Tres razonamientos que Invalidan el uso de Dropbox y Drive en la empresa

No tendrás que experimentar los problemas de Dropbox y  Drive para constatar que NO sirven en la empresa ni en el terreno profesional. Ofrecemos tres razonamientos.

Aquí vamos a exponer tres argumentos que tumban la idea que de que estos sincronizadores sirven para la empresa. Un sincronizador no sirve en la empresa, por mucho que hayan extendido esta idea mediante publicidad masiva y con miles de artículos en  Blogs y publicaciones de tecnología.

No hay que ser Einstein para evidenciar que: ni Dropbox, ni Drive son adecuados en la empresa.

Para descubrir por uno mismo que lo que afirmamos es cierto, no necesitarás instalar ninguno de estos sincronizadores. Simplemente proponemos unos pequeños ejercicios mentales al modo de Einstein, pero con tranquilidad, no hace falta ser un genio para verlo, ¡no se necesita ser un Einstein!

Una de las particularidades de este genio universal que era Albert Einstein, es que nunca llevaba a cabo experimentos. No necesitaba carísimos instrumentos o laboratorios de alta tecnología. Lo que solía hacer era tan solo pensar y elaborar experimentos mentales. De esta forma es como vamos a demostrar que los sincronizadores no sirven en la empresa. No necesitas experimentarlo, simplemente razonarlo.

La verdad es alcanzable con tan solo el razonamiento.

Lo primero ¿Qué es un sincronizador?

Un sincronizador de archivos es una programa o aplicación que mantiene copias de los archivos en dos o más localizaciones al mismo tiempo. Cuando se usa Dropbox el programa recopila los archivos de la carpeta sincronizada y los almacena en la Nube.

Muchos usuarios o dispositivos pueden estar conectados y se mantendrán copias de esos archivos que residen en la Nube, el programa los irá descargando para conseguir que las mismas copias estén en todos los dispositivos.

Por tanto, la sincronización es el proceso de asegurarse de que dos o más ubicaciones contengan los mismos archivos con las mismas versiones.

Si se agrega, modifica o elimina un archivo de una ubicación, el proceso de sincronización agregará, modificará o eliminará el mismo archivo en las otras ubicaciones.

La imagen ilustra el proceso de sincronización de un archivo de Word. Este archivo es creado en un ordenador, cuando el sincronizador detecta que hay un archivo nuevo, procede a subirlo a la Nube.  Entonces el archivo será sincronizado con el resto de dispositivos que se encuentran conectados, el resultado es que el archivo se copiará en las carpetas de estos dispositivos.

Las tres cuestiones que tumban la idea de usar Dropbox y Drive en la empresa.

Conflictos y pérdidas de archivos

Cuando se usan Dropbox o Drive a nivel personal ofrecen la engañosa idea de que funcionan a la perfección. Esta sensación es la culpable de que muchas personas piensen que si les ha funcionado para ellos en particular, entonces funcionará para la empresa. ¡Grave Error!.

Sabemos que Dropbox se publicita como una aplicación adecuada para su uso en las empresas, ellos lo llaman Dropbox Bussines, sepa el lector que esto no es más que una medida desesperada de una empresa casi en bancarrota que necesita vender su producto hacia un público que nunca fue su objetivo, es decir las empresas y profesionales.

Dropbox y Drive producen conflictos y pérdidas de archivos porque funciona con Sincronización.

Primer razonamiento. La sincronización produce conflictos y pérdidas.

Cuando una sola persona usa la sincronización no hay problema y todo va como la seda. Ahora piensa en lo siguiente:

1. Una sola persona usa Drive o Dropbox. Cuando agrega o modifica un archivo este se sube a la Nube de tal forma que estará disponible en otro ordenador cuando se conecte desde este. Esto funciona muy bien.
2. Una sola persona usa Drive o Dropbox. Cuando borra una carpeta, esa persona espera que sea borrada en la Nube y por tanto cuando se conecta con otro ordenador debe de sincronizarse y no debe aparecer esta carpeta. Perfecto, el usuario es amo y señor de sus archivos.
3. Dos personas usan Drive o Dropbox conectados a la misma cuenta. Los dos abren el mismo archivo, los dos ordenadores sincronizan y suben el archivo a la Nube. ¿Cuál es el archivo correcto? ¡Tenemos un conflicto de archivo!
4. Dos personas usan Drive o Dropbox conectados a la misma cuenta. Los dos trabajan editando y modificando archivos sobre una misma carpeta. Uno de ellos decide borrar la carpeta, el otro asiste atónito a que la carpeta sobre la que estaba trabajando ¡ha desaparecido! además había copiado un montón de archivos nuevos de su trabajo en esa carpeta.
5. Cuarenta personas de una empresa conectadas online intentan usar Dropbox o Drive. Muchos modifican archivos, otros borran carpetas. ¿Se intuye el caos que se genera?

El espacio de almacenamiento que se ofrece es Inviable.

No puedes comer más que la capacidad que tenga tu estómago. Los restaurantes que ofrecen Buffete Libre por un precio fijo nunca pierden. Simplemente los estómagos de los clientes tienen un límite y por término medio no superan el precio del menú.

Los sincronizadores no solo ofrecen cientos de Gigabytes de almacenamiento, algunos como Drive ya no se conformaban con ofrecer miles, estuvieron un tiempo ofreciendo infinito almacenamiento.

Segundo razonamiento. Espacio de almacenamiento impracticable.

1. Una persona usa Drive o Dropbox. Como tiene una conexión a Internet de muy buena calidad sincroniza 30 GBs de archivos en todos sus dispositivos. Por supuesto sus ordenadores, su tablet y su móvil tienen capacidad para mantener sincronizados todos esos GBs de archivos. Todo le funciona.
2. Una empresa pretende usar DropBox o Drive. La empresa genera multitud de archivos a diario. Digamos que tiene en total unos 400 GBs de espacio consumido con sus archivos. Esto significa que si un usuario se conecta con un ordenador desde otra localización ¡tendrá que sincronizar 400 GBs! para tener acceso a los archivos de la empresa. A menos que ese usuario tenga una conexión a Internet como Netflix, tendrá que estar esperando 8 días para que los archivos estén sincronizados, más vale que también todos los empleados de la empresa tengan una conexión bárbara y que tengan espacio en sus ordenadores.
3. Por otro lado ¿No saben los de Drive y Dropbox que las conexiones a Internet de la gente no son como las de la NASA? Sí que lo saben y por eso te ofrecen cientos o miles de GBs. Todo ese espacio es impracticable por las limitaciones de tu conexión y porque la propia sincronización satura la conexión. Es como el restaurante buffete libre, tu estómago no admite más comida a partir de que esté lleno.

Es imposible mantener la privacidad ni el cumplimiento legal.

La publicidad en las redes sociales y en los Blogs de tecnología que están abonados a hacer artículos de promoción de Drive, Dropbox, además de otros sincronizadores, se han encargado de difundir la engañosa idea de que estas aplicaciones pueden cumplir las leyes de protección de datos. Todos los juristas especializados en el tema insisten en que la ley obliga a firmar un contrato independientemente de que por ejemplo Dropbox , se justifique con el Escudo de Privacidad (Private Shield). Ahora entramos en una nueva normativa que de seguro tampoco cumplirán, estamos ya con el Reglamento General de Protección de Datos (RGPD).

Independientemente del tema jurídico, vamos a ver cómo en la práctica es imposible disponer de privacidad y protección de datos con un sincronizador como Dropbox o Drive.

Tercer razonamiento. Es imposible la privacidad, la seguridad y la protección de datos.

1. Partimos de la suposición de que no trabajas para el FBI o la CIA.
2. En base a la primera suposición podemos deducir que tus ordenadores y dispositivos no están controlados y no tienen medidas de seguridad excepcionales y auditadas regularmente.
3. Cualquier empresa maneja archivos como facturas, datos contables, números de cuenta, informes, presupuestos y datos de clientes en general. Datos de clientes ¡Ojo!
4. Si cualquier empleado tiene acceso a su cuenta de Dropbox o Drive, por sincronización todos los archivos de la empresa pasarán a copiarse en sus ordenadores y dispositivos ¿Cierto?
5. Por tanto, cuando se sincroniza con Dropbox o Drive, estos archivos de la empresa son copiados y distribuidos en tantos dispositivos como le plazca al empleado, recordar que este tiene claves y se puede conectar  ¿Parece que no hay mucho control y seguridad verdad? ¿Los datos de la empresa repartidos por incontrolables discos de dispositivos y ordenadores? Pues sí.
6. El resultado es que para mantener las privacidad y la confidencialidad de los datos de la empresa, esta tendría que auditar todos los días todos los dispositivos y ordenadores de cada empleado, también quizá poner un chip en la piel para controlar todos sus movimientos. No bromeo, el empleado se va a casa de un amigo y sincroniza todos los archivos.
7. Todo esto va mucho más allá, también habría que controlar todos los posibles virus, infecciones y hackeos de cada dispositivo de cada empleado. Si este se conecta con su viejo portátil desde casa y tiene una infección de Ransomware, por sincronización todos los archivos de la empresa serán infectados.

¿Sigues pensando que los sincronizadores como Drive o Dropbox pueden ser usados en una empresa? Seamos serios, una empresa debe trabajar con un sistema que obligue a trabajar online con los documentos, tal y como lo hacen los bancos desde siempre, te conectas, trabajas con los archivos y cierras. ¿Te imaginas un banco sincronizando cuentas corrientes en los ordenadores de los empleados? Si dos personas acceden a la cuenta desde distintas sucursales,  una saca 100 euros y la otra ingresa 100, tendríamos un conflicto, no se sabe cuanto dinero hay en la cuenta, una cancela la cuenta y la otra hace un ingreso, otro conflicto, el caos estaría servido.

Integridad y Prestaciones VS Capacidad en el almacenamiento en la Nube

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