Archivos duplicados. Causa de errores y pérdidas de tiempo en la empresa.

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Los duplicados de archivos y datos en general, crearán siempre muchos problemas.

En un mundo inmerso en la Transformación Digital de las empresas conviene recordar conceptos sencillos como el de evitar la duplicidad de documentos.

Se trata de asumir el problema, ver sus causas y aplicar soluciones que permitan aumentar la eficiencia de la operativa de la empresa.

¿Cuando se produce duplicidad de documentos en la empresa?

  • Cuando los empleados tienen copias de los archivos en sus ordenadores, dispositivos o pendrives.
  • Cuando se envían y reenvían archivos adjuntos por email.
  • Cuando se usan almacenamientos en la nube inadecuados como Dropbox o Drive. El problema se traduce en «Conflictos de archivo».
  • Simplemente, si en una determinada actividad de la empresa intervienen varias personas y varios archivos.

Tener varias copias o versiones de un documento lleva a la situación de no saber si esa copia es la definitiva.

Cada empleado puede interpretar que su copia es la vigente, esto provoca que se envíen archivos no válidos a los clientes o que el propio personal realice cambios sobre ficheros que no correspondan. Al final se general errores que lleva tiempo corregir.

La duplicidad de ficheros solo tiene sentido en las copias de seguridad o en los sistemas redundantes.

En informática a la duplicidad de las cosas se la denomina Redundancia. Los backups o las copias redundantes no son los archivos a los que nos referimos cuando hablamos de los documentos duplicados en la empresa.

Por supuesto mantener este tipo de copias, no es solo recomendable, sino más bien una necesidad.

Existe una ley que dice que «La redundancia genera inconsistencia» y se refiere al simple hecho de que si tienes una información repetida en varios lugares, es muy posible que en alguno de ellos esa cosa cambie y ya no sea igual en todos los sitios.

Por tanto, la inconsistencia es el efecto de que una información, que se supone igual, no sea la misma en varios sitios. Lo peor de esto es no saber que información es la correcta.

Archivos de uso frecuente e históricos.

En la empresa según su uso existen dos formas de clasificar un archivo.

Tenemos los de uso frecuente y los archivados. Esta es una distinción que ya aporta mucha agilidad en el tratamiento de los documentos.

En el problema de los archivos duplicados, por supuesto nos referimos a los de uso frecuente pues los ya archivados corresponden al histórico de la empresa. Nunca deberíamos mezclar ambos en las mismas ubicaciones.

Centralizar la información evitando duplicidades

Cuando aparecieron las redes surgió de inmediato la solución al problema.

La empresa podía disponer de un almacenamiento centralizado y así los archivos estarían en un lugar único y accesible de la red.

Enseguida surgieron formas de conseguir esto como disponer de un servidor central de almacenamiento de los documentos.

Centralizar archivos en la red

Esto funcionaría siempre que los usuarios fuesen cuidadosos y mantuviesen actualizado el repositorio de archivos. De esta forma, las redes dieron lugar a las bases de datos centrales, para aumentar la eficiencia y eliminar la inconsistencia de los datos (duplicidades).

La idea de mantener un repositorio centralizado

Se trata de que para un archivo sólo exista una versión vigente para toda la empresa, un único fichero en un único lugar. Por eso, ese lugar debe estar accesible por todos los empleados. Nadie debe mantener copias externas de los documentos fuera del sistema.

Todos los empleados saben que la versión válida del archivo es la que está en el repositorio central. El archivo con el que trabajar será ese.

Es un concepto antiguo y simple.

Un banco no mantiene varias fichas para la cuenta de un cliente. Existe solo una. Cuando hay una operación sobre esa cuenta corriente está garantizado que no hay redundancia (excepto la copias de seguridad que haga el banco).

Accediendo a la cuenta desde Internet, un cajero o desde la propia oficina nunca hay duplicados de los datos. A nadie se le ocurre pensar que existen diferentes copias en diferentes dispositivos, esto llevaría a una inconsistencia de no saber cuanto dinero hay en la cuenta, las diferentes copias podrían terminar con diferentes cantidades.

Existen varias formas de conseguir centralizar los archivos de la empresa, servidores, carpetas compartidas, dispositivos NAS, aplicaciones de Gestión Documental, etc.

Hoy en día, se imponen soluciones en Cloud que permiten el almacenamiento y el acceso a los documentos por parte del personal de la empresa. Ojo no hablamos de los sincronizadores que generan problemas , su modo de funcionamiento produce redundancias locales, duplicidades que generan conflictos y distribuyen la información.

Centralizar datos en Cloud

Una solución como Dataprius proporciona este entorno accesible desde cualquier lugar y centralizando los documentos.

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