Controlando los archivos que suben a la nube.
En Dataprius, al contrario que Dropbox o Drive se controlan los archivos que algún usuario ha subido a nuestra cuenta.
Los discos virtuales permiten a los usuarios subir ficheros directamente a la estructura de carpetas de la empresa.
Esto es otra mala práctica de estas plataformas. Se demuestra una vez más que no son aplicables en el entorno profesional ni de la empresa. Por mucho que Dropbox se publicite como Bussines.
Un plataforma profesional NO debe permitir que usuarios externos suban ficheros sin control a las carpetas de trabajo de la organización.
La solución es disponer de una Bandeja de entrada. Tal y como hace Dataprius.
- Actualmente, el 90% de las empresas con Dataprius, utilizan la subida de ficheros desde la web o las aplicaciones móviles.
- Disponer de un lugar intermedio, dónde se almacenan los archivos subidos, proporciona la posibilidad de supervisar los ficheros para su control y organización.
- Después de haber sido subidos, los archivos pueden ser revisados y colocados justo en las carpetas designadas para estos clientes.
- Se mejora la operativa de la empresa, sustituye los adjuntos por email, con la seguridad de los antiguos fax.
- Permite mantener un repositorio de carpetas y archivos del cliente actualizados, los clientes acceden cuando los necesitan.
Veamos paso a paso como se gestionan los archivos subidos por los clientes.
EL CLIENTE SUBE LOS ARCHIVOS DESDE LA WEB O LA APLICACIÓN MÓVIL
LA APLICACIÓN MUESTRA EL AVISO
En cuanto los archivos han sido subidos por el cliente, la aplicación muestra el aviso de que se han recibido archivos desde la web.
LOS ARCHIVOS SON SUPERVISADOS Y MOVIDOS A SUS CARPETAS
Fácilmente se ven en la ventana los documentos enviados. Esta es la Bandeja de Entrada.
Se pueden mover en un instante a las carpetas que compartimos con el cliente. El árbol de carpetas se muestra abierto marcando las carpetas del cliente en azul.
CONCLUSIONES
La transferencia de documentos es parte esencial de la transformación digital de la empresas.
Es también una forma de mantener una relación digital con los clientes, no olvidemos que ellos ya llevan a la empresa en sus dispositivos móviles pudiendo acceder a los ficheros en cualquier momento.
Las plataformas populares como Dropbox, Drive o Onedrive no tienen en cuenta que la operativa de una empresa dista mucho del uso personal de un almacenamiento en la Nube. Estas plataformas provocan desorden, falta de control e inseguridad. Propician que los clientes suban archivos a las carpetas internas de la empresa.
Para conocer más sobre las diferencias de un almacenamiento en la Nube para empresas y los de uso particular:
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Diferencias de Dataprius con Drive, Dropbox y Onedrive
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Un almacenamiento en la Nube que sea Business
La realidad es que tampoco inventamos nada nuevo, es puro sentido común. Si el lector está familiarizado con los Blogs, sabe perfectamente que cualquier comentario que se envíe debe ser moderado antes de su publicación. De la misma forma, los archivos han de ser supervisados cuando alguien los sube desde las aplicaciones móviles.
Los mecanismos de supervisión y control son parte fundamental de la seguridad de un sistema.
Un concepto interesante. ¿Sería una buena idea que también se pudiera subira una carpeta directamente? Es decir, enviar de alguna forma un enlace a un cliente y decirle, sube los archivos ahí. El no sabe cómo se llama la carpeta.
El problema sería que machacara algún archivo ya existente. O que metiera información no deseada. El filtro humano debe estar ahí para impedir que nadie meta información en la empresa que pueda dañarla.
No lo pillo ahora mismo, ¿es una bandeja de entrada de email propia? Es decir, desde mi propio email mover los adjuntos?
La cosa es que al final hay que tener muchos sistemas para obtener los archivos de los clientes. Ojalá estuviera todo en uno
He probado en la versión gratuita y no está habilitado. ¿Se puede probar?
Sí, solo póngase en contacto y solicítelo https://dataprius.com/contacto.html
La cosa es que a veces no hace falta supervisión. Me gustaría que un cliente pudiera subirme información a una carpeta y no tener que estar moviendo yo los archivos
Hola Irene,
Eso lo hacen plataformas que no están diseñadas para empresas como Dropbox o Drive. En Dataprius se protegen los documentos de la empresa. Hay varias razones. El cliente podría subir una versión con el mismo nombre de archivo que machacaría la versión actual y válida. El cliente podría subir cantidad de archivos y carpetas que romperían la limpieza y orden de tus archivos, vamos que si quiere te subiría hasta películas porno ocupando tu espacio y ensuciando los documentos de la empresa. Al final también podría subirte archivos contaminados por virus. Es necesario controlar lo que suben, antiguamente las empresas nunca dejaban a los clientes entrar a sus archivadores.