El gestor documental es una tecnología necesaria para optimizar los procesos de gestión internos. A veces, los empresarios están demasiado ocupados para tomar decisiones que les permitan mejorar los procesos internos y ahorrar costes. Sin embargo, es precisamente el hecho de que se lleve un mal sistema en el control del flujo de documentos lo que conduce a que muchas veces en muchos departamentos tengan una sobrecarga de trabajo o se cometan errores que lastran la productividad de la empresa.
Como directivo o CEO de una compañía, seguramente ya tienes muy claro que las tareas administrativas en sí mismas no son rentables, sino un mal necesario que tienes que gestionar de la manera más óptima, eficaz y rápida posible. Es mejor emplear los recursos en otro tipo de iniciativas que permitan a tu empresa obtener más rentabilidad.
En este sentido, lo mejor que puede hacer una empresa es empezar a utilizar tecnologías que permitan aligerar la carga de trabajo y mejorar la gestión. En este artículo te mostraremos las ventajas que tendría para tu empresa empezar a trabajar con un gestor documental, reduciendo la sobrecarga de trabajo y reduciendo costes innecesarios.
El problema de los costes derivados del workflow
Muchas veces no somos conscientes de que el nivel de costes que un mal sistema para la gestión de documentos nos puede acarrear.
Costes de los procesos de trabajo
Uno de los primeros handicaps que está aumentando tus costes son los procesos laboriosos, lentos y complicados que afectan a los diferentes departamentos de la empresa.
Tanto en Recursos Humanos, como en Ventas, Contabilidad o Atención al Cliente, se producen toda una serie de deficiencias que lastran la productividad de los empleados, y por tanto, suponen un coste para la empresa. Para poder poner orden el workflow, necesitas optimizar los procesos y garantizar que los procedimientos sean rápidos y eficaces.
Para eso necesitas disponer de la tecnología de software adecuada, ya que no todos los programas de almacenamiento de datos en la nube son apropiados para la gestión del workflow en la empresa.
En Dataprius te damos la oportunidad de que puedas disponer de un gestor documental intuitivo, eficaz y profesional que facilita la gestión de documentos y el trabajo en equipo al proveer de un entorno en la nube común para la gestión de documentos. Ya no tendrás que estar mandando decenas de mails, haciendo copias de seguridad manuales, mantener servidores costosos, ni utilizando servicios de almacenamiento externos que no te dan totales garantías de seguridad.
Costes del papel
Aunque en el libro de cuentas el gasto de oficina no parece una cifra muy elevada, si miras los datos anuales te llevarás la sorpresa de que estás haciendo gasto elevadísimo en papel, cuando estamos en plena era de la transformación digital.
Pensemos a gran escala en los gastos que implica la impresión de documentos, la compra de tóners o tinta de impresora, el mantenimiento y reposición de las propias impresoras y fotocopiadoras…
A esto tienes que sumarle todo el tiempo que pierden tus empleados en:
- Buscar documentos en archivos que se han perdido
- Digitalizar documentos en papel
- Corregir errores de documentos que no se han compartido con las personas adecuadas
- Veriificar que no se han modificado o deteriorado documentos
Más todos los costes que implica el alojamiento físico de los documentos en las dependencias de tus oficinas. Un material que está ocupando un espacio, que requiere también de unos conocimientos técnicos de clasificación para que luego sea fácil identificar y localizar documentos… A ello, súmale otros productos de oficina inevitablemente vinculados al papel, lo que implica unos costes innecesarios en la era digital.
La impresión de documentos no es tampoco la estrategia más adecuada para asegurar su conservación, ya que también estos pueden sufrir un deterioro, o se pueden producir accidentes o incendios que afecten a su integridad. Hoy día, a través de software como servicio como Dataprius, vas a poder almacenar copias de seguridad automatizadas en ubicaciones externas en un entorno cloud, a las que siempre podrás acceder y restaurar.
Entra en la transformación digital y reduce tus costes
Cuando un porcentaje sustancial de tu liquidez y tus ingresos se está yendo en material de oficina, hay algo que está fallando en tu empresa. Y también cuando, como consecuencia de una mala praxis en la gestión documental, se están produciendo errores humanos y confusiones constantemente que ralentizan los procesos o enfadan a tus clientes.
Si eres un empresario con visión empresarial, sabes que vas a tener que establecer un sistema eficaz que te permita gestionar el workflow de manera adecuada. Más ahora todavía, cuando las empresas están creciendo cada vez más a nivel internacional a través del comercio electrónico o tendencias como la movilidad, que están promoviendo equipos de trabajo en remoto y en los que la nube es imprescindible.
Leer el post: Nube de almacenamiento para empresas, qué tener en cuenta
En resumen: ¿cómo te ayuda un gestor documental?
No sigas reduciendo el potencial competitivo de tu empresa. Da el paso para transformar los procesos internos en la gestión de documentos. Necesitas un gestor documental que te permita aligerar los costes y transformar los procesos de tu negocio. Muchas empresas ya lo están haciendo, y si no nos adaptamos, nos vamos a quedar atrás.
Muchas veces estamos tan enfocados en el corto plazo, que no miramos las consecuencias que tiene para nuestra competitividad estar asumiendo costes innecesarios. Y seguimos adelante para no dar este paso. Pero lo que no hacemos hoy nos pasa factura en el futuro, y el futuro está a la vuelta de la esquina.
Dataprius es un entorno cloud de gestión documental especialmente enfocado para empresas. Para que puedas compartir documentos con tus empleados, con tus proveedores o con tus clientes, de manera segura, fácil, cómoda e intuitiva. Cumple a rajatabla con la RGPD y te garantiza la máxima protección de tus datos.
Te ofrecemos también un servicio técnico dinámico y enfocado a tus necesidades, ya que nuestro foco son las empresas. No somos un sincronizador de archivos, vas a poder disponer de tus ficheros en un entorno cloud con la máxima conectividad, escalabilidad y estabilidad, para que puedes gestionar el workflow de tu empresa a largo plazo y puedas mejorar los procesos internos que influyen en el ahorro de costes y la productividad..
Probar Dataprius es el primer paso antes de adoptarlo en tu compañía. Te invitamos a que te descargues Dataprius gratis en tu escritorio y nos envíes un mensaje con cualquier duda o pregunta que tengas.