Explicando la diferencia entre Outlook y el correo integrado Dataprius.

De nuevo volvió a ocurrir, de nuevo Outlook,  conversando con una usuaria me di cuenta. Comprobé  que no se entendían las razones para utilizar el correo integrado de Dataprius en lugar de OutLook. Hay que reconocer que gran parte de la culpa es nuestra. Como informático es complicado saber si los usuarios tienen unos conceptos que normalmente damos por entendidos. Sí, esto es un problema habitual, ¡debemos ser más didácticos! , aunque nosotros estamos muy acostumbrados a hablar con todo tipo de personas más o menos conocedoras de tecnología y hay gran diversidad.

Dataprius vs Outlook

Con aquellas personas que trabajan o han trabajado en grandes empresas todo es muy fluido. Estas personas conocen los protocolos de funcionamiento informático a nivel corporativo. Lo que obtenemos son muestras de satisfacción por facilitar labores que antes eran muy tediosas con los sistemas tradicionales.

En las Pymes en general la cosa cambia. Hay muchos usuarios que nunca han visto un sistema informático multi-usuario. Es decir, un sistema al que todos los trabajadores se conectan a un lugar centralizado. Aquí es dónde aparece Outlook y las dificultades. Hay infinidad de Pymes para las que Outlook no es solo un programa de correo. Es mucho más, llegando convertirse de forma peligrosa en el software de gestión de la empresa.

Infinidad de Pymes demuestran gran creatividad e imaginación con Outlook, Word y Excel llegando a realizar tareas propias de un sistema de gestión. Incluso en empresas de cierto tamaño se tarda tiempo en asimilar que los datos deben residir en lugar lugar central y que existe software que facilita las tareas.

Cuando hablo de un sistema multi-usuario me refiero a un sistema en Red. Un sistema para empresas dónde imperan ciertos protocolos para el manejo de la información. Por ejemplo, cualquier sistema de este tipo dispone de permisos y reglas de funcionamiento para organizar el trabajo y proporcionar seguridad.

¿Por qué usar el correo de Dataprius y no Outlook?

En ningún momento estamos diciendo que haya que abandonar el uso de Outlook. Lo que no hay que hacer es sobre-explotarlo.  Es mucho mejor olvidarse de Outlook si se envían documentos a los clientes y compañeros. Simplemente exponemos las ventajas de usar el correo de Dataprius cuando se trata de documentos de la empresa. Dataprius es un sistema en la Nube pensado para múltiples usuarios y el envío de documentos por Email está en su ADN.

email nube

Con Outlook cada empleado hace la guerra por su lado.

Con Outlook no tenemos un registro de salida de documentos de la empresa. Esto significa ni más ni menos que no saber si se ha enviado un archivo a un cliente y quizá tampoco tener un listado de las direcciones de correo de los destinatarios.

Es típico el caso de un empleado que no acude a su trabajo y los compañeros han de buscar en el Outlook de su ordenador la dirección de correo de ese cliente y los emails enviados. A menos de que se disponga de una aplicación CRM o de una agenda de contactos compartida no sabemos qué se ha enviado, a qué Email ni cuando.

También ocurre que con el otro Outlook, el de casa o el del portátil en el que no podemos saber los emails enviados, ni los documentos y no poder hacer un seguimiento. Los contactos del Outlook de casa son diferentes que los de la oficina.

Con Dataprius, conectados desde cualquier lugar tendremos un “registro de salida de documentos”. Los emails enviados se guardan en una lista que se puede consultar. Incluso podremos saber a ciencia cierta si el destinatario abrió el correo o descargó un archivo.

Fomentar un entorno de trabajo en equipo.

La asistencia de un empleado a la empresa no debe ser imprescindible en nuestros días. Debe haber miembros del equipo que puedan consultar la información por eficiencia en la gestión y ofrecer un servicio ágil al cliente.

Hoy en día, en las empresas pasa como en el fútbol. Hace menos de dos décadas los equipos de fútbol se organizaban en torno a una estrella, si la estrella fallaba o se lesionaba el equipo ya no era competitivo. Hoy en día los equipos son “equipos”. Se ha demostrado con creces que el trabajo en equipo es mucho más eficiente. Para que en una empresa no haya “estrellas” existen medios informáticos para evitar que la información solo resida en su ordenador. La información ha de compartirse tomando las debidas medidas de control.

correo compartido

El empleado que tiene parte de la información de gestión de la empresa en su Outlook hace a la empresa dependiente y poco eficiente. ¡Aunque claro! él no estará de acuerdo.

La movilidad es una cuestión fundamental.

Si se utiliza el correo integrado de Dataprius, los contactos, los documentos y la posibilidad de enviarlos por email están también a tu disposición desde la App Web o desde los dispositivos móviles. Aunque esto es parte de una sistema de gestión documental en la Nube como Dataprius, no está demás recordarlo para el caso del envío de correos porque ningún cliente ni ningún colaborador tendrá que esperar a que llegues a la oficina para recibir sus documentos, recordamos esta gran diferencia con respecto al uso tradicional de Outlook.

Enviar documentos de forma segura.

A diferencia de Outlook, en Dataprius los documentos no viajan en el Email. Los documentos se envían mediante enlaces que el receptor ha de abrir en su navegados haciendo click.

Hay varias ventajas fundamentales en esto:

  • Cualquier Email se envía al instante. No hay que esperar a que se suban los archivos como en Outlook.
  • El destinatario descargará el archivo de forma segura desde tu servidor Dataprius. El archivo está en un lugar conocido y permite su control.
  • Tendrás una confirmación fiable e inequívoca si el destinatario ha accedido al Email y ha descargado el archivo.
  • Cuando el destinatario descarga el archivo la información viaja cifrada. Es una descarga SSL (con candado).
  • Puedes eliminar el archivo e impedir su descarga en cualquier momento.

email seguro

 

Cuando envías un Email con adjuntos nunca sabes dónde se guardará el archivo que has enviado. Inconscientemente se piensa que es una forma segura de enviar documentos, nada más lejos de la realidad. Depende mucho del correo del destinatario.

Proteger la información de tus clientes.

Si el correo del destinatario no es de fiar, y no solo me refiero a Gmail, puedes estar depositando los archivos en lugares muy poco fiables. Se da el típico caso de aquellas personas que tan solo guiadas por el precio contratan un correo que carece de medidas de seguridad. Digamos que la empresa X ofrece Xmail, tu correo con tu dominio a 1€ anual. Si los chapuzas de Xmail son hackeados, tal y como ocurrió con los “Papeles de Panamá”, todos los documentos que han sido enviados por Email están a disposición de los hackers porque residen en los servidores de Xmail. Imagina no solo los documentos confidenciales o que contienen datos privados. Imagina que a esa cuanta de Xmail de tu cliente has enviado archivos con claves, números de cuenta, etc.

Para evitar todo esto, ya que uno no puede estar mirando si los correos destinatarios son de fiar, se inventó el envío de archivos por enlaces, tal y como hace Dataprius. Si últimamente has comprado algo por Internet, pongamos por caso un viaje observarás que los documentos ya no son adjuntos enviados en el Email son enlaces tal y como hace Dataprius. Es el receptor el que ha de descargar del documento de forma rápida y segura, nadie quiere enviar adjuntos que no se sabe dónde van a terminar.

Evitar pérdidas de datos y de contactos.

Si los contactos residen en las diferentes instalaciones de Outlook en los diferentes ordenadores de la empresa tarde o temprano perderemos esos contactos o los emails que hayamos intercambiado con esos clientes o colaboradores. Por lo menos usando el correo de Dataprius tendremos un registro de los corros enviados y de los documentos que se han compartido, además tendremos el historial de acceso a esos documentos. Tanto los historiales, como los archivos como los emails enviados residen en el sistema y son accesibles en cualquier momento y desde cualquier lugar dónde tengamos instalado Dataprius, usando Outlook se pierde todo esto.

email y contactos en la nube

Nunca es interesante que Outlook se convierta en nuestro sistema de gestión de contactos, sobre todo porque no se comparte con el resto de la empresa y depende de los ordenadores individuales de cada uno. Tal y como hemos visto antes se trata de no hacer cada uno la guerra por su lado. Siempre conviene compartir la información de qué historia tiene un archivo, esto evita muchas perdidas de tiempo y genera eficiencia.

Envío de muchos archivos o archivos muy pesados.

Quizá es lo más obvio. Cuando uno envía correos con adjuntos en Dataprius no importa el tamaño de los ficheros. Incluso se pueden enviar carpetas completas. A parte de no saturar la red de la empresa, y no tener que esperar a que los archivos se envíen, tampoco estaremos sujetos a las limitaciones ni de nuestro correo ni del correo del receptor. Los emails con multitud de archivos o archivos de gran tamaño llegarán al instante. La descarga de esos archivos será muy rápida y tendremos una confirmación fiable y real de que el destinatarios los ha leído.

Mantener un repositorio de documentos para los clientes.

Si los documentos solo residen en un lugar, si ese lugar está centralizado y además se permite compartir esos archivos por Email la ecuación está completa.

Cuando los archivos se envían desde Dataprius en vez de desde cada Outlook individual, al final estamos construyendo y un repositorio de documentos para cada cliente. Un cliente que tarde o temprano alcanzará la madurez de descargar y acceder él solito a los documentos. No tendrá necesidad de que la empresa está continuamente enviándole correos. Si con ese cliente se comparten archivos periódicamente percibirá la facilidad de acceso a los documentos como un valor añadido que le proporciona la empresa.

email clientes

Mantener esos repositorios a disposición de los clientes es ya ampliamente usado por muchas empresas clientes de Dataprius. Como digo se consigue usando el correo de nuestro sistema para el envío de documentos. Al final el usuario meterá sus claves y verá que dispone de todos sus archivos y carpetas.

Conclusiones sobre Outlook en la empresa.

Outlook es un programa para gestionar el correo muy extendido en las empresas. Se usa no sólo para enviar y recibir, sino inapropiadamente también como CRM y como agenda de contactos. La gente se ha acostumbrado a guardar correos con años de antigüedad. Es una forma de trabajar muy común que presenta sus inconvenientes.

Tus contactos, tus emails archivados, tus plantillas, tu firma de correo. Todo está en tu ordenador. ¿Qué ocurre si se rompe el ordenador? Cualquier usuario que trabaje desde hace años con Outlook, sabe que ahí tiene un problema. Debe acordarse de guardar sus contactos con regularidad. Debe acordarse de guardar sus archivos de datos (pst) si los tiene además de su firma. Outlook ha creado una gran dependencia. En el momento en que no se puede acceder al mismo, se te viene el mundo abajo. En cualquier momento te puede entrar un virus, o romperse tu disco duro o corromperse los archivados de emails.

Tus correos electrónicos están en un servidor de correo y Outlook accede a ellos y te los pinta bonito. Así de sencillo. Muchas empresas tienen la limitación de capacidad de sus cuentas de correo. Ello obliga a ir archivando los correos periódicamente en archivos (pst) de windows en un ordenador en concreto. Y luego acordarte de hacerles copias de seguridad periódica. Esto es un trabajo manual que muchas veces no se hace.

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José Cerezo y Francisco Ruiz

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