Discos NAS VS Dataprius Cloud. Almacenamiento en disco frente al Cloud

Describimos las principales diferencias, ventajas e inconvenientes de usar un almacenamiento NAS en la empresa frente a una solución  en Cloud como Dataprius.

Dada la gran diversidad de términos en el mundo de la tecnología y de Internet debemos comenzar definiendo brevemente de qué estamos hablando.

¿Qué es un NAS?

Las siglas NAS provienen  de Network Area Storage, que viene a significar algo así como almacenamiento en red. Es precisamente ésta la característica que diferencia a un NAS de cualquier otro dispositivo de almacenamiento. Se trata de un dispositivo que se conecta a nuestra red, ya sea la de la empresa o en casa. Normalmente va conectado mediante cable de red al router.

La instalación de un NAS  permite compartir archivos en la red local. La instalación es muy sencilla y en pocos pasos se dispone de una unidad de red con gran capacidad de almacenamiento. Fácilmente se dispone de un pequeño servidor dónde todos los ordenadores de la red y dispositivos podrán conectarse para almacenar y compartir archivos.

Como este este dispositivo está  en la red local, la velocidad de acceso a los ficheros es bastante rápida y esta es una gran ventaja. Lo que diferencia a un NAS de un disco duro compartido es que se trata de un elemento preparado para el acceso desde la red y al que normalmente se le pueden acoplar  varios discos duros.

Los NAS suelen usarse en pequeñas oficinas dónde se utilizan como almacenamiento centralizado de la empresa. En la actualidad, vienen dotados de la capacidad para conectarnos  externamente a través de Internet, siempre mediante la propia conexión a Internet de la red local.

Que es un almacenamiento en la Nube.

Básicamente un almacenamiento en la Nube es aquel que no requiere la instalación de ningún dispositivo. Todos los datos son guardados por un proveedor que nos proporcionan aplicaciones para su uso. Los ficheros residen en un lugar remoto, en la caso de Dataprius los archivos son gestionados por su software y los archivos son finalmente almacenados en Microsoft Azure, servidores en Frankfurt y Madrid.

Existen muchos almacenamientos en la Nube muy conocidos como Dropbox, Drive o Box. Son aplicaciones que se descargan y se instalan en los ordenadores y dispositivos, una vez registrados en el servicio podemos instalar las aplicaciones y los archivos estarán allí, disponibles desde cualquier lugar y en cualquier momento.

Capacidad de almacenamiento.

Los NAS son dispositivos con una capacidad fija que se puede ir ampliando en la medida en que se le añaden discos duros. En Cloud la capacidad necesaria se puede ajustar a las necesidades.

Debido a la bajada de precios de los dispositivos de almacenamiento se puede obtener una gran cantidad de espacio a un precio muy reducido, para muchos este es motivo suficiente para adquirir un NAS. Si se requiere una enorme cantidad de Gbs,  porque nuestros archivos son en su mayoría fotos o vídeos, el almacenamiento en la Nube puede no ser la mejor opción. Para tener los archivos en la Nube hay que subirlos y esto lleva su tiempo si los archivos son de gran tamaño.

El almacenamiento en Cloud es infinito y se ajusta a las necesidades del momento pero tiene un coste mensual.

Hay que pagar las infraestructuras de servicio del proveedor, de alguna manera es como si tuviese un NAS gigantesco con: medidas de seguridad, anti cortes de conexión, suministro eléctrico permanente, de refrigeración, prevención de catástrofes naturales, sueldos de empleados, instalaciones, etc. Dependiendo del proveedor y de su calidad de servicio el coste por GB mensual puede rondar entre los 0.02€ y los 0.09€.

Velocidad de acceso a los ficheros.

En esto un almacenamiento NAS suele ganar por goleada. Con el NAS, los archivos están en la red interna y no es necesario salir a Intenet y que la aplicación descargue el archivo desde el proveedor.

El almacenamiento en Cloud está sometido a la calidad de la conexión a Internet que tengamos y la saturación a la que la tengamos expuesta. La mayor diferencia se aprecia de nuevo con los ficheros grandes (vídeos e imágenes). Si los archivos son de tamaño medio o pequeño y la conexión es de fibra entonces el almacenamiento en la Nube ya no ofrece diferencias significativas, un segundo más o menos al descargar no es importante.

Hay que tener en cuenta que La Nube y la conectividad avanzan muy rápido. Hace unos años un  servicio como Netflix era imposible por lo enorme que son los archivos de las películas a la hora de transmitirlos por Internet. Los avances en la transmisión de datos,  junto a la mejora en los sistemas de comunicación como las redes 5G harán que pronto las velocidades de transferencia de archivos sean equiparables a las redes locales.

Acceso a la información desde Internet.

Hoy en día los NAS ofrecen la posibilidad de acceder a los contenidos desde Internet. Se tienen una serie de utilidades que vienen preinstaladas con el sistema, entre ellas por ejemplo podremos montar un servidor web y tener por ejemplo nuestro blog Worpress como este. Se ofrecen utilidades para hacer backups, firewall, etc.

Para el caso que nos ocupa, el almacenamiento de archivos, los NAS ofrecen una web mediante la que podremos conectarnos y ver los archivos almacenados. Esas web son extremadamente simples y permiten muy pocas operaciones con los ficheros. No es nada comparable con un aplicación comercial en Cloud que dispone de muchas más funcionalidades para permitir el trabajo y la gestión de los archivos.

Que la conexión para acceder a los documentos sea la propia de la empresa o la que tenemos en casa, puede plantear unos serios inconvenientes. Pensemos que de alguna forma estamos abriendo nuestros documentos al mundo de Internet y que nos estamos convirtiendo en unos mini-proveedores.

Para convertirnos en “nuestro propio proveedor” abriendo la conexión al NAS hacia Internet, tendremos que estudiar convenientemente estos factores:

• La Seguridad de la conexión. El 80% de los ataques a empresas se realizan sobre su conexión, routers, NAS y dispositivos deben estar auditados y actualizados permanentemente. La fuerza bruta de los medios que usa el atacante puede superar con creces los medios disponibles localmente. Si la conexión al NAS no se ha configurado con SSL los archivos viajarán en claro y sin cifrado por Internet.
• Cortes se suministro eléctrico, conectividad o incidentes locales. Si se produce una incidencia de este tipo dejaremos de ofrecer acceso a los archivos. Si compartimos acceso a los archivos para otros usuarios o clientes simplemente dejarán de tener acceso si el sistema ha caído.
• Cuello de botella en cuanto a múltiples conexiones externas. Dependiendo de la conexión de la red puede saturarse o resultar extremadamente lenta. Es muy sencillo de ver, si tenemos una conexión a Internet de 30Mb, basta con que tres usuarios externos se conecten a 10 Mb para que la conexión quede totalmente saturada.
• Repercusiones legales. En las empresas que manejan datos de carácter personal se tendrán que hacer auditorías sobre la seguridad y protección interna de los archivos.

Los sistemas de almacenamiento en Cloud como Dataprius no plantean este tipo de problemas. Al usar un proveedor de almacenamiento la seguridad está controlada 24 horas al día y por personal altamente cualificado, la conectividad está garantizada y el caudal de Internet es miles de veces superior al de cualquier conexión de cualquier empresa.

Trabajo con archivos, protección y seguimiento de los documentos.

El NAS no está preparado ni pensado para esto. Cumple perfectamente su función de almacenamiento y no va más allá.

Se producen todos los problemas típicos que surgen al compartir carpetas, como borrados accidentales, mover carpetas por error, cambios no deseados en la estructura de carpetas sobre-escrituras de los archivos, etc.

Un almacenamiento en Cloud como Dataprius, no solo cumple con su función de guardar la información, también incorpora mecanismos de protección y salvaguarda de los documentos.Está pensado para el trabajo diario con los archivos de la empresa por decenas o miles de usuarios, para ello incluye mecanismos que resuelven los típicos problemas del trabajo compartido. Sin entrar en muchos detalles, se tiene una papelera de reciclaje para la recuperación de los borrados, se crean copias automáticas de los archivos que están siendo editados, se dispone de informes de las acciones realizadas por los usuarios sobre los documentos, se evitan conflictos de archivos cuando dos usuarios lo quieren modificar a la vez, en definitiva son características de Gestión Documental (procesos de gestión de archivos en una empresa u organización).

Envío de emails y compartir en Internet.

Compartir documentos a través de Internet con un NAS es perfectamente posible. Un problema que puede surgir es que esos enlaces son inseguros porque el NAS no se ha configurado debidamente con cifrado SSL en la conexión.

Los sistemas Cloud llevan incorporado el compartir documentos mediante enlaces y facilitan mucho el envío de estos enlaces por email, tal y como hace Dataprius con su propio sistema de correo.

Permisos de acceso y control de los usuarios conectados.

Los NAS incorporan permisos de acceso a las carpetas y los archivos almacenados. Ha de hacerse desde un panel de administración que permite gestionar usuarios y permisos.

Un sistema en la Nube como Dataprius también está dotado de la capacidad de permisos sobre los contenidos, quizá la diferencia fundamental sea la facilidad que aporta en estas funcionalidades, no hay que ser muy avezado en informática para manejar esto.

Vulnerabilidad ante virus o ataques del tipo Ransomware o Cryptolocker

Este es el punto más débil de una almacenamiento NAS o de cualquier almacenamiento local de información. Una infección en la red puede provocar la pérdida o el cifrado de todos los archivos.

La conexión típica de un ordenador a un NAS es una unidad mapeada de red, esto permite acceder fácilmente como si fuera un pendrive. La misma facilidad tendría un virus que infecta el ordenador. Uno de tipo Ransomware buscará todos los archivos y los encriptará. Por lo tanto encriptará los archivos en el servidor NAS. Miles de empresas, tanto grandes como pequeñas se han visto afectadas. Tenemos casos como el de Telefónica.  Lo curioso de Telefónica es que ellos tienen su propia Nube, pero parece que no la usan a nivel interno, en el incidente tuvieron paralizada 1/3 de la empresa cuando ocurrió el famoso ataque Ransomware en sus instalaciones.

Un sistema en la Nube que no use la sincronización es inmune a virus y a ataques de tipo Ransomware o Cryptolocker. Las nubes basadas en sincronización no solo no se libran de estos peligros sino que los transmiten al resto de usuarios conectados al sistema, Dropbox, Drive o Box son sincronizadores muy usados.

Los ataques Ransomware reafirman el concepto de almacenamiento de Dataprius.

En definitiva, usar un NAS obliga a que cada ordenador cliente conectado tenga los niveles de protección de un servidor, cosa que en la realidad es prácticamente imposible. Cualquiera con un portátil que meta un USB infectado ya puede ocasionar un serio problema a la empresa.

Vulnerabilidad a cortes de conexión.

Está claro que el lugar de emplazamiento de un NAS determina su disponibilidad y la continuidad de servicio del  mismo. Un eventual corte de conexión impedirá el acceso a los archivos tanto desde fuera, por Internet, como desde dentro de la propia oficina si el problema es del router o de la red.

Un corte de conexión no es tan problemático en un almacenamiento en Cloud como Dataprius, aunque la oficina pierda la conectividad se podrá seguir teniendo acceso mediante dispositivos móviles o simplemente buscando el bar mas cercano con Wifi, los clientes y colaboradores de la empresa no lo notarán.

En la red interna, una desconexión física del router o un ataque que lo colapse provocaría un problema al  NAS adjunto. A nivel de Cloud, en los Data Centers donde se almacenan los archivos, la conectividad está mucho mejor asegurada (mínimo por triplicado). Estos sistemas disponen de mecanismos para que sean accesibles por Internet en todo momento, incluso en caso de caída temporal de sus canales de comunicación.

Cortes en el suministro eléctrico.

Tener un sistema de gestión documental 99,99% del tiempo activo sólo es posible para empresas que usan el Cloud.

Un NAS puede estar en una casa, en una oficina e incluso dentro de un parque tecnológico, pero indudablemente los cortes de electricidad ocurren. Ningún SAI (Sistema de Alimentación Ininterrumpida) puede durar mucho tiempo si el corte dura horas. Para una empresa esas horas sin acceso a los documentos pueden suponer un grave problema, sobre todo si comparte los archivos a través de Internet con empleados y clientes, estos desde fuera solo aprecian que no se pueden conectar al servicio.

Un sistema en Cloud, donde los servidores y datos están en centros especializados disponen de medidas de contención anti cortes, suministros eléctricos extras y redundancia para evitar estas incidencias.

Estamos hablando de que se ofrece una seguridad y continuidad del sistema igual a los sistemas de los bancos.  Siempre puedes conectarte a cualquier hora a la página del banco y realizar operaciones, los cajeros siempre funcionan, se realizan operaciones durante todos los días del año las 24 horas. Sólo hay que ver las instalaciones que tiene Azure para evitar cualquier corte de suministro eléctrico: Imagen de Azure Datacenter.

Roturas o incidentes locales.

Cualquier hadware que adquiera la empresa es susceptible de fallos, roturas o incidentes locales. Evidentemente no vamos a instalar un NAS en el cuarto de baño. Hay que destinar un lugar protegido frente al personal y el calor excesivo. Tarde o temprano, las máquinas tienen un periodo de vida y acaban rompiéndose. Eso es algo que no hay que olvidar y pensar en el plan de contingencia ante estos sucesos.

La rotura de un NAS conlleva un gasto de miles de euros en intentar rescatar la información, más el tiempo de no poder disponer de los archivos necesarios para el desempeño de cualquier empresa.

Los sistemas en Cloud no se libran de las roturas, pero tienen la ventaja de la transparencia y redundancia que ofrecen los sistemas en la Nube. Estas empresas están preparadas para las roturas sin que el usuario final se entere. Pueden cambiar bloques enteros de discos duros sin que los usuarios lo noten. Con un sistema como Dataprius en la nube, una empresa no se tiene que preocupar de la obsolescencia de su hardware.

Hace varios meses hubo un terremoto en México. Multitud de empresas que tenían sus archivos en discos duros locales o NAS experimentaron este problema. Lo sabemos de primera mano, porque hemos tenido contacto con varias de estas empresas. En la reconstrucción y vuelta a la normalidad, para estas empresas las soluciones en Cloud son más buscadas ahora.

Backups. Copias de seguridad.

Un sistema NAS almacena los archivos como hemos hablado de forma rápida y eficaz. Incluso se pueden hacer backups con ellos.

No es conveniente que una copia de seguridad que esté en el mismo lugar donde se trabaja. Las normativas inciden en que es necesario tener copias en lugares geográficos diferentes.  ¿Vamos a comprar otro NAS? ¿Lo guardamos en otra oficina o la casa de alguien?. Una copia de seguridad efectiva no puede estar en el mismo sitio. Si se ha decidido trabajar con un NAS es necesario prever un lugar alternativo para poder guardar las copias de seguridad.

De nuevo la Nube gana sin despeinarse en esta terreno. Las copias de seguridad en la nube, evidentemente están en otro lugar. Una localización remota a salvo y accesible desde cualquier lugar mediante claves. Es más, permite la posibilidad de copiar de nube a nube. Puedes tener copias en diferentes países sin mermar en seguridad. Dataprius permite hacer una copia de seguridad con un click de ratón, o de forma automática cada semana.

Cumplimiento normativo RGPD y LOPD.

Las empresa que dispone de un NAS en su centro de trabajo y que maneja datos personales previstos en LOPD y RGPD debe ser bastante rigurosa.

Recordemos que datos personales pueden ser simplemente facturas, presupuestos, nombres y direcciones de clientes, etc. Estos datos almacenados en su NAS deben cumplir la legislación, además en el nuevo RGPD (Reglamento General de protección de Datos) se deja muy claro que la empresa que almacena y trata estos datos será la responsable. Tener esos datos y ese NAS implicará que se tengan que hacer auditorías del uso de la información y de la seguridad del tratamiento de estos datos.

Si el almacenamiento se realiza en Cloud mediante un proveedor externo la responsabilidad puede ser delegada en este. La ley lo tiene previsto, en concreto en la LOPD mediante un tipo de contrato, el de prestación de servicios por parte de terceros, Dataprius  firma este contrato con todos sus clientes.

Poder probar el sistema antes de adquirirlo.

Probar un NAS antes de comprarlo podría ser complicado, hay que ir a un comercio  que te asegure que podrás devolverlo siempre y cuando sea en buen estado. Tendrás que desembolsar el dinero que cueste y arriesgarte a no romper la garantía del hardware.

La Nube puedes probarla desde tu ordenador y sin salir a la calle. Basta con instalar la aplicación, subir los archivos, probar que puedes acceder a ellos desde el ordenador, móvil o tableta. Todo a coste cero. Amazon pronto sacará un espejo para poder probarte la ropa a partir de una foto tuya con inteligencia artificial. Es otro ejemplo del uso de la nube. Tan sencillo como unos cuantos clicks de ratón.

Descargar, instalar y probar Dataprius

¿Cuándo usar un NAS?

Usar un NAS es recomendable cuando se almacenan archivos de gran tamaño y se requiere un uso frecuente. Por ejemplo, archivos pesados de vídeos e imágenes.

Si necesitas almacenar un gran volumen de archivos, estos archivos son muy pesados y  se utilizan tan solo de vez en cuando, entonces un NAS es la solución ideal tanto en casa como en la empresa. En este contexto la Nube puede resultar lenta debido a la lentitud de la conexión a Internet.

Una solución basada en NAS es recomendable si se necesita máxima velocidad de carga de muchos archivos que se usan a diario, cuando además no se quiere que estén disponibles en Internet. Por ejemplo, este sería el caso de una empresa de audiovisuales o marketing que manejen multitud de videos y archivos pesados de forma continuada. Es el punto fuerte del NAS, la velocidad para archivos grandes en la red local.

¿Cuándo usar una Nube como Dataprius?

Si los archivos no son de tamaño enorme disfrutaremos de un almacenamiento ubicuo con disponibilidad permanente.

En concreto, cuando se requiere alta disponibilidad tanto desde dentro como fuera de la empresa. Poder acceder a los archivos y trabajar desde cualquier lugar. No se trata solo de almacenar, se trata de disponer de mecanismos que gestionan el acceso de múltiples usuarios y preservan la integridad de los datos.

En empresas u organizaciones con varias localizaciones, que permiten flexibilidad de horarios, que permiten conciliación laboral, disponen de una Intranet como lugar central de acceso a los documentos.

Delegar la seguridad, el cumplimiento legal, las tareas de mantenimiento, las copias de seguridad en el proveedor. Se dispone de un sistema que evita borrados accidentales, que genera versiones de los archivos con los que trabajas y controla las acciones del equipo y evita el peligro de virus tipo Ransomware o Cryptolocker.

Simplicidad en la organización de la información, los datos y permisos. No olvidemos que el acceso a los archivos es idéntico tanto desde casa como en la oficina.

Un sistema ajustado a las necesidades de almacenamiento y uso en cada momento. Se paga justo por lo que se usa y no se queda corto nunca. Tampoco se quedará obsoleto, se actualiza en cuanto a funcionalidades y necesidades de seguridad. También se dispone de soporte técnico para cualquier tipo de incidencia, existe personal técnico pendiente del sistema y a nuestra disposición todos los días.