Gestión Documental Simple en la Nube

Casi todas las aplicaciones de Gestión Documental son complejas o no están basadas en la Nube. Muchas empresas buscan una solución de Gestión Documental, pero se encuentran con sistemas extremadamente costosos, complejos o que han quedado anacrónicos porque no están en Cloud.

Más allá de ofrecer herramientas y funcionalidades complejas que encarecen el producto y  lo hacen difícil de utilizar debemos tener claros los elementos básicos que debe tener un sistema de Gestión Documental:

• Centralización de los documentos y archivos en la empresa.
• Adjudicación de parcelas de información accesibles solo al personal autorizado.
• Creación de versiones de los documentos a ser posible de forma automática.
• Trazabilidad de las acciones sobre los documentos. Saber quién ha accedido a un archivo, cuando y que cambios ha realizado.
• Protección de los archivos ante pérdidas y por errores humanos.
• El sistema ha de ir sustituyendo el archivado tradicional en papel.
• Gran capacidad de almacenamiento para documentos producidos por la empresa.
• Rápida disponibilidad de los documentos.

Una Gestión Documental Simple

La simplicidad y la facilidad de uso son factores que aumentan la eficiencia. Si los empleados de la empresa necesitan hacer cursos o estudiarse sendos manuales, tan solo con el fin de manejar el nuevo sistema de Gestión Documental implantado por la empresa, entonces hay que plantearse seriamente si la opción que hemos elegido es la correcta y si está justificado este tiempo de aprendizaje, tiempo empleado y recursos de la empresa.

En cuanto a aquellos sistemas que requieren la instalación de servidores y estructuras de red, surge la lógica cuestión de preguntarse si todo eso no podría ser proporcionado por un sistema en la Nube. No sólo por el ahorro en costes de no tener que adquirir un servidor, cambiar la red, gestionar seguridad, un mantenimiento, etc. También hay que pensar en el nivel de esclavitud que aporta un sistema que una vez “metido en casa” será difícil deshacerse de él. Una vez comprado “el cacharro” obligará a seguir manteniendo una relación con el proveedor y a la obligación de sacarle partido a la inversión realizada.

Características únicas de Dataprius como Software de Gestión Documental.

Simplicidad

Cualquiera que haya usado un sistema Windows puede manejar Dataprius en minutos. Enseguida comprobará como se crean los archivos con el botón derecho del ratón y como puede editarlos directamente para que se suban de forma automática a la Nube.

Centralización de la información.

Factor clave de la Gestión Documental. Se trata de mantener los documentos de la empresa en un lugar común y accesible. Que mejor lugar lugar para mantener los archivos que la Nube que proporciona un acceso ubicuo desde cualquier lugar, con diversos dispositivos y permite hacer copias de seguridad de todos los documentos.

Acceso a parcelas de información autorizadas.

Es un sistema dotado de permisos de acceso mediante la concesión de dichos permisos sobre las carpetas. Tremendamente simple pero eficaz. La experiencia demuestra que si los sistema de permisos no son simples entonces no se utilizan y terminan no sirviendo para nada, cuando un sistema de permisos es complejo se termina ignorando.

Creación de versiones de los documentos.

En los sistemas de Gestión Documental tradicionales la creación de versiones requiere varios pasos que entorpecen el trabajo diario. Existen sistemas muy conocidos en los que la creación de las versiones implica la descarga del archivos, rellenar campos y luego proceder a subirlos de nuevo. En Dataprius esto se simplifica haciendo copias automáticas de los archivos cada vez que se modifican, el autor de los cambios y la fecha es una información que siempre acompaña a todos los archivos.

Trazabilidad de acciones o Workflow.

Proporcionada en el sistema por los llamados “Historiales”. También de forma muy simple se pueden consultar las acciones de los usuarios sobre las carpetas y archivos almacenados en el sistema. Las leyes de protección de datos como la LOPD exigen este nivel de control cuando los archivos son de lato nivel de privacidad.

Protección de los archivos ante pérdidas y por errores humanos.

Existen en Dataprius varios mecanismos para esto. Los borrados definitivos sólo pueden ser realizados por el Administrador del Sistema desde la “Papelera de Reciclaje”. Se realizan las mencionadas copias automáticas de un archivo cuando se modifica. Dataprius además dispone de un servicio de Backups o copias de seguridad directamente en la Nube y en una región diferente a la del almacenamiento de los documentos, esto es una característica única que no dudamos en que pronto será copiada por otros.

Eliminar el papel y además desde la Nube

Objetivo de cualquier sistema de Gestión Documental, reducir el uso del papel al máximo. Cuando los archivos llegan a la empresa en formato papel ha de decidirse si se escanearán o se archivarán de forma tradicional, nuestro sistema no se mete en estas cuestiones. Lo que se proporciona es un archivado centralizado que además estará en Cloud. A fin de cuentas, es como tener la habitación del archivo de la empresa en cualquier lugar dónde tengamos conexión a Internet.

Disponibilidad de los documentos.

La disponibilidad inmediata de los documentos se obtiene teniendo una estructura organizada de archivos y carpetas. Además Dataprius ofrece búsquedas ultra-rápidas de los documentos y de las carpetas. Cuando la jerarquía de carpetas se encuentra bien organizada y cada trabajador accede a las carpetas y archivos que le son permitidos, su parcela de trabajo, los documentos se encuentran de inmediato y la eficiencia es plena. Téngase en cuenta que esta organización está presente desde cualquier lugar desde dónde nos conectamos, ya sea en casa, en el aeropuerto o en la propia oficina. Los viejos sistemas de Gestión Documental  que no están en la Nube no permanecen organizados todo el tiempo ni están actualizados con los documentos de la empresa de forma permanente.

A veces menos es más y la eficiencia se obtiene con la sencillez.