¿Es seguro utilizar un gestor documental open source?

Eres gerente, CEO o directivo de una empresa y estás impulsando el cambio desde dentro para aprovechar las ventajas del cloud. Ahora lo que necesitas es elegir un buen gestor documental que te permita controlar el workflow de tu empresa y te ha llamado la atención que existen soluciones gratis de almacenamiento. Pero, ¿es seguro utilizar un gestor documental open source?

Para que veas lo que se encuentra detrás de esa expresión, open source (recursos abiertos), queremos mostrarte los riesgos que implica para la empresa enfocarse en soluciones gratuitas que, sin embargo, no se adaptan realmente a tus necesidades en cuanto a capacidad de almacenamiento, seguridad y protección de datos.

Lee el artículo Seguridad en la nube. Lo que has de saber.

Qué es un software documental de código abierto

Un sistema de gestión documental open source es un software que está basado en el código abierto. Eso significa que los usuarios pueden colaborar para ampliar, modificar, usar y distribuir de forma gratuita ese software, que no está sujeto a la licencia de ninguna empresa en particular.

¿Qué queremos decir con esto?

  • Te puedes descargar el software de gestión documental gratis de Internet y ver cómo está hecho por dentro.
  • Puedes implementar los cambios que quieras, siempre que tengas un buen programador.
  • Lo puedes implementar en tus propios servidores de manera gratuita.
  • No estás sujeto a los cambios que pueda hacer el proveedor de software, ya que puedes usar el programa a tu antojo.

Aparentemente, el software documental open source tiene muchas ventajas, pero también presenta otros enormes riesgos de los que muchas veces no se habla y hacen que no resulte de hecho más seguro que utilizar un software privado en la nube.

Las desventajas del software documental free

Los programas de gestión documental, ya sean open source o de código restringido, son un tipo de software de gran relevancia. Es por eso que la decisión de elegir uno es altamente sensible.

En ellos vamos a introducir información privada de la empresa, datos de clientes que estamos obligados a proteger por la RGPD y documentos financieros y estratégicos de nuestra compañía.

Cuando hablamos de un programa open source, significa que ese software:

  • Bajo nivel de seguridad. Es de código abierto, por lo que cualquier persona con un conocimiento de programación suficiente puede descargárselo y buscar vulnerabilidades. No es lo mismo que un software privado, cuyo código no lo conoce ni lo puede descargar todo el mundo.
  • La adaptación y modificación implica costes. Es gratuito, sí, pero eso significa que cualquier modificación y adaptación que quieras hacerle para que se adapte a tus necesidades tendrá que costearla la empresa. Probablemente necesites contratar más personal, ya que posiblemente tu Departamento de IT no cuente con los conocimientos, el tiempo disponible y la experiencia necesaria para este tipo de acciones.
  • Requiere una infraestructura de servidores. Si no es un software en la nube, significa que requiere que tengas tu propia infraestructura de servidores en las dependencias de tu empresa, o contratar un servidor dedicado en un centro de datos. Esto aumenta también la complejidad del proceso, porque te reduce la flexibilidad. Si en algún momento requieres de más o menos espacio de almacenamiento, tendrás que comprar más espacio en tus servidores, o bien adquirir nueva infraestructura.
  • Mantenimiento y actualización no están incluidos. Al ser un software de uso libre, el mantenimiento del mismo tampoco estará incluido. Tendrás que disponer del personal informático adecuado para llevar a cabo estas tareas, lo cual lleva tiempo.
  • Mayor tiempo de implementación. El tiempo de implementación de los programas open source optimizados y adaptados es mucho mayor. Tu estrategia cloud tendrá que dilatarse mucho en el tiempo si de verdad quieres utilizar un software open source de manera adecuada.

En definitiva, si quieres proteger tus datos y optimizar los costes de tu estrategia de digitalización, es mucho mejor que aproveches las ventajas del software documental en la nube, donde la seguridad es mayor y se reducen los costes y los tiempos de implementación.

Lee el post: Por qué las empresas se están pasando a la nube

El software de gestión documental en la nube, una alternativa segura

Hay muchos empresarios y directivos que pueden sentirse atraídos por las ventajas de personalizar y modificar su SaaS de almacenamiento.

Y sin embargo, es importante entender que esto implica sus riesgos, porque al final pasa lo siguiente:

  • Tus costes son más altos en infraestructura y personal, aparte de que probablemente también necesites asumir costes externos en consultoría.
  • El riesgo es mucho mayor; es decir, que a diferencia de un software en la nube ya testado y actualizado, con tareas de mantenimiento periódicas y medidas de seguridad, vas a tener que controlar todo esto desde cero y con el riesgo de equivocarte.

Todo esto acaba teniendo consecuencias para la seguridad de tu gestor documental. Y es que para reducir costes, acabamos muchas veces dejando de lado aspectos fundamentales sin los cuales el open source resulta un peligro, con lo cual nuestros datos acaban siendo una presa fácil para los ciberdelincuentes.

En resumen

Gestor documental open source

¿Vas a arriesgarte a utilizar un gestor documental open source e implementarlo en tu empresa, cuando no tienes todavía una estrategia para mantenerlo y garantizar la seguridad de los datos de tu empresa?

Si eres un empresario inteligente, estamos seguros de que apostarás por la mejor solución de almacenamiento en la nube.

Un software en la nube con mantenimiento, actualización y máxima seguridad, donde no tendrás que asumir los costes, ni los riesgos de un software de código abierto.

Mucho más flexible que un software propietario tradicional, pero mucho más seguro que un gestor documental open source.

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