Con qué frecuencia hacer Backups de archivos. Locales y en Nube.

Sobre la  frecuencia de los Backups de los archivos y el lugar dónde almacenarlos hay diversidad de criterios. La realidad nos lleva a situaciones contrapuestas. Empresas que aún teniendo medios no hacen backups regularmente y otras que lo hacen todos los días en incluso realizando varias copias en una misma jornada. Como vamos a ver las circunstancias cambian mucho si los archivos se almacenan localmente o se usa la Nube.

Backups como medio de recuperación ante incidentes.

Lo primero que hay que dejar claro es que los Backups deben ser un medio de recuperación ante incidentes y no un archivado de datos antiguos. Se dan muchos casos en que las empresas utilizan los backups como un archivado de datos o documentos. Ha de considerarse que cuando una información o un documento deja de ser útil para su uso frecuente debe catalogarse de alguna forma como documento histórico o archivado.

Muchas empresas eliminan documentos que ya no se usan y si tiempo después se necesitan recurren a los Backups. Esto es un uso inapropiado, todas las empresas han de preservar esos documentos antiguos considerando que debe catalogarse como información archivada y no recurrir a los Backups para ello. El concepto es sencillo y bastará con dedicar carpetas específicamente para esto. Es conveniente que estas carpetas se doten de referencias a fechas o períodos ya sean mensuales, semestrales o anuales.

Para que las copias sean eficientes el almacenamiento de los datos ha de estar centralizado.

Por supuesto la realización de las copias de seguridad en la empresa se sustenta en el hecho de que se dispone de un repositorio centralizado de la información.

Tradicionalmente este repositorio central ha venido siendo un servidor o un disco duro compartido en la red o NAS. En nuestros días esto está siendo sustituido por sistemas de almacenamiento o gestión en la Nube como Dataprius.

Aunque resulte sorprendente existen Pymes que no disponen de un repositorio central de información. Si la información está dispersa por diferentes ordenadores o dispositivos no se puede plantear una política de backups sencilla y eficiente.

En estos casos las copias de seguridad consistirían en copias individuales de esos repositorios individuales de los ordenadores. Estos escenarios son ciertamente caóticos hasta el punto que los medios digitales se convierten más en un problema que en una solución. En estos escenarios conviene más plantearse cómo centralizar la información que pensar en las copias de seguridad. Si no se dispone de un almacenamiento centralizado se producen multitud de problemas que crean un alto grado de ineficacia como:  duplicidad de la información, errores de actualización de la información, pérdida de tiempo al buscar la información, pérdida de datos, ser más vulnerable a virus y robos, etc. En definitiva,  los empleados o colaboradores invierten más tiempo en solucionar estos problemas que en el desempeño de su trabajo.

Frecuencia de las copias, entornos locales y en la Nube

Si se usan medios locales y la empresa desarrolla su actividad basándose en aplicaciones y bases de datos, las copias han de ser frecuentes. Si dichas aplicaciones o bases de datos están en la Nube entonces la cosa cambia bastante, lo mismo ocurre con los archivos.

Si se trata de un entorno local (On-Premise) dónde los servidores o los discos duros residen en la red interna, los Backups han de ser muy frecuentes. También es muy importante que puedan almacenarse en algún lugar alejado de la propia red.

En este artículo nos centramos en las copias de los archivos. Normalmente las aplicaciones y las bases de datos usadas para el trabajo diario disponen de sus propios sistemas de backups y de recuperación. Si se trata de aplicaciones On-Premise los archivos de las copias deberán agregarse a todos los demás a la hora de almacenarlos.

Si hablamos de archivos, entendiendo que se trata de los documentos que la empresa maneja a diario en su desempeño y que dichos archivos se manejan en la red local, entonces la frecuencia de los backups debe ser como mínimo diaria y en muchos casos incluso por tramos horarios.

Si por el contrario se usa un sistema de gestión documental en la Nube como Dataprius la necesidad y la frecuencia de los backups disminuyen radicalmente. El motivo es que el almacenamiento y el sistema ya elimina muchos de los problemas que justifican la realización de copias locales.

Pensemos que una fuerte motivación para hacer frecuentes Backups en entornos locales es la posibilidad de rotura de los discos duros. Al almacenar en la Nube esta posibilidad queda eliminada.

Los almacenamientos en la Nube son inmunes a roturas. No se trata de que no se produzcan, se trata de que está perfectamente previsto y de que se activan mecanismos de recuperación instantáneos.

Por ejemplo, en Dataprius usamos Azure, el almacenamiento dispone de 3 replicaciones, esto quiere decir que la información está copiada en tres sitios diferentes al mismo tiempo, si se produce una rotura, el sistema sigue funcionando con alguna de las copias. Esta misma política es de utilidad ante desastres naturales. Este es un solo motivo por el que ya no se necesitará tanta frecuencia en las copias.

Los criterios para los backups de archivos cambian mucho de entornos locales a entornos en la Nube.

En un entorno de carpetas local basado en disco duro o servidor On-Premise,  son muchos los motivos que justifican una alta frecuencia de las copias de seguridad. Como hemos dicho lo mínimo será un backup diario.

• Los permisos de acceso dependen de configurar el servidor o disco central. Esto implica la intervención de personal informático.
• Se pueden producir pérdidas por borrados accidentales o intencionados.
• Los archivos se machacan. Otros usuarios pueden sobre-escribir archivos modificados de otras personas y perderse el trabajo de estos.
• Vulnerabilidad ante virus y especialmente a amenazas como Ransomware y Cryptolocker.
• Ausencia de medidas de preservación de los documentos como copias automáticas o recuperación desde papelera de reciclaje.
• Roturas o incidentes de tipo físico, fallos de discos duros, de servidores o de ordenadores.
• Vulnerabilidad a factores externos como robos, incendios, inundaciones, etc.

En un sistema de almacenamiento en la Nube, las condiciones cambian considerablemente. Por ello los backups no han de realizarse con tanta frecuencia.

• No es necesario personal informático para establecer permisos de acceso. El sistema proporciona accesos de administrador de sencilla gestión.
• Las pérdidas por borrados accidentales o intencionados se mitigan al disponer de mecanismos de preservación de los archivos.
• Los archivos no se machacan. En Dataprius un archivo se mantiene bloqueado mientras otro usuario lo edita.
• Inmunidad ante virus y amenazas como Ransomware y Cryptolocker. Los archivos son almacenados en la Nube y los incidentes locales no les afectan.
• Se dispone de medidas de copias automáticas que preservan los archivos modificados.
• Inmune a roturas de tipo físico porque el proveedor ya dispone de medios de recuperación automatizados y al instante.
• No hay que considerar factores externos como robos, incendios o catástrofes naturales. Un almacenamiento en la Nube de calidad cuenta con medios de replicación y contingencia a nivel geográfico y entre países.

Conclusiones

Mientras que un almacenamiento local (On-Premise) nos obliga a mantener una política de backups de alta frecuencia, un almacenamiento en la Nube nos libera de muchos de los motivos que justifican esas copias.

En nuestro caso en particular, el sistema realiza backups de forma automática y semanal sobre otra zona geográfica diferente al sistema principal.

Las copias en la Nube permiten a su vez pasarlas a otra Nube de otro lugar. También hay que considerar que si queremos recuperar una copia en local, se tratará de una operación de descarga, en Internet descargar es mucho más rápido que subir. Como las copias están en Cloud, disponiendo de claves de acceso podremos descargarlas en cualquier lugar del mundo.

 

Nueva versión Dataprius Recovery. Los backups en la propia nube.