Editar Word en la nube. Alternativas a Office 365 para editar documentos.

La edición de documentos de Word en la Nube es una necesidad. Hace años que Microsoft Office 365 ofrece esta funcionalidad y todo el mundo conoce Google Docs. Pero no son las únicas plataformas que permiten el trabajo online con nuestros archivos de Word.

Documentos de word. Edición online.

El procesador de texto de Microsoft Office es Word y para poder editar en línea es necesario disponer de Office 365. A pesar de su alto coste, tiene una legión de usuarios que lo usan dentro de la plataforma en la Nube de Microsoft. Sobre todo se trata de aquellos que quieren algo muy parecido al editor de escritorio y que quizá no conocen otra alternativa.

Existen otras plataformas para editar documentos de Word en la Nube. Quizá no tan conocidas pero a un coste más reducido, con unas prestaciones y un grado de sencillez que permiten no echar de menos el editor de Microsoft.

En muchos casos la edición se realiza siempre online y sin la necesidad de tener Office instalado en su ordenador o dispositivo.

Alternativas populares para Word online.

Google Docs

Sin duda, Google Docs es de las aplicaciones más populares y conocidas para editar documentos gratis, pero para su uso en la empresa, no es recomendable ya que siempre está el trasfondo de la seguridad y de la protección de datos que queda descubierta con el uso de esta herramienta.

Tiene un problema del que muchos usuarios se quejan. En esta herramienta de Google hay que convertir los archivos a Word al formato propio de la aplicación. Esta conversión dificulta el trabajo con formato Word en cualquier momento en el que queramos tener los archivos en el formato tradicional.

Es una utilidad totalmente orientada al trabajo online, la única forma de integrarla en nuestro disco duro será mediante Google Drive. De nuevo el problema de la seguridad y la privacidad, muchos no quieren que sus documentos anden por Google.

Disponen de aplicación para iOS y Android. En este último sistema operativo viene preinstalada por defecto, lo cual le aporta una interesante cuota de mercado.

OnlyOffice

El gran desconocido, Only Office es una suite de ofimática gratuita y alternativa potencial a las versiones web de la suite Google Docs y Microsoft Office, también para los usuarios de Linux.

Su versión gratuita está orientada a pequeñas empresas y a consumidores individuales. Para empresas de mayor tamaño dispone de una versión de pago.

Crea documentos, hojas de cálculos y presentaciónes, pudiendo añadir a éstos, comentarios y chat en vivo.

Destaca por tres enormes ventajas:

• Privacidad. Tanto el software como el desarrollo son europeos (RGPD).
• Admite multitud de formatos, no solo los propios de Word, también OpenOffice y LibreOffice.
• Sencillez y velocidad. La sencillez de los editores es muy apreciada entre sus usuarios.

Esta plataforma permite la integración con otros sistemas en la Nube. Dataprius integra OnlyOffice tanto en sus versiones móviles como en la de escritorio.

La gran ventaja es que podemos editar en multitud de formatos teniendo en cuanta que no habrá conversiones de los archivos.

Siempre conservaremos nuestro archivo de Word, independientemente de que lo editemos online, luego podremos hacerlo con nuestro Office de escritorio usando el propio archivo.

Libre Office Online

Se trata de la versión online de la conocida suite de software libre Libre Office. Permite la edición de Word y de otros formatos.

Para usar Libre Office Online Se necesita instalar un servidor propio en la Nube. Entonces se podrá disponer de toda la capacidad de este entorno de Office.

Se trata de un servicio de servidor construido a partir del código principal del proyecto LibreOffice que proporciona visualización y edición visual colaborativa de una gran variedad de tipos de documentos.

Como hemos dicho, no se proporciona un servicio en Cloud. La propia empresa desarrolladora declara que no tiene previsto desarrollar y financiar una solución de nube similar a los productos existentes de Google y Microsoft

Collabora Office

Se trata de una versión de Libre Office Online.

Collabora Office está pensada para entornos colaborativos y se trata de una suite ofimática que soporta la mayoría de formatos de documentos de texto, hojas de cálculo y presentaciones. Se considera la versión corporativa de Libre Office.

Dispone de funcionalidad de edición colaborativa y se puede integrar por ejemplo con NextCloud.

Dataprius como solución integrada de almacenamiento y edición de Word.

Diseñado para empresas, el sistema Dataprius tiene la finalidad de proporcionar no sólo un almacenamiento seguro para el archivo digital de la compañía sino un espacio de trabajo donde la facilidad de uso es una de sus grandes cualidades.

Editar Word en línea. Tres formas de hacerlo en Dataprius

Gracias a la integración con OnlyOffice se puede trabajar de manera rápida y fluida con los archivos tanto en su versión web como en la aplicación de escritorio. Se pueden crear y editar documentos directamente en Cloud en un entorno multiusuario y desde cualquier tipo de dispositivo.

Al disponer de funcionalidades como las auto copias o auto guardado cada 20 segundos, de los archivos en los que se trabaja o se realizan cambios, sumado a los backups autómáticos que realiza la aplicación y el registro o historial de acciones, el trabajo realizado y en general la documentación de la empresa se encuentra protegida ante amenazas externas y errores humanos.

A diferencia de otras aplicaciones de almacenamiento y trabajo en cloud, Dataprius ofrece este servicio por sesiones simultáneas realizadas, en vez de licencias de suscripción individualizada por usuario, como ocurre en la mayoría de casos.

Esto se traduce en un importante ahorro ya que por regla general, si una empresa tiene por ejemplo 50 usuarios, podrá contratar 20 sesiones de edición activa y no necesariamente 50, lo cual significa que, puede haber 20 usuarios editando distintos archivos a la vez y esto suele significar una diferencia importante del precio final de la cuenta, abaratándolo considerablemente.

La finalidad de la edición online. Trabajar en la nube.

Es común el trabajar con distintos dispositivos y desde distintas ubicaciones u oficinas, y es por ello que el almacenamiento en la Nube de los documentos de trabajo es más que conveniente para el flujo de trabajo diario, convirtiéndose realmente en una necesidad para muchos.

Trabajando en la Nube, podrás crear y editar documentos, compartirlos con compañeros de trabajo, clientes, proveedores, etc. , podrás organizar los archivos, almacenarlos y encontrar tu información con una gran agilidad y rapidez, aportando productividad a tu empresa desde el primer momento.

El mecanismo ya no consiste en trabajar en local para después subirlo a la nube, ahora se trata de realizar el trabajo directamente en cloud para evitar conflictos de archivos, duplicidades en los documentos e incluso pérdidas del trabajo realizado.

El trabajo diario se vuelve más productivo y ágil, ya que con cada mejora que realizan las aplicaciones de almacenamiento y trabajo en la nube, nos ahorran pasos y se automatizan tareas que antes conllevaban más tiempo de implicación.

Recordar que en la mayoría de los casos, sin el trabajo en la Nube no hay movilidad de los empleados, flexibilidad de horarios o conciliación familiar. Los tiempos en que había que desplazarse a la oficina para editar unos Word o cualquier tipo de documentos hace tiempo que quedaron atrás.