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El archivado de los documentos de la empresa puede realizarse en la Nube con totales garantías de seguridad y privacidad.

También con operatividad y desempeño en la organización de las carpetas, las búsquedas y el acceso a los archivos por parte del personal autorizado.

Imagen archivado de documentos digitales

Aunque la existencia de diversas herramientas de almacenamiento en la Nube pueden crearnos confusión, solo unas pocas responden a la necesidad del archivado, ofreciendo las condiciones necesarias.

La opción del archivado de documentos digitales en la Nube

Cualquier empresa, tras cierto tiempo, dispone de gran cantidad de archivos para almacenar y mantener accesibles ante un eventual uso.

Nos referimos al archivado cuanto se trata de este tipo de ficheros, no lo de uso frecuente.

En un principio, una plataforma en la Nube puede parecer poco adecuada. Esto ha propiciado que tradicionalmente se haya recurrido al uso de discos duros presentes en la empresa para este tipo de almacenamiento.

Las características que nos proporciona la Nube sin embargo, pueden superar con mucho las posibilidades de un almacenamiento convencional.

  • Un almacenamiento en la Nube adecuado puede ofrecer prestaciones de seguridad y de permanencia de la información muy superiores a cualquier alternativa basada en discos locales o servidores.
  • El simple hecho de que ese archivado resida en otra localización geográfica ya supone una garantía de integridad de los documentos ante incidentes locales, virus e incluso catástrofes naturales.
  • El acceso a la documentación desde cualquier lugar, incluso con dispositivos móviles es inherente a un sistema en Cloud.
  • La seguridad es un factor determinante en nuestros tiempos. Un proveedor de servicios de almacenamiento en la Nube tiene excepcionales medidas de seguridad y personal dedicado a estas tareas.
  • Mantener la privacidad y la protección de los datos también ha cobrado mucha importancia. El estricto cumplimiento de RGPD (Reglamento General de Protección de Datos) es fundamental para una empresa. En esto todos sabemos que las plataformas populares dejan mucho que desear.

El archivado de documentos digitales requiere una serie de condiciones

Estabilidad y permanencia de los datos.

El proveedor que nos proporciona el servicio debe reunir una serie de condiciones en el tratamiento del almacenamiento de los archivos.

Existen unas medidas de seguridad y permanencia de los documentos que las soluciones populares de almacenamiento en la Nube apenas contemplan.

Una medida de seguridad obligatoria, incluida en las legislaciones de seguridad y privacidad de datos es el almacenamiento de los ficheros de forma cifrada.

Los archivos no son almacenados, a nivel interno de la plataforma, en su formato convencional, han de estar cifrados.

Por otro lado, la plataforma debe estar dotada de medidas que garanticen que los archivos nunca se perderán.

Seguridad en la Nube

La calidad de los almacenamientos de las plataformas en la Nube la determinan los lugares y los sistemas que utilizan. Es necesario que la empresa de la Nube nos proporcione esta información.

La permanencia de los datos, en este caso los archivos, puede garantizarse con ciertas medidas adicionales.

El sistema puede contar con un Backup (Copia de Seguridad) de los ficheros que se almacene en algún centro de datos de otra zona geográfica distinta.

Se trata de guardar esa copia en otro lugar diferente al empleado como lugar en que residen los archivos. Sería como un disco duro a miles de kilómetros del almacenamiento habitual. La Nube permite hacer esto sin intervención del usuario.

El sistema puede contar con Redundancia. Esto consiste en almacenar los archivos por duplicado, ofrece una fuerte garantía de permanencia de los ficheros, si ocurre algo siempre tenemos recambio. El proveedor del servicio en la Nube nos proporcionará información sobre esta característica si dispone de ella.


Acceso solo al personal autorizado.

Cualquier medio para el archivado de documentos en cualquier empresa debe permitir delimitar el acceso a los contenidos según atribuciones del personal involucrado.

En una empresa, no todos tienen por qué acceder a todos los documentos. Esto no tiene sentido, ni en función de la actividad que desarrollan los empleados, ni en términos prácticos.

Un sistema en la Nube debe proporcionar un mecanismo de permisos sobre las carpetas, de forma que sea sencillo establecer el personal autorizado a las diferentes áreas.


Capacidad de almacenamiento sin limitaciones

La capacidad de almacenamiento de un sistema en la Nube puede ser ampliada en función de las necesidades de la empresa.

Pero en un archivado de documentos, tendremos que considerar otros factores importantes que dependen de la operativa de la plataforma de almacenamiento.

El volumen de documentos no debería disminuir la velocidad de acceso a carpetas y archivos guardados en el sistema.

Muchos almacenamientos en la Nube, se basan en replicar los archivos almacenados en los ordenadores de los usuarios, trabajan con mecanismo de sincronización. Esta operativa ofrece un escaso rendimiento, obliga a copiar los archivos en los ordenadores de los usuarios y son bastante toscas para moverse por las carpetas y los archivos del sistema.

Si las carpetas están en la Nube tan solo se necesita que las aplicaciones nos muestren los contenidos de forma dinámica y fluida, no es necesario traerse esos contenidos al propio ordenador.

En el archivado de documentos, el acceso y dinamismo sobre los contenidos almacenados es determinante para la elección de una determinada plataforma.


Búsquedas y dinamismo en el manejo de carpetas y archivos

El volumen de almacenamiento es a menudo considerado como un factor clave para la elección de una plataforma en la Nube.

Conviene sin embargo prestar más atención a la fluidez con la que posteriormente podremos encontrar las carpetas o documentos almacenados. Un buen árbol de carpetas, que permite navegar por los contenidos con rapidez de carga y respuesta inmediata aporta mucho más valor a medio plazo.

Los mecanismos de búsqueda, con una velocidad de respuesta adecuada priman sobre otros factores aparentemente más importantes.

La realidad nos dice que las empresas sobreestiman sus necesidades de espacio de almacenamiento. El problema es que esta circunstancia determine la elección de una plataforma.

Existen diversos estudios sobre Gestión Documental en las Empresas que han demostrado que el 16% del tiempo del trabajo diario se dedica a la búsqueda de documentos.


Cumplimiento de normas de seguridad y protección de datos.

Es obvio que en el archivado de documentos de una empresa existen archivos con datos personales o ficheros confidenciales. Las normas de seguridad y protección de datos establecen unas pautas muy claras.

El cumplimiento de estas normas no debería tan solo tener la finalidad de evitar sanciones. El cumplimiento ofrece unas garantías sólidas para confiar en un proveedor y su modo de proceder.

El RGPD (Reglamento General de protección de Datos) no es tan solo una norma de obligado cumplimiento para los proveedores de almacenamiento en la Nube europeos. Es un marco de referencia a nivel mundial.

Recientemente se ha publicado en este blog un artículo que sirve de guía rápida para comprobar el cumplimiento RGPD de cualquier servicio que almacene datos en la Nube.

El tema de la seguridad, muy de moda en los últimos tiempos, está íntimamente relacionado con la privacidad.

Dataprius Intranet de archivos en Cloud para empresas y profesionales.

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Un comentario

  1. Me ha gustado esto de que ser legal no es sólo para evitar que pongan multas. Sino de dar seguridad y tranquilidad. Es como llenar casco en la moto. El archivo de la empresa tiene que estar igual de protegido, es la cabeza de las mayoría de las empresas.

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