La Nube. 1 minuto para ver que Drive o Dropbox NO son para empresas

Son almacenamientos en la Nube muy conocidos, Drive y Dropbox son las aplicaciones para guardar archivos en la Nube más extendidas del planeta. Existen muchas más de este tipo que no mencionamos, todas tienen algo en común, son Sincronizadores o Discos Duros Virtuales.

¿Qué son los sincronizadores?

Son todas aquellas aplicaciones que copian archivos de  tu ordenador a la Nube y viceversa.

Se seleccionan unas carpetas de tu ordenador y a partir de ese momento cualquier archivo nuevo o modificado sobre esa carpeta de tu ordenador se sube automáticamente a la Nube. Al revés también funciona de esta forma, si hay un nuevo archivo en la Nube, automáticamente se copiará en tu ordenador.

Ese mecanismo de mantener los archivos actualizados hacia la Nube y desde la Nube es lo que se llama Sincronización.

Esta forma de almacenar archivos en la Nube es realmente práctica y usada por millones de personas todos los días. Es excelente a nivel particular, permite que millones de personas tengan sus archivos en cualquier lugar y en cualquier momento. Las personas usan varios dispositivos y además les gusta compartir con otros esos archivos, lo almacenado en la Nube se comparte muy fácilmente.

El éxito de los sincronizadores no admite dudas. El primero en popularizarse fue Dropbox, tras comprobar su éxito otros grandes crearon sus propias versiones Drive de Google o OneDrive de Microsoft. En la actualidad existen muchos discos Virtuales de este tipo, todos basados en el mismo mecanismo, la sincronización.

sirven dropbox o drive para la empresa

¿Por qué los sincronizadores como Drive o Dropbox NO sirven para la empresa?

Ya hemos visto y la realidad lo demuestra, que estas aplicaciones son excelentes para uso particular. Cuando una sola persona guarda archivos en la Nube y sincroniza sus dispositivos particulares, todo funciona muy bien y la satisfacción de los usuarios está garantizada.

Cuando este modelo de almacenamiento en la Nube (LA SINCRONIZACIÓN)  se intenta llevar a la empresa se tienen graves problemas. 

Por supuesto sabemos que Dropbox y Drive se ofrecen para empresas. También sabemos que desde hace años se escribe sobre estos sincronizadores y muchos autores los recomiendan inconscientemente para las empresas. Que estos productos se ofrezcan como soluciones válidas para empresas corresponde a intereses comerciales que no vamos a tratar en este artículo.

Lo que si vamos a ver es que cualquier Disco Virtual que basa su funcionamiento en la sincronización no es válido para entornos empresariales. Ojo porque estamos hablando de al menos un 80% actual del almacenamiento en la Nube, las empresas andan muy confundidas y al final descubren que esto no les sirve. Muchas que no conocen otras alternativas intentan usarlo. La conclusión a la que llegan suele ser que el almacenamiento en la Nube no es posible para ellos.

La fórmula de la distribución de los sincronizadores o Discos Virtuales

El problema está en la base.

Se trata simplemente de que: La sincronización distribuye los documentos de la empresa y los copia en multitud de dispositivos.

Si una empresa usa un sincronizador del tipo Dropbox o Drive pronto descubrirá que cada usuario puede sincronizar en tantos dispositivos como quiera.

Cada usuario, trabajador o colaborador de la empresa se instala la aplicación y mantendrá copias de los archivos de la empresa en esos ordenadores y dispositivos. Sin control y sin limitaciones los documentos de la empresa estarán distribuidos en muchos lugares.

La fórmula es simple.

Formula de distribución de documentos con Dropbox o Drive

 

La distribución de los documentos crea cuatro  graves problemas

1. Problemas de conflictos de archivos, sobre-escrituras, pérdidas de información.

2. Anarquía en la gestión de los documentos de la empresa.

3. Exposición continua a virus y ataques de Ransomware o Cryptolocker.

4. Imposibilidad de cumplir con las leyes de protección de datos LOPD o RGPD.

LOS CONFLICTOS DE ARCHIVO

Si se tienen 120 copias de un mismo archivo en multitud de lugares, tarde o temprano alguien modificará el archivo y habrá un conflicto. La empresa debe invertir su tiempo en trabajar y no en solucionar conflictos permanentes de archivo.

ANARQUIA EN LA GESTIÓN DE LOS DOCUMENTOS

La distribución de los archivos de la empresa convierte en dueños de los documentos a los empleados. La estructura y organización de los datos está en permanente riesgo de ser modificada.

EXPOSICIÓN MAXIMIZADA A VIRUS Y ATAQUES RANSOMWARE Y CRYPTOLOCKER

Cada copia de cada archivo puede ser infectada por un virus, si tenemos 120 copias la exposición es extrema y más teniendo en cuenta que la empresa no puede controlar la seguridad de todos esos lugares.

IMPOSIBILIDAD DE CUMPLIR PROTECCIÓN DE DATOS LOPD O RGPD

Es imposible garantizar que no se realiza un acceso indebido a los documentos cuando residen el lugares que la empresa no controla. Cada usuario que accede a los documentos en la Nube lo puede hacer desde dispositivos o lugares que son totalmente ajenos al debido control de los datos en cuanto a su privacidad.

De hecho, la ley contempla que si los archivos salen de la empresa por una simple reparación de un portátil estos ficheros han de viajar cifrados.

Un sistema que no sincroniza y que por obligación no mantiene copias de los documentos si es adecuado para cumplir con la ley.

 

 

 

 

 

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