documentos de mi seguro de hogar y pude revisarlos desde el móvil. Ellos usan Dataprius y por supuesto en el acceso a los documentos, aparece su logotipo como en todas cuentas Premium de Dataprius.

¡Ahorro en llamadas telefónicas e e-mails!

El resto de ventajas de compartir los archivos con los clientes. Se aprecian dentro de la empresa que utiliza un sistema en la Nube como este. Una Gestoría me comentó que ahorran hasta un 80% de las llamadas e innumerables emails de envío de archivos adjuntos.

Para la empresa, hay clientes más ordenados que otros. Hay muchos para los que el correo en su Outlook supone en sí mismo un sistema de gestión. Cuando se les envían los archivos por email a esos clientes, no proceden a archivarlos y organizarlos. De esta forma,  si no han guardado el documento,  simplemente llamarán a la empresa y solicitarán de nuevo el archivo. Esta forma de proceder es muy común y produce en las empresas un gasto de tiempo innecesario. Esto se evita si mandamos un acceso al cliente, acceso al lugar de la Nube dónde están sus documentos compartidos. Además y gracias al registro de actividad. Se podrá comprobar cuando accedió el cliente a sus documentos. También se podrán actualizar y modificar con suma facilidad sus permisos.

¿Pérdida de tiempo debido a errores?

Una gran pérdida de tiempo se produce debido a los errores. Esto es típico de cuando se envían los archivos por email. La causa es que el personal no puede estar al tanto de los cambios o versiones de los archivos. Se envían versiones que no han sido corregidas o actualizadas. Lo que provoca nuevas llamadas, confusión y más tiempo invertido en simplemente hacerle llegar un documento a un cliente.

Facilidad para compartir archivos y cumplir la ley de protección de datos.

Como clientes de Dataprius tenemos a una Clínica de Radiología. Realizan pruebas radiológicas a pacientes que son enviados desde consultas médicas, otras clínicas y hospitales. En primer lugar contrataron Dataprius por el obligado cumplimiento de la LOPD (Leyes de protección de datos). La ventaja que les proporciona la facilidad de compartir los archivos con sus clientes, llega hasta el punto de que: antes de que el paciente salga por la puerta, el estudio radiológico ya se encuentra en manos del médico. Simplemente suben los archivos a las carpetas del médico y le alertan de que ya están los archivos disponibles. En este caso el médico es su cliente.

Cuando se trata de compartir archivos, lo mejor es que sea desde nuestro lugar de almacenamiento centralizado en la Nube. Así siempre se tendrá la version correctas y actualizadas de la documentación. Además  se podrá tener un control de con quién se comparte, cuando y como.

 

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