Cómo calcular el coste de migrar a la nube. Factores a considerar.

En la empresa, el coste de cualquier cambio determina la decisión final. La empresa debe considerar muchos aspectos cuando se decide migrar a la nube alguno de sus sistemas. El coste no se evalúa solo en función del valor económico, también por la operativa  del nuevo sistema. Vamos a explicar cómo hacerlo.

1. Auditar el coste de las infraestructuras actuales.

Es lo primero que hay que hacer. Saber cuánto le cuesta a mi empresa todos los componentes y soluciones on-premise que dispone.

El servidor o servidores, la electricidad y refrigeración, el mantenimiento, la seguridad.

Si ha tenido percances a lo largo de los años sumar el coste de los mismo durante la crisis y el proceso de vuelta al poner en marcha el sistema.

Ejemplo, una caída del servidor principal y no poder contactar con el responsable IT deja dos días sin poder trabajar a 9 sedes repartidas por diferentes ciudades. ¿Qué coste representa eso?

Calcular el coste directo.

Que suele ser lo más fácil. Recopilar las facturas de la compra de los ordenadores, las licencias y el software adquirido.

Si hay un contrato de mantenimiento, el coste mensual o anual con una empresa IT. O bien si es por tarifa plana o por actuación se puede sumar el coste del mantenimiento de infraestructuras, bases de datos, desarrollo software, actualizaciones.

Si la empresa tiene un departamento de IT sumar el coste de nóminas, curvas de aprendizaje, gestión de personal y recursos humanos. Número de horas empleadas nada más en el mantenimiento del sistema.

Calcular los costes indirectos.

¿Cuántas veces el servidor se ha caído?. ¿Cuántas veces un virus ransomware ha afectado a los archivos? El tiempo en restaurar un backup. Estimar el número de horas que el resto de empleados no ha podido trabajar y ha bajado su productividad. Se puede calcular estos costes, al igual que si fuera una huelga general, si un empleado  no puede trabajar 3 horas, multiplicar por el número de empleados y sus respectivos sueldos. Si en 10 años ha habido X caídas del servidor por diferentes motivos, si hay trazabilidad del número de horas se puede hacer una estimación del coste indirecto producido por esta infraestructura on-premise.

La suma de los costes indirectos y directos nos dará lo que nos cuesta la infraestructura actual y cómo esto nos ayudará a saber si migrar a la nube es la mejor opción.

2. Saber el coste de la infraestructura cloud a migrar.

Para migrar a la nube antes tenemos que saber cuánto cuesta. Hoy en día los proveedores se esfuerzan en simplificar lo máximo posible este cálculo. Se trata de ponerlo fácil los posibles clientes de la nube. Lo más sencillo es una calculadora donde rápidamente se añaden las características y el precio sale inmediato. Sin que haya que hacer una labor de consultoría. Muchas empresas que ofrecen servicios en cloud no ponen sus precios con la intención de obligar al posible cliente a contactar, es una técnica de venta.Si lo que busca la empresa es servidores en la nube, deberá conocer el precio de los núcleos CPUs, memoria RAM, transferencia de datos, capacidad de almacenamiento, tipo de almacenamiento.

El soporte. ¿Está incluido o es un gasto añadido?

Por ejemplo en Dataprius, el soporte está incluido por Email de forma gratuita. Respondemos a los pocos minutos siempre. En cambio en otros proveedores como por ejemplo Azure cobran por el mismo soporte que nosotros damos unos 1000$ al mes.  Hay que valorar esto respecto a los costes operativos del sistema.

3. Estimar el coste de poner en marcha la migración.

Una vez decidido dónde y como migrar, hay mover los archivos a la nube o hay que instalar software. Ver si representaría un parón del servicio y el número de horas. O si se puede hacer en fin de semana para evitar interrupción normal de trabajo.

Para algunos servicios en cloud se cobra la transferencia de archivos en gigas. Dataprius asume ese coste por ejemplo y no representa ningún gasto extra.

Integración de las aplicaciones y el uso diario. Hay que estar seguro que durante el proceso de migración no se quedará ningún archivo fuera mientras los empleados siguen trabajando en el antiguo sistema de servidor de oficina on-premise.

Ejemplo, ¿Cómo se hace una migración en Dataprius?. Normalmente se hace una subida inicial con todo. Los empleados pueden seguir trabajando normalmente. Eso significa que algunos archivos se modificarán en local. Cuando ya se decide trabajar directamente en Dataprius se hace otra subida igual con todo, con la salvedad que esta última subida será mucho más rápida puesto que Dataprius para cada archivo comprueba si es el mismo que está en la nube y por lo tanto no lo re-subirá. Solo cambiará los archivos que se han modificado en local mientras se hacía la primera subida. De esta forma tan sencilla se hace que la migración sea sin cortes para la empresa y que el lunes se empiece a trabajar en la nube con la seguridad de que todo está subido y migrado.

¿Migración propia o con ayuda exterior?

Se debe considerar si la empresa proveedora Cloud ofrece servicio de migración añadido. Quizás la empresa necesite ayuda para poder implantar la solución y esto suponga un coste. Si va a migrar a Dataprius, considere que nunca ningún cliente nos ha tenido que pagar nada extra gracias a la facilidad para migrar de nuestro sistema.

¿Debo contratar cursos de formación para empleados previos o a posteriori tras implantación? Otro posible coste a añadir en algunos casos. Si se hace el sistema lo suficientemente sencillo como es Dataprius con leerse el manual y probar la aplicación previamente unos minutos ya no es necesario contratar cursos de formación. El manual de Dataprius se lee en menos de 15 minutos.

4. Aventurar si hay costes añadidos post-migración

Ver si hay que pagar algún extra tras la migración.

Que no haya sorpresas. ¿Hay algún mantenimiento por disponer del servicio en la nube? Si se opta por una nube privada o sistema on-premise desde luego habrá unos costes elevados de mantenimiento. Mientras haya infraestructura hardware en las dependencias de una empresa habrá costes, los mas altos corresponden a los de personal o mantenimiento.

En Dataprius no hay sorpresas ni costes extras.

Hacer una lista de los beneficios operacionales tras la migración

¿Qué hacer con los servidores o antiguas máquinas que ya tenemos? Muchas empresas optan por mantenerlos como mecanismo para almacenar backups durante un tiempo o bien los venden como segunda mano. El espacio que antes ocupaba el servidor ahora es espacio vital para empleados u otras operativas.

¿Es el dinero lo que mueve a una empresa irse a la nube o es algo más?

• ¿Será mi empresa más flexible, más ágil?
• ¿Una ampliación de una nueva oficina o sede es algo ahora inmediato?
• ¿Estará mi empresa más preparada ante desastres naturales o de otro tipo como Ransomware, virus?
• ¿Los datos estarán más seguros y accesibles?
• ¿cumplirán con las leyes de protección y privacidad de datos?
• ¿Tendré copias de seguridad fiables y disponibles?
• ¿Puedo ampliar la capacidad de mi servicio fácilmente?
• ¿Tendré alta disponibilidad?
• ¿Podré trabajar desde cualquier ubicación?

Responder a estas cuestiones nos proporcionará una idea de costes-beneficios en la posible transición hacia la Nube.